Helsetilsynet

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Oslo og Akershus

Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet ble det konstatert avvik fra lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheten har vurdert de tiltakene som er satt i verk som tilstrekkelige. Tilsynet er derfor avsluttet.

 

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Gjennomføring
4. Hva tilsynet omfattet
5. Funn
6. Regelverk
7. Dokumentunderlag
8. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag

Fylkesmannen i Oslo og Akershus har i samarbeid med Helsetilsynet i Oslo og Akershus gjennomført systemrevisjon ved Grefsenkollen avlastning i perioden 24.03.09 – 24.08.09.

Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

  • Sosiale behov
  • Ernæringsbehov hos barn med særlige ernæringsmessige utfordringer
  • Pleie- og omsorg tilpasset den enkeltes behov
  • Legemiddelhåndtering
  • Fysisk tilrettelegging

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Det ble funnet ett avvik fra gitte myndighetskrav, og det ble gitt en merknad.

Avvik:

Barne- og familieetaten sikrer ikke forsvarlig legemiddelhåndtering ved istandgjøring av flytende legemidler.

Dato: 24.08.09

Gudny Fløttum
revisjonsleder
Ingrid Risa
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Grefsenkollen avlastning i perioden 24.03.09 – 24.08.09. Dette er et landsomfattende tilsyn initiert av Statens helsetilsyn og inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet Helsetilsynet og Fylkesmannen i Oslo og Akershus gjennomfører i inneværende år.

Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosial- og helsetjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6 og lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 2.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Grefsenkollen er en nyetablert avlastningsbolig som åpent 1. oktober 2008. Den består av tidligere Akerboligen og Vestenga. Boligen er en del av avdeling for Bolig og avlastning for funksjonshemmede i Oslo kommune, og er underlagt Barne- og familieetaten. Grefsenkollen avlastning er byomfattende, det vil si at boligen tilbyr avlastning til familier i hele Oslo. Det er inntil 11 brukere ved boligen. Styrer ved boligen er utdannet sykepleier.

Boligen har store lyse rom. Det er flere oppholdsrom, inkludert sanserom. Alle beboerne har egne rom og bad med takheis.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 24.03.09. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 03.06.09.

Intervjuer
10 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring ved boligen 03.06.09.

Sluttmøte ble avholdt 04.06.09.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet omfattet undersøkelse av om kommunen sikrer at barn i barneboligen får dekket sine behov for helse- og sosialtjenester innenfor fem ulike områder.

Vi undersøkte blant annet hvorvidt Barne- og familieetaten og boligen planlegger og gjennomfører tiltak for å dekke barnas sosiale behov, herunder om tjenesteytingen er tilpasses barnets kommunikasjonsferdigheter

Videre omfattet tilsynet undersøkelse av ernæringsbehov hos barn med særlige ernæringsmessige utfordringer, herunder om de ansatte har tilstrekkelig kunnskap om barnas ernæringsbehov, og om måltidene planlegges og gjennomføres etter barnets behov.

Tilsynet omfattet også om pleie- og omsorgstilbudet var tilpasset den enkeltes behov. Vi så på hvorvidt boligen og etaten vurderer behov for helsehjelp og sørger for nødvendig helsefaglig kompetanse. Dette innbærer også at boligen mottar informasjon om medisinsk behandling, avklarer ansvars- og oppgavefordeling og utfører nødvendig pleie- og omsorgstiltak.

Tilsynet undersøkte videre legemiddelhåndtering i boligen. Vi så blant annet på hvordan virksomheten organiserer og planlegger legemiddelhåndtering. I tillegg undersøkte vi hvordan virksomheten mottar medikamenter og registrerer barnets legemiddelbruk ved ankomst til boligen, samt hvordan virksomheten istandgjør og deler ut legemidler. Vi undersøkte også om virksomheten sørger for informasjonsflyt og sikrer at endring av legemiddelbehandling ved legevaktsbesøk og sykehusopphold følges opp.

Det siste tema for tilsynet var hvorvidt etaten planlegger og gjennomfører tiltak som gjør boligen fysisk tilrettelagt for barnas behov.

5. Funn

Det ble avdekket ett avvik, og gitt en merknad under tilsynet.

Avvik:

Barne- og familieetaten og boligen sikrer ikke forsvarlig legemiddelhåndtering ved istandgjøring av flytende legemidler.

Det er avvik fra følgende myndighetskrav: Legemiddelhåndteringsforskriften §§ 4 og 7 første ledd.

Kommentar til avviket: For at istandgjøring av legemidler skal være faglig forsvarlig må personellet som gjennomfører disse oppgavene være autorisert helsepersonell med formell grunnutdanning som omfatter legemiddelkompetanse. Det vil si sykepleier eller vernepleier.

Avviket bygger på følgende observasjoner:

  • Det følger av Barne- og familieetaten sin prosedyre at hjelpepleiere som har myndighet til det, kan fylle opp flytende legemidler.
  • Det hender at hjelpepleiere og personell uten formell utdanning trekker opp flytende legemidler.
  • Hvis et barn har startet med f.eks antibiotika hjemme (ofte er det flytende) og kommer til avlastning fredag ettermiddag, hender det at personell uten formell godkjenning tar i mot legemiddelet, registrerer det, trekker opp og deler ut legemiddelet.

Merknad:

Barne- og familieetaten og boligen bør vurdere om et avviksmeldesystem kan bidra til mer systematisk informasjon om tjenesten.

Kommentar til merknaden:
Barne- og familieetaten og boligen har utviklet og gjennomfører en risiko- og sårbarhetsanalyse for hvert barn i boligen. I tillegg har Barne- og familieetaten administrativ kontroll med boligen hvor de også kan få noe informasjon om mulig sviktområder. Videre meldes det avvik innenfor legemiddelhåndtering. Ledelsen har dermed en viss oversikt over områder hvor det er fare for svikt innenfor de reviderte områdene, jf. internkontrollforskriften § 4 annet ledd bokstav f. Imidlertid kan det være hensiktsmessig å få et avvikssystem som også omfatter andre områder enn legemiddelhåndtering, slik at etaten og boligen kan få en systematisk oversikt over sviktområder.

6. Regelverk

  • Sosialtjenesteloven
  • Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten
  • Kommunehelsetjenesteloven
  • Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten
  • Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene
  • Forskrift om legemiddelhåndtering for virksomheter og helsepersonell som yter helsehjelp

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Administrativ kontroll
  • Delegasjonsfullmakter
  • Mål for tjenesten
  • Internkontroll for Grefsenkollen avlastning
  • Stillingsbeskrivelse
  • Ordensregler for boligen
  • Opplæringsplan for etaten
  • Sjekkliste for opplæring
  • Årsmelding 2008 Barne- og familieetaten
  • Årsmelding 2008 Grefsenkollen avlastning
  • Oversikt over ansatte med stillingsstørrelse og utdanning
  • Turnusplan
  • Dokumentasjon for hvert barn
  • Arbeidsinstruks for ansvarsvakt
  • Velkomsthefte for nyansatte ved Grefsenkollen avlastning
  • Organisasjonskart
  • Risiko- og sårbarhetsanalyse i forhold til brukeres tilbud
  • Prosedyre for legemiddelhåndtering
  • Rutine for skriftlig dokumentasjon
  • Rutine for innhenting av informasjon om bruker ved inntak og mellom avlastningsopphold i boligen
  • Retningslinjer ved alvorlig sykdom - evnt. dødsfall
  • Rutiner ved smittsom sykdom
  • Rutiner for behandling av klager

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Barnas mapper
  • Turnus for de siste fire ukene og dokumentasjon på den faktiske bemanningen
  • Oversikt over hvem som kan dele ut legemidler
  • Aviksmeldinger
  • Brukerundersøkelse 2008
  • Oversikt over primærkontaktens oppgaver

Korrespondanse mellom virksomheten og Helsetilsynet i Oslo og Akershus:

  • Varsel om tilsynet ble sendt Barne- og familieetaten 24.03.09
  • Oversendelse av program per e-post den 27. 05.09.
  • Oversikt over opplæring for Grefsenkollen avlastning fra 1.10.08, samt opplæringsvakter, sendt per e-post den 10. 06.09.
  • Diverse telefonsamtaler
  • Foreløpig rapport sendt 18.06.09
  • Mottatt kommentarer på foreløpig rapport i brev av 17.07.09

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Bente Rydland

Miljøterapeut, 1-årig (hjelpepleier)

X

 

X

Eija Vaisanen

Miljøterapeut, 1-årig (hjelpepleier)

 

X

X

Carol Ann Myhre

Assisterende styrer (førskolelærer)

X

 

X

Margot Jensen

Styrer (sykepleier)

X

X

X

Anne Mari Berge

Miljøterapeut, 1-årig (hjelpepleier)

 

X

X

Wenche Westeraas

Miljøterapeut, 1-årig (hjelpeleier)

   

X

Anne Hilde Gudmundsen

Miljøterapeut, 3-årig (sosionom)

X

 

X

Pernille Feden Aass

Miljøarbeider

 

X

X

Lise Sjøli Sparingen

Miljøterapeut, 3-årig (sosionom)

X

 

X

Hilde Wolden

Avdelingssjef (vernepleier)

X

X

X

Inger V. Olsen

Senterleder

X

X

X

Tomas

Husassistent

X

   

Else Langeland

Nattevakt (førskolelærer)

X

X

 

Hilde Aune

Sykepleier/miljøterapeut

X

   

Martine Fyksen Øyo

Miljøarbeider

 

X

 

Eirik Thorgaard

Miljøarbeider

 

X

 

Gunn Melby

Aktivitør

 

X

 


Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Gudny Fløttum, sykepleier - revisjonsleder
Søren Rysstad, jurist – revisor
Ingrid Engstad Risa, jurist – revisor
Kjersti Engehaugen- observatør fra Statens helsetilsyn