Helsetilsynet

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Oslo og Akershus

Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet ble det konstatert avvik fra lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheten har vurdert de tiltakene som er satt i verk som tilstrekkelige. Tilsynet er derfor avsluttet.

 


Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Gjennomføring
4. Hva tilsynet omfattet
5. Funn
6. Vurdering av virksomhetens styringssystem
7. Regelverk
8. Dokumentunderlag
9. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag

Fylkesmannen i Oslo og Akershus har i samarbeid med Helsetilsynet i Oslo og Akershus gjennomført systemrevisjon ved Haugentunet barne- og avlastningsbolig i perioden 08.06.09 – 10.08.09

Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

  • Sosiale behov
  • Ernæringsbehov hos barn med særlige ernæringsmessige utfordringer
  • Pleie- og omsorg tilpasset den enkeltes behov
  • Legemiddelhåndtering
  • Fysisk tilrettelegging

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Det ble funnet to avvik fra gitte myndighetskrav, og det ble gitt en merknad.

Avvik 1:

 Bydelen har ikke sikret at barna i Haugentunet barne- og avlastningsbolig får forsvarlig pleie og omsorg.

Avvik 2:

Kommunen har ikke sikret forsvarlig legemiddelhåndtering ved istandgjøring av flytende legemidler.

Observasjonene som ble gjort under tilsynet, viser at bydelen i liten grad har et system som kan avdekke og fange opp eventuelle svikt innenfor områdene for tilsynet. Dette kan ha sammenheng med at bydelen og boligen ikke er tydelig på hvordan boligen skal utføre tjenesten. Det er mangel på skriftlige føringer, for eksempel beskrivelser av oppgaver og prosedyrer for hvordan barna skal få dekket behov for pleie og omsorg.

Bydelen arbeider imidlertid med innføring av Kvalitetslosen og de har stor tro på at dette vil bedre styringen.

Dato: 10.08.09

Gudny Fløttum
revisjonsleder
Ingrid Engstad Risa
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Haugentunet barne- og avlastningsboliger i perioden 08.06.09 – 10.08.09. Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet Fylkesmannen og Helsetilsynet i Oslo og Akershus gjennomfører i inneværende år, og er en del av et landsomfattende tilsyn, gjennomført etter oppdrag fra Statens Helsetilsyn.

Fylkesmannen og helsetilsynet i fylket er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosial- og helsetjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6 og lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 2.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Haugentunet boliger åpnet 1. august 2008 og består av fire bofellesskap med totalt 47 omsorgsboliger. Barne- og avlastningsboligen har 11 plasser herav 2 barneboliger og 1 omsorgsbolig. Det er for tiden 12 personer som får boligavlastning av ulikt omfang, fra 25 – 75% i alderen 3 – 25 år.

Boligen er en ombygd og rehabilitert institusjon. Det er store og lyse rom. Hvert rom har eget bad. Oppholdsrommet oppleves som noe stort og det vurderes om det skal endres.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble ved en feil ikke utsendt til den tid det skulle. Det ble derfor tatt telefonisk kontakt med bydelen for å avklare om tilsynet likevel kunne gjennomføres. Deretter ble revisjonsvarselet ble sendt med e-post 08.06.09. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 23.06.09.

Intervjuer

9 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring ved barne- og avlastningsboligen.

Sluttmøte ble avholdt 24.06.09.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet omfattet undersøkelse av om kommunen sikrer at barna får dekket sine behov for helse- og sosialtjenester innenfor fem ulike områder.

Sosiale behov

  • Hvordan bydelen planlegger og gjennomfører tiltak for å dekke barnas sosiale behov.
  • Om tjenesteytingen er tilpasset barnets kommunikasjonsferdigheter.

Ernæringsbehov hos barn med særlige ernæringsmessige utfordringer

  • Om personellet har tilstrekkelig kunnskap om barnas ernæringsbehov.
  • Hvordan boligen planlegger og gjennomfører måltider etter barnets behov.

Pleie- og omsorg tilpasset den enkeltes behov

  • Vurdering av behov for helsehjelp og om kommunen sørger for nødvendig helsefaglig kompetanse.
  • Mottak av informasjon om medisinsk behandling og avklaring av ansvars- og oppgavefordeling.
  • Utføring av nødvendig pleie- og omsorgstiltak.

Legemiddelhåndtering

  • Hvordan legemiddelhåndteringen er organisert og planlagt.
  • Hvordan virksomheten mottar medikamenter og registrerer barnets legemiddelbruk ved ankomst til boligen.
  • Hvordan virksomheten istandgjør og utdeler legemidler.
  • Hvordan virksomheten sørger for informasjonsflyt og endring av legemiddelbehandling ved legevaktsbesøk og sykehusopphold.

Fysisk tilrettelegging

  • Hvordan kommunen planlegger og gjennomfører tiltak som gjør boligen fysisk tilrettelagt på bakgrunn av kunnskap om barnets behov.

5. Funn

Avvik 1:

Bydelen har ikke sikret at barna i Haugentunet barne- og avlastningsbolig får forsvarlig pleie og omsorg.

Avvik fra følgende myndighetskrav: Sosialtjenesteloven. § 4-3 jf. § 4-2, kommunehelsetjenesteloven § 1-3, § 2-1 og § 1- 3a, jf § 6-3, kvalitetsforskriften § 3 og internkontrollforskriften § 4.

Avviket bygger på følgende:

  • Det er ansatt èn sykepleier på dag/kveld. Det er ikke systematisk bruk av hennes ressurser for å kvalitetssikre pleie- og omsorg, ut over legemiddelhåndtering.
  • Ikke alle vakter har helsefaglig kompetanse, men det opplyses at det alltid er helsefaglig kompetanse på huset som kan benyttes ved behov.
  • Ikke alle har fått opplæring i alle aktuelle sykdommer.
  • Opplæringsplan for 2009 inneholder få fagrelaterte tema.
  • Flere ansatte etterlyser mer opplæring.
  • I rutinene står det at primærkontaktet eller ledende miljøterapeut skal foreta opplæring på de enkelte barna og at de skal ha tre opplæringsvakter på hvert barn, men dette gjennomføres ikke alltid i praksis. Det hender at en ansatt som ikke kjenner barnet så godt, må stå for opplæringen.
  • Noen av brukerpermene er uoversiktlige, og mye av innholdet er udatert og ikke signert.
  • Bydelen har utarbeidet få skriftlige prosedyrer, for eksempel etter kvalitetsforskriftens krav, eller gitt føringer på hvordan tjenesten i boligen skal være.
  • Det er ikke gjennomført risikovurdering på området.
  • Det er ikke definert hva avvik er, eller hva som skal meldes. Det er ikke kultur for å melde avvik, bortsett fra noe på legemiddelhåndtering.
  • Det blir uttalt at intern kommunikasjon og mellom boligen og foreldrene, både skriftlige og muntlige beskjeder ikke når fram. Dette blir ansett som et svært sårbart område hvor det har skjedd svikt som kunne fått medisinske konsekvenser for enkelte barn.

Avvik 2:

Kommunen har ikke sikret forsvarlig legemiddelhåndtering ved istandgjøring av flytende legemidler.

Avvik fra følgende myndighetskrav: Forskrift om legemiddelhåndtering § 4.

Kommentar til avviket:
For at istandgjøring av legemidler skal være faglig forsvarlig må personellet som gjennomfører disse oppgavene være autorisert helsepersonell med formell grunnutdanning som omfatter legemiddelkompetanse. Det vil si sykepleier eller vernepleier.

Avviket bygger på følgende:

  • I henhold til enhetens og boligens prosedyre for legemiddelhåndtering kan alle ansatte med legemiddelfullmakt trekke opp flytende medisin.
  • I praksis trekker personell med legemiddelfullmakt opp flytende medisin. Dette gjelder også personell uten grunnutdanning som omfatter legemiddelkompetanse.

Merknad:

Boligen kan være tydeligere på hvordan barna skal få dekket sine behov for sosial kontakt og tilpassede aktiviteter

Merknaden er bygget på følgende:

  • Det finnes ikke skriftlige retningslinjer for innhenting av informasjon eller hva en uke/dagsplan skal inneholde.
  • Alle har en liste over aktiviteter barnet liker (noen udaterte), men ikke alle har en konkret dags/ukeplan.
  • Ut over faste treningsopplegg, er det i noen tilfeller opp til det personell som har ansvar for barna, å ta beslutning om hvilke tiltak/aktiviteter barna skal gjennomføre i boligen.

Kommentar:
For å sikre kontinuitet i gjennomføringen og forutsigbarhet for alle barna og foreldrene bør det til en hver tid være klart hvilke tiltak som skal gjennomføres i den daglige tjenesteytingen.

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Krav til internkontroll innebærer at bydelens ledelse har ansvar for å sikre etterlevelse av sosial- og helselovgining gjennom systematisk styring og kontinuerlig forbedringsarbeid.

Observasjonene som ble gjort under tilsynet, viser at bydelen i liten grad har et system som kan avdekke og fange opp eventuelle svikt innenfor områdene for tilsynet. Dette kan ha sammenheng med at bydelen ikke er tydelig på hvordan boligen skal utføre tjenesten. Det er mangel på skriftlige føringer, for eksempel beskrivelser av oppgaver og prosedyrer for hvordan barna skal få dekket grunnleggende behov.

Bydelen arbeider imidlertid med innføring av Kvalitetslosen og de har stor tro på at dette vil bedre styringen.

7. Regelverk

  • Sosialtjenesteloven
  • Tilsynsloven
  • Kommunehelsetjenesteloven
  • Internkontrollforskriften
  • Kvalitetsforskriften
  • Legemiddelhåndteringsforskriften

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Mål for tjenesten i boligen.
  • Delegasjonsfullmakter.
  • Organisasjonskart.
  • Boligens prosedyre for legemiddelhåndtering.
  • Stillingsbeskrivelser for seksjonsleder, miljøterapeut, omsorgsarbeider, miljøarbeider/assistent og beskrivelse for primærkontaktansvar.
  • Oversikt over navn på ansatte, stillingsstørrelse og profesjon.
  • Turnusplan på de som går i turnus.
  • Opplæringsplan/kompetanseplan, samt intern oversikt over gjennomført opplæring. høsten 2008 og våren 2009.
  • Grafisk oversikt over avviksregistreringer 01.01.08 – 11.06.09.
  • Oversikt over klager/bekymringsmeldinger det siste året (2008 og 2009).
  • Dokumentasjon, tiltaksplan, for hvert enkelt barn

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Permene for hvert enkelt barn, samt eksempler på vedtak.
  • Beskjedbok.
  • Utskrift fra Gerica, ”journal pr bruker” for tre barn fra de siste to ukene.
  • Oversikt over faktisk bemanning for 14 dager sammenholdt med oppsatt turnus.
  • Oversikt over hvem som har fullmakt til å dele ut legemidler.
  • Etatens prosedyre for legemiddelhåndtering.
  • Gjennomgang av Kvalitetslosen.

Korrespondanse mellom virksomheten og Helsetilsynet i Oslo og Akershus:

  • Revisjonsvarsel ble ved en feil ikke utsendt til den tid det skulle. Revisjonsvarselet ble sendt med e-post 08.06.09.
  • Flere telefonsamtaler om praktiske forhold
  • Program sendt pr e-post 16.06.09.
  • Foreløpig rapport sendt 30.06.09
  • Tilbakemeldig på foreløpig rapport i brev av 07.07.09.

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Monica Vartdal

Resultatsenhetsleder

X

X

X

Eirin Grøndal

Boleder

X

X

X

Eldbjørg Gjerdset

Miljøarbeider/assistent

X

X

X

Brynhild Myrkaskog

Miljøarbeider/assistent

X

X

X

Hilde Feragen

Ledende miljøterapeut/vernepleier

X

X

X

Afsoon Eshghipour

Miljøarbeider/assistent

X

X

X

Eva Waaler

Avdelingssjef

X

 

X

Madhu Raj

Avdelingssykepleier

 

X

X

Anne Langaard Jensen

Spesialkonsulent

   

X

Bente Målen Beck

Sykepleier natt

 

X

 

Osman Ali

Miljøarbeider/assistent

 

X

 


Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Gudny Fløttum, sykepleier – revisjonsleder
Ingrid Engstad Risa, jurist – revisor
Søren Rysstad, jurist – revisor
Johan Brisfjord, observatør, Sosialstyrelsen i Stockholm
Ulla Essèn, observatør, Sosialstyrelsen i Stockholm