Helsetilsynet

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Oslo og Akershus

Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet ble det konstatert avvik fra lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheten har vurdert de tiltakene som er satt i verk som tilstrekkelige. Tilsynet er derfor avsluttet.

 

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Gjennomføring
4. Hva tilsynet omfattet
5. Funn
6. Regelverk
7. Dokumentunderlag
8. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag

Fylkesmannen i Oslo og Akershus har i samarbeid med Helsetilsynet i Oslo og Akershus gjennomført systemrevisjon ved Vestlisvingen barne- og avlastningsbolig i perioden 17.02.09 – 12.08.09.

Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

  • Sosiale behov
  • Ernæringsbehov hos barn med særlige ernæringsmessige utfordringer
  • Pleie og omsorg tilpasset den enkeltes behov
  • Legemiddelhåndtering
  • Fysisk tilrettelegging

Denne rapporten beskriver de avvik som ble påpekt innen de reviderte områdene. Områdene og funnene er nærmere beskrevet i kapittel 5. Det ble funnet ett avvik fra gitte myndighetskrav og det ble gitt en merknad.

Avvik 1:

Mottak av medisiner ved barnas ankomst er ikke forsvarlig sikret.

Dato: 12.08.09

Gudny Fløttum
revisjonsleder
Ingrid Engstad Risa
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Vestlisvingen barne- og avlastningsbolig, bydel Stovner i Oslo kommune, i perioden 22.04.09 - 12.08.09. Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet Helsetilsynet i Oslo og Akershus gjennomfører i inneværende år, og er en del av et landsomfattende tilsyn, gjennomført etter oppdrag fra Helsetilsynet.

Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosial- og helsetjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6 og lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 2.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Vestlisvingen barne- og avlastningsbolig er en institusjon som tilbyr avlastning og heldøgns- omsorgstilbud til familier med barn og ungdom med nedsatt funksjonsevne. Institusjonen ligger i en boligblokk hvorav avlasstningsboligen ligger i 2. etasje og barneboligen ligger i underetasjen. Blokken har en relativt vanskelig adkomst, særlig vinterstid.

For tiden er det tre barn som har avlastning og ett barn som har heldøgnstilbud.

Daglig leder for barne- og avlastningsboligen er vernepleier. I tillegg er det 18 ansatte i avlastningsboligen. Av disse jobber 7 mindre enn 32 % stilling. Personellet består av 7 hjelpepleiere og 11 miljøarbeidere. Boenheten har 17 ansatte, der to er vernepleiere, en førskolelærer, tre hjelpepleiere og 11 miljøarbeidere. I april 2009 begynte det også en sykepleier som skal jobbe på både avlastningsboligen.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 09.03.09. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 12.05.09.

Intervjuer
9 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring ved Vestlisvingen barne- og avlastningsbolig.

Sluttmøte ble avholdt 13.05.09.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet omfattet undersøkelse av om kommunen sikrer at barna får dekket sine behov for helse- og sosialtjenester innenfor fem ulike områder.

Sosiale behov

  • Planlegging og gjennomføring av tiltak for å dekke barnas sosiale behov.
  • Om tjenesteytingen er tilpasset barnets kommunikasjonsferdigheter.

Ernæringsbehov hos barn med særlige ernæringsmessige utfordringer

  • Om personellet har tilstrekkelig kunnskap om barnas ernæringsbehov.
  • Planlegging og gjennomføring av måltider etter barnets behov.

Pleie- og omsorg tilpasset den enkeltes behov

  • Vurdering av behov for helsehjelp og om kommunen sørger for nødvendig helsefaglig kompetanse.
  • Mottak av informasjon om medisinsk behandling og avklaring av ansvars- og oppgavefordeling.
  • Utføring av nødvendig pleie- og omsorgstiltak.

Legemiddelhåndtering

  • Hvordan legemiddelhåndteringen er organisert og planlagt.
  • Hvordan virksomheten mottar medikamenter og registrerer barnets legemiddelbruk ved ankomst til boligen.
  • Hvordan virksomheten istandgjør og deler ut legemidler.
  • Hvordan virksomheten sørger for informasjonsflyt og endring av legemiddelbehandling ved legevaktsbesøk og sykehusopphold.

Fysisk tilrettelegging

  • Hvordan kommunen planlegger og gjennomfører tiltak som gjør boligen fysisk tilrettelagt på bakgrunn av kunnskap om barnets behov.

5. Funn

Avvik 1:

Mottak av medisiner ved barnas ankomst er ikke forsvarlig sikret

Avvik fra følgende myndighetskrav: Legemiddelhåndteringsforskriften § 4, 1. ledd og 5. ledd bokstav a, b og c.

Avviket bygger på følgende:

  • Det foreligger ikke skriftlige rutiner som beskriver ansvar og oppgaver for mottak av medisiner og registrering av legemidler ved barnas ankomst til boligen, eller hvordan mottatt informasjon skal dokumenteres.
  • Boligen har ikke utarbeidet prosedyrer etter den nye legemiddelforskriften.
  • Bydelens prosedyrer for legemiddelhåndtering er utarbeidet i henhold til forskrift om legemiddelforsyning av 1987. Prosedyren er konkret og blir fulgt i store trekk, men den regulerer ikke mottak av legemidler i boliger.
  • Det er ikke avklart hvilken kompetanse som er nødvendig for å motta og registrere legemidler ved barnas ankomst til boligen.
  • Dosetter som er ferdiglagte av foreldrene blir ikke kontrollert ved ankomst. Disse dosettene inneholder av og til homeopatmedisiner uten at boligen har fått informasjon fra foreldrene om dette.
  • Boligen har ikke tatt stilling til hvilken informasjon og dokumentasjon som må følge med dosettene ved ankomst, for eksempel hvis medisinene er endret siden forrige opphold.

Merknad 1:

Kommunen bør vurdere hvordan den skal sikre tilstrekkelig bemanning om natta dersom uforutsette situasjoner oppstår.

Merknaden bygger på følgende observasjoner:

  • Det er èn nattevakt i avlastningsboligen i 2. etasje og èn nattevakt i boligavdelingen i underetasjen.
  • Det finnes ingen personellmessig beredskap eller retningslinjer hvis uforutsette situasjoner oppstår. Det opplyses at de to avdelingene kan kontakte hverandre ved behov og eventuelt bistå i situasjoner. Konsekvensen av dette blir at èn avdeling kan bli uten nattevakt en tid.
  • Under tilsynet måtte et av barna i avlastningsboligen legges inn i sykehus om natten. Nattevakten som var alene, kunne ikke bli med barnet i ambulansen slik deres egen prosedyre tilsier. Daglig leder opplyste under tilsynet at dette var et sårbart område som de umiddelbart skulle ta tak i.

6. Regelverk

  • Sosialtjenesteloven
  • Tilsynsloven
  • Kommunehelsetjenesteloven
  • Internkontrollforskriften
  • Kvalitetsforskriften
  • Legemiddelhåndteringsforskriften

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Strategisk plan for Bydel Stovner for perioden 2005 til 2009
  • Organisasjonskart Bydel Stovner
  • Organisasjonskart for Enhet for bo- og dagtilbud
  • Internkontroll enhetsnivå
  • Årsplan 2009 for Enhet for bo- og dagtilbud
  • Beredskapsplan for Enhet for bo- og dagtilbud med risiko og sårbarhetsanalyse
  • Intern rutinehåndbok for Vestlisvingen avlastning og barnebolig
  • Mål for tjenesten i boligen, herunder internkontroll etter sosial- og helselovginingen.
  • Retningslinjer for håndtering av legemidler utarbeidet med bakgrunn i Forskrift om legemiddelforsyningen m.v. i den kommunale helsetjenesten (18.nov 1987)
  • Risikomatrise for Vestlisvingen botiltak og avlastning
  • Oversikt over navn på ansatte, stillingsstørrelse og profesjon
  • Turnusplan
  • Stillingsbeskrivelser for enhetsleder, daglig leder, sykepleier, vernepleier, hjelpepleier, miljøterapeut, omsorgsarbeider, miljøarbeider, helsefagarbeider og beskrivelse for primærkontaktansvar
  • Delegasjonsfullmakter
  • Opplæringsplan for nyansatte
  • Prosedyre for avviksbehandling
  • Dokumentasjon for hvert enkelt barn

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Barnas mapper som innholder informasjon om helse/sykdomstilstand funksjonsevne og -svikt, rutiner for ernæring, stell og eventuell trening, medikamenter, informasjon om behandling ved epilepsianfall, oversikt over aktiviteter de liker og Gericarapporter fra dag, kveld og natt.

Korrespondanse mellom virksomheten og Helsetilsynet i Oslo og Akershus:

  • Varsel ble sendt bydelsdirektøren 09.03.09.
  • Dokumentasjon fra boligen ble mottatt 03.04.09.
  • Telefonsamtaler om hvem vi skulle intervjue og om praktiske forhold.
  • Program ble sendt pr e-post 06.05.09.
  • Foreløpig rapport ble sendt 03.07.09
  • Tilbakemeldig på foreløpig rapport i brev av 03.07.09.

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Ayan Bashir Sheik. Mohammed

Miljøarbeider

x

x

 

Fernanda da Silva

Hjelpepleier

x

x

x

Laila Pavall

Hjelpepleier

x

x

x

Gwenalyn Rosa Ignacio

Sykepleier

x

x

x

Irmelin Stødle

Daglig leder, vernepleier

x

x

x

Ingebjørg Mjåland

Avdelingssjef

x

   

Elisabeth Iversen

Enhetsleder

x

x

x

Ahmed Bashir

Miljøarbeider

   

x

Elisabeth Borrebak

Avdelingssjef

   

x


Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Gudny Fløtttum, sykepleier – revisjonsleder (Helsetilsynet)
Ingrid Engstad Risa, jurist – revisor (Helsetilsynet)
Søren Rysstad, jurist – revisor (Fylkesmannen)