Rapport fra tilsyn med kommunale helse- og sosialtjenester til hjemmeboende eldre med demenssykdom ved Hjemmetjenesten bydel Grünerløkka, Oslo kommune 2010

Sammendrag

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Oslo og Akershus gjennomførte i perioden 14. juli - 3. januar 2011tilsyn med helse- og sosialtjenester til hjemmeboende eldre med demenssykdom i bydel Grünerløkka, Oslo kommune.

Tilsynet har undersøkt hvordan bydelen sikrer at hjemmeboende eldre demenssyke med vedtak på helse- og/eller sosialtjenester blir identifisert, utredet og fulgt opp, og om det samarbeides med fastlegene om utredning, kartlegging og oppfølging av sykdommen.

Tilsynet er et landsomfattende tilsyn og inngår i en fireårig nasjonal satsing fra Statens Helsetilsyn som blant annet skal understøtte mål i Omsorgsplan 2015.

Det ble gitt en merknad:

Hjemmetjenesten bør formalisere sine prosedyrer for å sikre at demenssyke identifiseres, utredes og følges opp.

Tilsynet har for øvrig merket seg at bydelen har igangsatt arbeid med fokus på demenssyke ved blant annet kompetanseheving av alle ansatte i hjemmetjenesten. Det er også opprettet en demensgruppe som er i startfasen.

Dato: 3. januar 2011

Heidi Fugli
revisjonsleder

Trine Grøslie Stavn
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Hjemmetjenesten bydel Grünerløkka, Oslo kommune i perioden 14.juli 2010- 3. januar 2011 gjennomført av Fylkesmannen og Helsetilsynet i Oslo og Akershus. Tilsynet er et landsomfattende tilsyn og inngår i en fireårig nasjonal satsing fra Statens Helsetilsyn, som blant annet skal understøtte mål i Omsorgsplan 2015.

Dette tilsynet omfatter sosialtjenester etter sosialtjenesteloven som er underlagt tilsyn av fylkesmannen samt helsetjenester etter helsetjenestelovgivningen som er underlagt tilsyn av Helsetilsynet i fylket, jf sosialtjenesteloven § 2-6 og tilsynsloven § 2.

Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket har oppnevnt et felles tilsynslag for å gjennomføre tilsynet.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Bydel Grünerløkka har ca 43800 innbyggere, hvorav ca 116 er over 80 år. Hjemmetjenesten ligger organisatorisk under Helse- og sosialavdelingen i bydelen og er inndelt i fagavdelinger. Det er tre fagavdelinger for sykepleie, Nedre, Øvre og Sinsen distrikt, hvor ergo- og fysioterapitjenester også er integrert. Antall mottakere av hjemmetjenester var i 2009 1137 brukere. Tilsynet har rettet seg mot brukere i Øvre distrikt og fagavdeling praktisk bistand.

Bydelen åpnet i 2009 et nytt bo-tilbud for eldre, hvor det serveres felles måltider, hvor brukerne får tilpassede aktiviteter og kan oppleve trygghet og stabilitet. Det er fast personell fra hjemmetjenesten knyttet til boligene. Det er i tilegg igangsatt opplæring innenfor demensomsorgens ABC til dette personellet.

Det ble i 2009 utarbeidet en kompetanseplan for pleie- og omsorgstjenestene i bydelen. Det er gjort en kompetansekartlegging som viser at bydelen har et stort antall faglært personell. Tjenestene har hatt fokus på å utdanne hjemmehjelpere til hjelpepleiere, omsorgsarbeidere og helsefagarbeidere. Mange ansatte har også tatt videreutdanning.

Bydelen har som mål å sikre høy kompetanse innen demensomsorgen. Alt personell i hjemmetjenesten har nå gjennomført en kursserie om demens i regi av Geria. Det er også opprettet en demensgruppe som er i startfasen.

Hjemmetjenesten har et egenutviklet kvalitetssystem av ny dato. Systemet er under implementering.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 14. juli 2010. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 15. september 2010.

Intervjuer

9 personer ble intervjuet under tilsynet, i tillegg ble bydelsoverlege og to fastleger telefonintervjuet i forkant av tilsynet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring ved hjemmetjenestens base i Helgesensgate 62.

Sluttmøte ble avholdt 16. september.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet er et landsomfattende tilsyn og inngår i en fireårig nasjonal satsing fra Statens Helsetilsyn som blant annet skal understøtte mål i Omsorgsplan 2015.

Tilsynet har undersøkt hvordan bydelen sikrer at hjemmeboende eldre demenssyke med vedtak på helse- og/eller sosialtjenester blir identifisert, utredet og fulgt opp, og om det samarbeides med fastlegene om utredning, kartlegging og oppfølging av sykdommen. Kommunens evne til å identifisere og følge opp endrede behov for tjenester og om de ivaretar grunnleggende behov gjennom individuell tilrettelegging, brukermedvirkning og kontinuitet og regelmessighet i tjenesteutføringen til denne gruppen brukere ble også vurdert.

5. Funn

Merknad:

Hjemmetjenesten bør formalisere sine prosedyrer for å sikre at demenssyke identifiseres, utredes og følges opp

Merknaden er bygget på følgende:

• Hjemmetjenesten har retningslinjer for hvordan de skal identifisere og følge opp brukere ved eventuell demenssykdom, men denne er ny og lite kjent
• Det foreligger ingen formell samarbeidsavtale for hvordan samarbeid med brukernes fastleger skal foregå, for å sikre brukerne nødvendig medisinsk undersøkelse og behandling
• Ingen formelle møtepunkt mellom praktisk bistand og hjemmesykepleien for utveksling av informasjon om brukere på tjenesteyternivå, men kommunikasjon er planlagt utvekslet gjennom meldinger i Gerica, telefonkontakt og ved møter etter behov. Noen ansatte opplever allikevel dårligere kommunikasjon enn før flytting.
• Virksomheten har fremlagt retningslinjer for hva som skal dokumenteres, men disse var lite kjent
• Flere av de fremlagte journaler fremstår fragmentert i forhold til nødvendige opplysninger om pasientens diagnose, sykehistorie, bakgrunn for behandling og plan for videre oppfølging. Nødvendige opplysninger kan være vanskelige å finne igjen.
• Journalopplysningene oppbevares delvis elektronisk og delvis som papirjournal. Elektronisk journal mangler henvisning til papirjournal

6. Regelverk

• Tilsynsloven
• Internkontrollforskriften
• Kommunehelsetjenesteloven
• Sosialtjenesteloven
• Kvalitetsforskriften
• Helsepersonelloven
• Pasientrettighetsloven
• Journalforskriften

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• 5 pasientjournaler fra brukere som får hjemmesykepleie og praktisk bistand
• 3 klager med klagesaksbehandling
• notat om bydelsoverlegens oppgaver og funksjon
• rutine om bekymringsmelding datert 17.06.2009
• organisasjonskart
• turnusplaner
• oversikt over ansatte
• beskrivelse av utførerenheten Grnerløkka
• årsplan 2009
• årsberetning 2009
• funksjonsbeskrivelser/stillingsbeskrivelser
• referat fra møte i Kvalitetsutvalget 02.06.2010
• revisjonsrapport fra HEV 01.02.2010
• samhandlingsnotat ambulant team Lovisenberg 09.06.2010
• samarbeidsrutine bestiller /utfører 15.07.2006
• IPLOS prosedyre 18.01.2008
• klagebehandling 10.01.2006
• klagebank 2010-09-21 oversikt over klager
• notat om dokumentasjon i hjemmetjenesten
• notat om beskrivelse, identifisering og oppfølging av demente
• ansettelse og opplæringsrutiner
• kompetanseplan 2010-2013
• IK systemet- innholdsfortegnelse
• delegasjon av fullmakter
• brukerundersøkelser

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• avviksperm
• 2 arbeidslister for kveldsvakt
• 5 pasientjournaler fra brukere som får hjemmesykepleie
• 6 pasientjournaler fra brukere som får praktisk bistand
• 3 pasientjournaler fra brukere som er under utredning for demenssykdom
• 9 pasientjournaler fra brukere med demens diagnose
• det ble foretatt stikkprøvekontroll av elektronisk pasientjournal
• prosedyrer i det elektroniske kvalitetssystemet ble gjennomgått

Korrespondanse mellom virksomheten og Helsetilsynet i Oslo og Akershus:

• varsel om tilsyn datert 14. juli 2010
• innkommet dokumentasjon fra bydelen datert 18. august og 1. september 2010
• program sendt 1. september 2010
• foreløpig rapport sendt:
• endelig rapport sendt:

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Marit Kufaas revisor/sykepleier
Trine Grøslie Stavn revisor/jurist
Torgunn Stensrud revisor/sykepleier
Erja Aleksandersen revisor/lege
Heidi Fugli revisjonsleder/sykepleier