Helsetilsynet

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Tilsynsområde 1

  • Om Bydel Ullern sikrer at aktuelle tjenestemottakere mottar et forsvarlig tjenestetilbud etter Lov om sosiale tjenester § 4-2 a-d.

Det ble ikke funnet avvik på dette området. Det ble gitt én merknad.

Merknad 1

Det foreligger ikke dokumentasjon på at vedtakene er blitt revurdert i henhold til prosedyren "Revurdering av tjenestetilbud".

Tilsynsområde 2

  • Om Bydel Ullern sikrer at bruk av tvang og makt etter Lov om sosiale tjenester Kap. 4A benyttes i henhold til lovverket overfor de samme aktuelle tjenestemottakere.

Ingen merknader.

Det ble funnet 3 avvik på dette området.

Avvik 1

Bydel Ullern følger ikke plikten til å føre journal i en sak hvor det er fattet vedtak etter Lov om sosiale tjenester Kap. 4A.

Avvik 2

Bydel Ullern sikrer ikke at alle aktuelle tjenesteytere får opplæring i Lov om sosiale tjenester Kap. 4A.

Avvik 3

Bydel Ullern har ikke avklart om alle aktuelle tjenestemottakere faller inn under virkeområdet i Lov om sosiale tjenester Kap. 4A.

Dato: 28.09.10.

Sunniva E. Holberg
revisjonsleder
Øivind Pedersen 
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Oslo kommune, bydel Ullern i perioden 25.06.10— 20.10.10. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Bydel Ullern har rett i underkant av 30.000 innbyggere og ledes administrativt av en bydelsdirektør og to assisterende bydelsdirektører. Bydelen er organisert etter bestiller/­utførermodellen med direkte linje fra bydelsdirektørteamet til resultatenhetsledere. Det er også noen stabsfunksjoner underlagt bydelsdirektøren organisert i tre ulike enheter. Vedtak etter Lov om sosiale tjenester § 4-2 a-d fattes ved søknadskontoret som er en egen resultatenhet. Tjenestene til målgruppen for tilsynet ytes i resultatenheten bo- og dagtilbud til funksjonshemmede. Overordnet faglig ansvarlig for Kap. 4A i bydel Ullern er avdelingssjef for søknadskontoret.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 25.06.2010. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 13.09.2010.

Intervjuer

10 personer ble intervjuet. Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Befaring ble gjennomført i Blokkaveien lb og Doktor Bachesvei.

Sluttmøte ble avholdt 15.09.2010.

4. Hva tilsynet omfattet

Lov om sosiale tjenester Kap. 4A — Rettssikkerhet ved bruk av tvang og makt overfor enkelte personer med psykisk utviklingshemming.

Tilsynsområde 1

Om Bydel Ullern sikrer at aktuelle tjenestemottakere mottar et forsvarlig tjenestetilbud etter Lov om sosiale tjenester § 4-2 a-d.

Tilsynsområde 2

Om Bydel Ullern sikrer at bruk av tvang og makt etter Lov om sosiale tjenester Kap. 4A benyttes i henhold til lovverket overfor de samme aktuelle tjenestemottakere.

5. Funn

Tilsynsområde 1

Det ble ikke funnet avvik på dette området. Det ble gitt 1 merknad.

Merknad 1

Det foreligger ikke dokumentasjon på at vedtakene er blitt revurdert i henhold til prosedyren: "Revurdering av tjenestetilbud".

Merknaden bygger på følgende:

  • Det fremkommer av prosedyren at det skal innhentes opplysninger fra de relevante parter ved revurdering av vedtak. Det er ikke dokumentert i de undersøkte saksmappene at denne innhentingen er gjennomført.
  • Det fremkommer ikke av prosedyren at det skal dokumenteres skriftlig at revurdering er blitt foretatt og at relevante opplysninger er blitt innhentet.

Tilsynsområde 2

Det ble funnet tre avvik på dette området. Ingen merknader.

Avvik 1:

Bydel Ullern følger ikke plikten til å føre journal i en sak hvor det er fattet vedtak etter Lov om sosiale tjenester Kap. 4A.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Lov om sosiale tjenester § 4A-10, jamfør § 4A-7 andre ledd
  • Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten § 4, jamfør Lov om sosiale tjenester § 2-1.

Avviket bygger på følgende:

  • Ved et Kap. 4A-vedtak som ble godkjent av Fylkesmannen 19.07.10 mangler registrering av alle de 5 tiltakene for 1,5 måned.
  • Samme vedtak mangler fremdeles registrering av ett av de godkjente tiltakene.
  • Den manglende registreringen er ikke blitt avdekket gjennom bydelens internkontrollsystem.

Avvik 2:

Bydel Ullern sikrer ikke at alle aktuelle tjenesteytere får opplæring i Lov om sosiale tjenester Kap. 4A.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Lov om sosiale tjenester § 4A-4 jamfør § 2-3 og § 4A-1.
  • Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten § 4, jamfør Lov om sosiale tjenester § 2-1.

Avviket bygger på følgende:

  • Ved et av tjenestestedene har kun 2 av rundt 20 tjenesteytere gjennomført kurs i Kap. 4A
  • Tjenestestedet har heller ingen retningslinjer for hva den interne opplæringen i Kap. 4A for nyansatte skal inneholde.
  • Enhet for bo- og dagtilbud til funksjonshemmede har utarbeidet "Introduksjon til nyansatte i enhet for funksjonshemmede". Her fremgår det at Kap. 4A skal være en del av introduksjonen. Det foreligger imidlertid ikke retningslinjer for hva denne gjennomgangen skal inneholde, med unntak av opplæring knyttet til en av tjenestemottakerne med vedtak etter Kap. 4A.
  • Det foreligger ikke noen plan for hvordan en konkret skal sikre at alle aktuelle tjenesteytere får den nødvendige opplæringen i lovverket innen rimelig tid.
  • Utfylt "Skjema for internrevisjon i forhold til Sosialtjenestelovens Kap. 4A" sendes til enhetsleder som sender videre til bydelsdirektør. Skjemaet sendes ikke til overordnet faglig ansvarlig for Kap. 4A.

Avvik 3:

Bydel Ullern har ikke avklart om alle aktuelle tjenestemottakere faller inn under virkeområdet i Lov om sosiale tjenester Kap. 4A.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Lov om sosiale tjenester § 4A-2, jamfør § 4A-1.
  • Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten § 4, jamfør Lov om sosiale tjenester § 2-1

Avviket bygger på følgende:

  • Det brukes tiltak overfor enkelte tjenestemottakere som innebærer begrensninger/ reguleringer i forhold til mat uten at det er avklart om disse har diagnosen utviklingshemning eller ikke.
  • Bruken av disse tiltakene har ikke blitt fulgt opp med tanke på om det må fattes vedtak etter Lov om sosiale tjenester eventuelt etter Lov om pasientrettigheter.
  • Bydelen har ikke gjennom sitt internkontrollsystem avdekket at det er uklart om alle tiltak som er i bruk har hjemmel i lov.

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Kravet til internkontroll innebærer at bydelens ledelse har ansvar for å sikre etterlevelse av sosiallovgivningen gjennom systematisk styring og kontinuerlig forbedringsarbeid.

På tilsynsområde 1 har tilsynsmyndigheten ikke avdekket avvik, men ga fti merknad. Merknaden er knyttet til manglende dokumentasjon på at vedtakene etter § 4-2 a-d er blitt revurdert i henhold til prosedyren som brukes på søknadskontoret. Det fremkom under tilsynet at bydelen har flere andre systemer som sikrer at det blir foretatt en konkret revurdering av vedtakene. Tilsynsmyndigheten vurderer derfor at det per i dag,

med de systemene bydelen har, ikke er noen stor fare for svikt, men at dette likevel er et område med forbedringspotensial.

På område 2 ble det avdekket tre avvik uten at dette var fanget opp i bydelens system for internkontroll og bydelen har således ikke hatt grunnlag for å rette opp forholdene. Bydelen har utarbeidet et "Skjema for internrevisjon i forhold til Sosialtjenestelovens Kap. 4A", som skal sikre at bydelen kan avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen på området. Slik rutinen forelå, involverte den imidlertid ikke overordnet faglig ansvarlig for Kap. 4A og sikret således ikke at hun kunne følge med og eventuelt følge opp svikt på området.

Det fremkom i løpet av tilsynet at en rekke rutiner knyttet til avviksrapportering og internkontroll nylig var oppdatert og revidert. Opplæring og implementering av disse rutinene var imidlertid ikke iverksatt. Det ble opplyst på sluttmøtet at bydelen har utarbeidet en plan for dette arbeidet.

Samlet vurderer Fylkesmannens at det foreligger for svak kontroll med egen virksomhet når det gjelder å sikre at bestemmelsene i Lov om sosiale tjenester Kap. 4A etterleves. Tilsynsmyndigheten har konkludert med at det er svikt i virksomhetens styringssystem på bakgrunn av de avvik som er avdekket på område 2.

7. Regelverk

  • Lov om sosiale tjenester m.v Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker.
  • Forskrift om individuell plan i helse og sosialtjenesten.
  • Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten.
  • Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene.

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Organisasjonskart.
  • Bydelens delegasjonsreglement.
  • Opplæringsplaner for ansatte.
  • Bydelens internkontrollsystem.
  • Oversikt over alle ansatte ved de aktuelle tjenestestedene og søknadskontoret.
  • 10 anonymiserte vedtak om tildeling av tjenester etter § 4-2 a-d.
  • Avviksmeldinger.
  • Skjema for melding om skadeavvergende tiltak i nødsituasjoner.
  • Rutiner, systemer og prosedyrer angående Kap. 4A.
  • Under flere av kulepunktene fulgte en rekke underlagsdokumenter med oversendelsen fra bydelen.

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Saksmapper tilhørende tjenestemottakere ved Blokkaveien 1 b og Doktor Bachesvei.
  • Dokumenter på tjenestestedene, herunder permer med Kap. 4A materiell og utfylte avviksskjemaer.
  • Revisjonsteamet fikk også overlevert stillingsinstruks for faglig veileder i enhet for bo- og dagtilbud for funksjonshemmede i løpet av tilsynet.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • Varsel om tilsyn 25.06.10.
  • 08.07.10, telefonsamtale med førstekonsulent ved søknadskontoret, Synnøve Aga medopplysninger om kontaktperson for tilsynet.
  • Oversendelse av dokumentasjon fra bydelen datert 13.08.10.
  • E-post 20.08.10 fra Fylkesmannen med utdypende spørsmål.
  • E-post 23.08.10 fra bydelen med svar på utdypende spørsmål fra Fylkesmannen.
  • E-post 25.08.10 fra Fylkesmannen med ytterligere spørsmål.
  • E-post 26.08.10 fra bydelen med svar på Fylkesmannens spørsmål.

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet
NavnFunksjon / stillingÅpningsmøteIntervjuSluttmøte

Edel Marie Melberg

Miljøarbeider Doktor Bachesvei

X

X

 

Helene Lauritsen

Miljøterapeut, Doktor Bachesvei

X

X

X

Vibeke Ingebretsen

Teamleder Doktor Bachesvei Silurveien dagsenter

X

X

X

Hanne Lier

Miljøarbeider, Blokkaveien 1 b

 

X

 

Espen Faatz

Miljøterapeut, Blokkaveien lb

 

X

X

Lise Velund

Teamleder, Blokkaveien

 

X

 

Synnøve Aga

Førstekonsulent, søknadskontoret

X

X

X

Giske Edvardsen

Avdelingssjef, søknadskontoret / overordnet faglig ansvarligg Kap. 4A

X

X

X

Bergljot Rosvoll

Faglig veileder, bo og dagtilbud for funksjonshemmede

X

 

X

Jarle Husstad

Enhetsleder, bo og dagtilbud for funksjonshemmede

X

X

X

Birgit Aakre

Assisterende bydelsdirektør

X

X

X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Rådgiver Sunniva E. Holberg, revisjonsleder Rådgiver Inger Bøvre, revisor Rådgiver Øivind Pedersen, revisor