Helsetilsynet

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

  • Om bydelen sikrer at henvendelser håndteres i tråd med lov- og forskriftskrav
  • Om bydelen sikrer at det innhentes relevante opplysninger i henhold til lov- og forskriftskrav
  • Om bydelen sikrer at vurderinger og beslutninger om økonomisk stønad foretas i henhold til lov- og forskriftskrav

Det ble ikke funnet avvik eller påpekt merknader under dette tilsynet.

Dato: 14.10.10

revisjonsleder Arnfinn Løvik

revisor Linn Kvinge

 

revisor Tore Sørensen

 

 

Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Nav Bydel Nordre Aker Sosialseksjonen i perioden 03.06.10 - 12.10.10. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år, og er en del av et landsomfattende tilsyn, gjennomført etter oppdrag fra Statens helsetilsyn.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen (Nav) § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Bydel Nordre Aker har ca. 46.000 innbyggere. Antall sosialhjelpsmottakere er relativt stabilt i henhold til årsberetning 2009 for bydelen. På tidspunkt for tilsynet var det atskilte mottak for statlige og kommunale ytelser i Nav. I henhold til virksomhetsplan jobbes det for utvikling av et felles publikumsmottak, og ny statlig leder for publikumsmottaket ble ansatt 01.03.10. Under tilsynet ble det uttrykt at prosessen hadde kommet kort, slik at de i realiteten var samlokaliserte men at det var liten direkte samhandling mellom Nav stat og Nav kommune. Kontoret hadde to kølappsystemer og egen skranke for de som søkte kommunale ytelser. Bydelen er organisert med bydelsdirektør, avdelingsdirektør og deretter Nav leder kommune. Nav sosialtjenesten er organisert i Enhet for sosiale tjenester, publikumsmottak, Enhet for sysselsetting, samt Service- og boligenheten.

Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 03.06.10. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble avholdt 17.08.10.

Åpningsmøte ble avholdt 31.08.10.

Intervjuer

8 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 01.09.10.

Hva tilsynet omfattet

Temaet for tilsynet var å undersøke om bydelen sikret at søknader om økonomisk stønad ble behandlet i henhold til lov- og forskriftskrav. Det ble særlig lagt vekt på å undersøke om kommunen sikret at det ble foretatt individuelle vurderinger.

Målsettingen med tilsynet var derfor å undersøke

  • Om bydelen sikrer at henvendelser håndteres i tråd med lov- og forskriftskrav
  • Om bydelen sikrer at det innhentes relevante opplysninger i henhold til lov- og forskriftskrav
  • Om bydelen sikrer at vurderinger og beslutninger om økonomisk stønad foretas i henhold til lov- og forskriftskrav

Funn

Det ble ikke funnet avvik under tilsynet og heller ikke gitt merknader.

Regelverk

  • Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen
  • Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker – forvaltningsloven
  • Lov om arbeids- og velferdsforvaltningen
  • Forskrift om rammer for delegering mellom stat og kommune om oppgaveutførelsen i de felles lokale kontorene i arbeids- og velferdsforvaltningen

Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Årsberetning 2009 med statistikk
  • Virksomhetsplan (fra budsjett) og virksomhetsplan til 2013
  • Organisasjonsoversikt, personaloversikt og delegasjon
  • Stillingsbeskrivelser
  • Evaluering av regnskap 2008 og 2009 fra kommunerevisjonen
  • Kompetanseplan for sosialtjenesten Nordre Aker 2010
  • Oversikt over internkontroll med diverse skjemaer
  • HMS – Nav sosialtjenesten Nordre Aker
  • 5 enkeltvedtak om tildeling av økonomisk stønad

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • 30 saksmapper vedrørende tildeling av økonomisk stønad
  • Perm fra mottak med notater hvor det ikke er opprettet sak
  • Perm med henvisninger til annen bydel/kommune

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen/dokumenter tilsendt etter anmodning:

  • Sentral samarbeidsavtale mellom Nav Oslo og Oslo kommune
  • Lokal samarbeidsavtale mellom Nav Oslo og bydel Nordre Aker
  • Strategisk plan 2010-2013
  • Referat fra partnerskapsmøte 23.02.10 ved Nav Nordre Aker, samt foreløpig utkast av referat fra partnerskapsmøte 02.06.10
  • Referat fra møte i brukerutvalget for Nav Nordre Aker datert 10.03.10 og 09.06.10

Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet
NavnFunksjon / stillingÅpningsmøteIntervjuSluttmøte

Mona Taasen

Bydelsdirektør

X

X

X

Preben Winger

Avd.direktør

X

   

Liv W. Øien

Nav leder kommune

X

X

X

Pia Larsen

Spesialkonsulent

X

X

X

Line Strisland

Leder publikumsmottak Nav

 

X

 

Elin T. Fidje

Mottakskonsulent

X

X

X

Randi Krogstad

Mottakskonsulent

X

X

X

Eirin Marthinsen

Mottakskonsulent

X

 

X

Christine Ruud

Mottakskonsulent

X

 

X

Kari Smeby

Sosialkonsulent oppfølging

X

X

X

Ashis Guha

Konsulent publikumsmottak

X

X

X

Ida Solberg

Oppfølgingskonsulent

   

X

Aili Spjøtvoll

Ruskonsulent

   

X

Bjørg Tofte

Ruskonsulent

   

X

Marit W. Lernæs

Oppfølgingskonsulent

   

X

Pia Kjøs Utengen

Økonomikonsulent

   

X

         

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Rådgiver Linn Kvinge, revisor
Seniorrådgiver Tore Sørensen, revisor
Seniorrådgiver Arnfinn Løvik, revisjonsleder
Observatør: Rådgiver Hallvard Øren

Godkjent og ekspedert i papirform uten underskrift.