Rapport fra tilsyn med kommunale sosial- og helsetjenester til barn i barne- og avlastningsboliger ved Villa aktiv avlastning 2010

Sammendrag

Fylkesmannen i Oslo og Akershus har i samarbeid med Helsetilsynet i Oslo og Akershus gjennomført systemrevisjon ved Villa aktiv avlastning i perioden 09.02.10 – 20.05.10.

Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Sosiale behov
• Ernæringsbehov hos barn med særlige ernæringsmessige utfordringer
• Pleie- og omsorg tilpasset den enkeltes behov
• Legemiddelhåndtering
• Fysisk tilrettelegging

Det ble ikke funnet avvik eller gitt merknader innen de reviderte områdene.

Dato: 20.05.10

Ingrid Risa revisjonsleder

Inger Bøvre revisor

1.Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Villa aktiv avlastning i perioden 09.02.– 20.05.2010. Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet Fylkesmannen og Helsetilsynet i Oslo og Akershus gjennomfører i inneværende år.

Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket er gitt myndighet til å føre tilsyn med helsetjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6 og lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 2.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Villa aktiv avlastning holder til i en enebolig på Kalbakken. Boligen er en del av bolig- og avlastningstilbudet for funksjonshemmede i Oslo kommune, og hører til under Barne- og familieetaten. Det er plass til fire barn og unge i boligen av gangen, og alle beboerne har vært sitt rom. På ettermiddag, i helger og i ferier har Villa aktiv 1:1 bemanning, for noen av barna har de en styrket bemanning på 2:1. De fleste barna deler tiden sin omtrent likt mellom hjemmet og Villa Aktiv. Det er bestemt at Villa aktiv skal få ny lokaler da huset de bruker nå ikke fungerer optimalt, det er imidlertid ikke avgjort hvor og når flytting skal finne sted.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 09.02.10. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 16.03.10.

Intervjuer

7 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring ved boligen 16.03.10.

Sluttmøte ble avholdt 18.03.10.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet omfattet undersøkelse av om kommunen sikrer at barn i barneboligen får dekket sine behov for helse- og sosialtjenester innenfor fem ulike områder.

Vi undersøkte blant annet hvorvidt Barne- og familieetaten og boligen planlegger og gjennomfører tiltak for å dekke barnas sosiale behov, herunder om tjenesteytingen er tilpasses barnets kommunikasjonsferdigheter

Videre omfattet tilsynet undersøkelse av ernæringsbehov hos barn med særlige ernæringsmessige utfordringer, herunder om de ansatte har tilstrekkelig kunnskap om barnas ernæringsbehov, og om måltidene planlegges og gjennomføres etter barnets behov.

Tilsynet omfattet også om pleie- og omsorgstilbudet var tilpasset den enkeltes behov. Vi så på hvorvidt boligen og etaten vurderer behov for helsehjelp og sørger for nødvendig helsefaglig kompetanse. Dette innbærer også at boligen mottar informasjon om medisinsk behandling, avklarer ansvars- og oppgavefordeling og utfører nødvendig pleie- og omsorgstiltak.

Tilsynet undersøkte videre legemiddelhåndtering i boligen. Vi så blant annet på hvordan virksomheten organiserer og planlegger legemiddelhåndtering. I tillegg undersøkte vi hvordan virksomheten mottar medikamenter og registrerer barnets legemiddelbruk ved ankomst til boligen, samt hvordan virksomheten istandgjør og deler ut legemidler. Vi undersøkte også om virksomheten sørger for informasjonsflyt og sikrer at endring av legemiddelbehandling ved legevaktsbesøk og sykehusopphold følges opp.

Det siste tema for tilsynet var hvorvidt etaten planlegger og gjennomfører tiltak som gjør boligen fysisk tilrettelagt for barnas behov.

5. Funn

Det ble ikke funnet avvik, eller gitt merknader.

6. Regelverk

• Sosialtjenesteloven
• Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten
• Kommunehelsetjenesteloven
• Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten
• Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene
• Forskrift om legemiddelhåndtering for virksomheter og helsepersonell som yter helsehjelp

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisatorisk tilknytning
• Villa Aktiv avlastningsbolig
• Organisasjonskart
• Mål for Villa Aktiv
• Slik jobber vi på Villa aktiv
• Generelle miljøregler
• Praktisk tur og aktivitetsinfo
• Oversikt og informasjon om ulike informasjonskanaler
• Beskrivelese av ansvarsvaktens oppgaver
• Huskeliste ved overlapping
• Oversikt og informasjon om praktiske gjøremål i boligen
• Opplæring
• Retningslinjer ved alvorlig sykdom ev. dødsfall
• Rutiner ved smittsom sykdom
• Rutiner ved rømming/forsvinning
• Rutiner for behandling av klager for pårørende i BOA
• Rutine for risiko og sårbarhetsanalyse i forhold til brukernes tilbud
• Rutiner for skriftlig dokumentasjon i avlastningsboliger og barnebolig i BOA
• Rutine for innhenting av informasjon om bruker ved inntak og mellom avlastningsopphold i boligen
• Rutine for medikamenthåndtering
• Avtale om tillatelser mellom foresatte og Villa Aktiv
• Huskeliste ved inntak av ny bruker
• Etiske regler for ansatte i Oslo kommune
• Personalpolitiskplan 2009-2012
• Strategisk plan 2009-2012
• Internkontroll Villa Aktiv
• Stillingsbeskrivelser
• Oversikt over opplæring ved BOA 2009
• Opplæringsplan for BOA 2010
• Brukerundersøkelse 2009
• Utviklingsplan for BOA 2010-2012
• Administrativ kontroll av institusjoner i BOA
• Prosedyre for legemiddelhåndtering
• Avvik for 2009
• Oversikt over ansatte ved Villa Aktiv
• Dokumentasjon (saksmappe) for hvert enkelt barn

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Vaktliste
• Oversikt over hvem som har fullmakt til å dele ut legemidler
• Kvalitetskrav/standarder i BOA (brukerorientering)
• Rapport fra farmasøytisk tilsyn 2010

Korrespondanse mellom virksomheten og Helsetilsynet i Oslo og Akershus:

• Varsel om tilsyn ble sendt Barne- og familieetaten 09.02.10
• Oversendelse av program per e-post den 03.03.10
• Diverse telefonsamtaler
• Foreløpig rapport ble sendt 17.03.10

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Ingrid Engstad Risa, jurist – revisjonsleder
Gudny Fløttum, sykepleier – revisor
Inger Bøvre, jurist/vernepleier – revisor