Rapport fra tilsyn med sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen ved Aurskog-Høland kommune 2011

Sammendrag

Fylkesmannen undersøkte om kommunen gjennom sin styring sikrer at en søkers rett til økonomisk stønad etter lov om sosial tjenester i Nav blir ivaretatt. Tilsynet omfattet kommunens behandling fra de mottar en henvendelse til vedtak er fattet. Dette vil si håndtering av henvendelser, kartlegging og innhenting av nødvendige opplysninger og dokumentasjon og kommunens vurderinger og beslutninger. Det er spesielt undersøkt om kommunen sikrer at det foretas individuelle vurderinger.

Tilsynsmyndighetene har avdekket svikt i forhold til forsvarlig kartlegging og vurdering av søknader, tildeling av nødhjelp og behandling av søknader for samboere.

Kommunen har heller ikke noe system for å avdekke, rette opp eller forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor tilsynsområdet.

Det ble gitt 2 avvik under tilsynet.

Avvikene er som følger:

Avvik 1:

Aurskog-Høland kommune sikrer ikke forsvarlig kartlegging og vurdering av søknader om økonomisk stønad.

Avvik 2:

Aurskog-Høland kommune sikrer ikke forsvarlig behandling av nødhjelpssøknader.

Dato: 02.12.11

Grete N. Finstad
revisjonsleder

Snorre Førli
revisor

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Aurskog-Høland kommune i perioden 08.06.11. Revisjonen inngår som en del av Statens Helsetilsyns landsomfattende tilsyn for 2011 og Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester i Nav § 2-6 jf. kommunelovens Kap. 10A.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll.

Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Aurskog-Høland kommune har ca. 14.600 innbyggere. Nav-kontoret ble etablert i 2007 og kommunen har valgt å legge minimumsløsningen til Nav Aurskog-Høland. Det er en kommunalsjefunderlagt rådmannen som følger opp Nav-kontoret. Nav-leder er statlig ansatt. Kontoret er inndelt i en korttidsavdeling og en langtidsavdeling. Mottaksavdelingen tar i mot alle søknader og henvendelser vedrørende lov om sosiale tjenester i Nav, herunder telefonhenvendelser.

Når det gjelder mottaket er det opplyst at dette kun mottar søknader, og at all veiledning foregår i egne samtalerom.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 16.03.11. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapittelet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 08.06.11 kl. 0900 - 0930.

Intervjuer
8 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 09.06.11 kl. 1500-1600.

4. Hva tilsynet omfattet

Temaet for tilsynet var å undersøke om kommunen sikret at søknader om økonomisk stønad ble behandlet i henhold til lov- og forskriftskrav. Det ble særlig lagt vekt på å undersøke om kommunen sikret at det ble foretatt individuelle vurderinger.

Målsettingen med tilsynet var således å undersøke

• Om kommunen sikrer at henvendelser håndteres i tråd med lov- og forskriftskrav
• Om kommunen sikrer at det innhentes og dokumenteres relevante saksopplysninger i henhold til lov- og forskriftskrav
• Om kommunen sikrer at vurderinger og beslutninger om økonomisk stønad foretas i henhold til lov- og forskriftskrav

5. Funn

Avvik 1:

Aurskog-Høland kommune sikrer ikke forsvarlig kartlegging og vurdering av søknader om økonomisk stønad.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Lov om sosiale tjenester i Nav §§ 18 og 19, 4, 5 og 7
• Lov om sosiale tjenester i Nav§ 41,jf. Fvl. §§ 17,24 og 25
• Internkontrollforskriften § 4

Avviket bygger på følgende:
Kartlegging:

• Veilederen "Om utfylling av søknad om økonomisk stønad" er utarbeidet for å gi bruker informasjon om hvilke dokumentasjon som må følge vedlagt en søknad. Veilederen blir ikke benyttet ved alle henvendelser til kontoret, og det er ulik praksis blant de ansatte mht. hvordan denne brukes.
• I mottak tas ikke søknader imot uten at all dokumentasjon følger vedlagt.
• Det er ikke systematisk kontroll med hva som kartlegges i forbindelse med søknadene
• Det foretas ingen stikkprøvekontroll.
• I rutinen fremgår det at det skal innhentes kontoutskrift for de siste tre måneder. Dette innhentes i de fleste saker. Det er opplyst at grunnen til dette er at veileder ønsker å gi råd og veiledning for hvordan man bør disponere sine midler.
• Det opplyses ikke om adgangen til å sladde kontoutskrifter. Ingen kontoutskrifter i saksmappene var sladdet.
• Kommunen har ikke rutiner for å kartlegge om det er forhold som tilsier at en person skal få ytelser utover veiledende norm etter § 18, eller bør få ytelser etter § 19.

Forsvarlig vurdering:

• Kommunen har inntil 2009 fulgt statlige veiledende satser, men har ikke oppjustert kommunens veiledende normer etter dette. I tillegg har kommunen lavere satser for ungdom opp til 24 år enn andre voksne. I flertall av sakene blir det innvilget hjelp tilsvarende norm.
• Det er ikke foretatt kartlegging eller beregninger som viser hvordan kommunens veiledende norm dekker nødvendige livsoppholdsutgifter etter lov om sosiale tjenester i Nav § 18.
• I "Veiledende normer som legges til grunn ved behandling av søknader etter 01.01.20 I" fremgår eksempler på hva som kan dekkes utover norm, men det er ingen veiledning på når man skal benytte § 18 og når man skal benytte § 19.
• I de fleste vedtakene står det kun standardtekst i § 19 vurderingen.
• I informasjonsinnhentingen fremkom det få eksempler på bruk av§ I 9 som en selvstendig vurdering.
• I en sak ble stønad avslått etter både §§ 18 og 19, men det ble innvilget sosiallån uten hjemmel i lov.
• Det fremgår at kommunen ikke dekker purregebyr eller forsinkelsesomkostninger uten at det foretas en konkret vurdering i det enkelte tilfellet.
• Kommunen har maksimal sats på husleie. I noen tilfeller gir kommunen delvis stønad til husleie når husleien ligger over kommunens sats. Overskytende, inntil kr. 1 000, må dekkes av brukers livsopphold.

Spesielt om samboere:

• I skjema for mottakssamtale fremgår at "er søker samboer/gift trenger vi dokumentasjon fra dem begge".
• I søknadsskjema om økonomisk stønad kreves det underskrift fra ektefelle registrert partner/samboer.
• I veileder/info-skriv til bruker for utfylling av søknad om økonomisk stønad fremgår det at: "Er du gift eller har samboer krever vi fullstendig dokumentasjon fra dere begge fordi vi da behandler dere som en økonomisk husholdning."
• Det er usikkerhet om når samboere skal beregnes selvstendig eller som en økonomisk enhet. Har samboerne felles barn anses de som en økonomisk enhet".

Stønadsformene:

Ved innvilgelse av stønad til for eksempel husleie, strøm, barnehage/SFO, er det utbetalt direkte til kreditor uten at det dokumenteres at bruker er informert og har samtykket til denne fremgangsmåten. I noen vedtak er dette hjemlet i lov om sosiale tjenester i Nav § 21.

Avvik 2:

Aurskog-Høland kommune sikrer ikke forsvarlig behandling av nødhjelpssøknader. Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Lov om sosiale tjenester i Nav §§ 18 og 19, 4, 5 og 7
• Lov om sosiale tjenester i Nav § 41, jf. Fvl. §§ 17, 24 og 25
• Internkontrollforskriften § 4

Avviket bygger på følgende:

• Nødhjelpssats for barn under 16 år er kr 13,- og mellom 16 og 18 år kr 23,­ Nødhjelpssats for ektepar og samboere er kr 106,- pr dag.
• Nødhjelp innvilges etter sats.
• I rutiner for behandling av Nødhjelp - Hastesaker fremgår det at: "Nødhjelp skal ikke innvilges når; Personer bevisst setter seg i en nødhjelpssituasjon, ved å betale gjeld fremfor mat, for så å kreve nødhjelp, - er ikke nødhjelps situasjon men feildisponering av midler. De må forsøke andre muligheter, eventuelt kontakte bank for kreditt eller å overtrekke konto frem til neste utbetaling".
• I et tilfelle der bruker mottok supplerende sosialhjelp ble bank kontaktet med anmodning om å overtrekke brukers konto med kr 2 000,- i påvente av ny inntekt. Anmodningen ble fulgt.
• Av rutiner for behandling av Nødhjelp - Hastesaker fremgår det at: "Personer med trygd som gjentatte ganger søker nødhjelp tiltross for at de ligger over norm, - ikke nødhjelp, må få tilbud om verge/forvaltning/transport av bostøtte- kun nødhjelp i form av rekvisisjoner til mat."
• I flere saker fremkommer det at i stedet for nødhjelp er gitt forskudd på bostøtte ved at bostøtten er transportert til kommunen.
• Av rutiner for behandling av Nødhjelp - Hastesaker fremgår det at: "Det er ikke nødhjelp når situasjonen skyldes sommel fra søker vedr innlevering av ny søknad, etter en tidligere vedtaksperiode. Søknad skal da ikke registreres som hastesak, men som vanlig søknad og heller få behandlet saken raskt."
• I noen saker ble avslag begrunnet i at bruker ville hatt tilstrekkelig midler i utgangspunktet, og burde disponert midlene på annen måte.
• Av rutiner for Nødhjelp - Hastesaker fremgår det at: "Ved bruk av rekvisisjoner bør det opplyses at vi får kopi av kvittering fra butikken og da vil kunne sjekke at det faktisk ble kjøpt rimelige matvarer med lang holdbarhet, fremfor snop og dyr hurtig mat"

Internkontroll:

• Ledernivået ved Nav-kontoret har ikke sosialfaglig kompetanse.
• Kommunen har ikke kartlagt behovet for opplæring til ledere og ansatte som arbeider med lov om sosiale tjenester i Nav
• Det er ikke utarbeidet opplærings- og kompetanseplaner.
• Det er utarbeidet rutine for fagansvarlig for sosial saker, men kommunen har ikke foretatt en vurdering knyttet til hva som er nødvendig for å utøve rollen slik denne er definert, og kontrollert om rutinen følges i praksis.
• Det er ikke faste møter mellom Nav-leder og kommuneledelsen.
• Kommunen har ikke definert hva og hvilke saker de ønsker opplysninger om.
• Det er gitt delegasjon fra rådmann til kommunalsjef og Nav-leder om kommunens ansvar etter lov om sosiale tjenester i Nav. Det er opplyst at det er gitt vedtaksmyndighet til andre, men formelle delegasjoner foreligger ikke.
• Det er ikke utarbeidet avvikssystem i Nav Aurskog-Høland knyttet til sostj. i Nav.

6. Vurdering av styringssystemet

Kravet til internkontroll innebærer at kommunens ledelse har ansvar for å sikre etterlevelse av sosiallovgivningen gjennom systematisk styring og kontinuerlig forbedringsarbeid.

Tilsynsmyndighetene har avdekket svikt i forhold til forsvarlig kartlegging og vurdering av søknader, tildeling av nødhjelp og behandling av søknader for samboere.

Under tilsynet ble det avdekket manglende system for internkontroll innenfor tilsynsområdet. Kommunen har ikke foretatt noen analyser av hva som kreves for å sikre forsvarlig behandling av søknader om økonomisk sosialhjelp. Kommunen har heller ikke et tilstrekkelig system for å avdekke, rette opp eller forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor tilsynsområdet.

7. Regelverk

• Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker, forvaltningsloven
• Lov om arbeids- og velferdsforvaltningen
• Forskrift om rammer for delegering mellom stat og kommune om oppgaveutførelsen i de felles lokale kontorene i arbeids- og velferdsforvaltningen
• Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen, eller mottatt under revisjonsbesøket:

• Virksomhetsplan for Nav Aurskog-Høland
• Organisasjonsmodell Nav Aurskog-Høland
• Rutinehåndbok for Nav Sosial
• Avviksmelding
• Oversikt over ansatte i PM
• Brukerundersøkelse i mottak
• Delegasjonsreglement
• Kompetanseplan for Nav ansatte knyttet opp mot sosiale ytelser
• Veiledning for utfylling av søknad om økonomisk stønad
• Kartleggingsskjema for mottakssamtale
• Referat fra fagmøter
• 5 vedtak med bakgrunnsmateriale

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 35 klientmapper med vedtak fattet etter 1.1.2010 samt utskrift av journal fra samme tidspunkt., hvorav 10 der nødhjelp behandles (inkludert 5 mapper omhandlende nødhjelp til familier med barn), 5 mapper vedrørende samboere, der kun en av samboerne har behov for økonomisk sosialhjelp, 5 mapper vedr barnefamilier, 5 mapper vedrørende ungdom, 5 mapper med avslag og innvilgelse etter lov om sosiale tjenester i Nav§ 19, 5 mapper med ordinære sosialhjelpssøknader

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn, lov om sosiale tjenester i Nav- økonomisk sosialhjelp datert 16.03.11
• Brev om endring av tidspunkt for revisjonsbesøket datert 15.04.11
• Oversendelse av dokumenter pr e-post 14.04.11
• Oversendelse av dokumenter pr e-post 15.04.11
• Oversendelse av dokumenter pr e-post 24.05.11
• Program for tilsynet, sendt 30.05.11

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Grete N. Finstad, revisjonsleder
Karianne Arnkværn, revisor
Hallvard Øren, revisor
Snorre Førli, revisor