Rapport fra tilsyn med saksbehandlingsprosessen ved søknad om langtids-, korttids- og spesialiserte plasser i sykehjem ved Bydel Bjerke - Oslo kommune 2011

Sammendrag

Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Om kommunen gjennom systematisk styring og kontroll sikrer at innbyggere, som erbehovsvurdert til en plass med heldøgns omsorg, er sikret nødvendig helsehjelp.

Saksbehandling av søknader ved søknad om langtids, korttids- og spesialiserte plasser I sykehjem, herunder:

• Hvordan kommunen fanger opp henvendelser og behov for plass i sykehjem
• Søknadsbehandlingen
• Kartlegging og utredning
• Vurdering
• Vedtak
• Iverksetting av vedtak
• Brukermedvirkning
• Samhandling med andre aktører

Det ble ikke funnet avvik eller påpekt merknader innen de reviderte områdene under tilsynet.

Dato: 22. november 2011

Torgunn Stensrud
revisjonsleder

Stein Jøssang
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Oslo kommune, Bydel Bjerke i perioden 30. august 2011 – 22. november 2011. Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet Helsetilsynet i Oslo og Akershus gjennomfører i inneværende år.

Bakgrunnen for tilsynet med tildeling av plasser med heldøgns omsorg baserer seg blant annet på en spørreundersøkelse Helsetilsynet i Oslo og Akershus gjennomførte i 2010 (”Terskelundersøkelsen”), hvor praksis for tildeling av plasser i sykehjem ble kartlagt. Samtidig er det usikre data på hvor mange som har blitt behovsvurdert til en plass med heldøgns omsorg, og som fortsatt venter på plass.

Helsetilsynet i fylket er gitt myndighet til å føre tilsyn med helsetjenesten etter lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 2.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Bydel Bjerke har i underkant av 28000 innbyggere hvor av ca 1300 over 80 år. Andel innbyggere over 80 år som er beboere på institusjon oppgis til 14,3 % (KOSTRA 2009).

Bydelen er organisert i 7 enheter i linjeledelse til bydelsdirektør, hvorav hjemmetjenesten er ett resultatområde. Søknadskontoret er organisert i stabsfunksjon til bydelsdirektør og ledes av assisterende bydelsdirektør.

Søknadskontoret har nylig vært igjennom en omorganisering, og fra 15. oktober 2011 er kontoret organisert i 3 seksjoner hvor hver seksjon ledes av en seksjonsleder. I seksjon1 behandles søknader om tjenester til eldre; praktisk bistand, hjemmesykepleie, omsorgslønn, alle former for institusjonsopphold, dagsenter og omsorg. Kontoret har også fått tilført ekstra ressurser i form av en 100 % stilling saksbehandler med ergoterapikompetanse. I tillegg til dette styrkes kontoret for en periode med en 50 % sykepleierstilling. Denne stillingsressursen brukes til kvalitetsarbeid ved kontoret, i form av gjennomgang av alle gjeldende prosedyrer og av veiledning av saksbehandlerne. I tillegg er det satt fokus på arbeidet med en rask og effektiv saksbehandling, i form av god kommunikasjon med søker og deres pårørende og kortere saksbehandlingstid enn tidligere.

I den nye organiseringen ligger også at saksområdene og saksmengden til saksbehandlerne er endret. Dette medfører at det nå er 3 saksbehandlere som kun behandler søknader om institusjonsopphold, meldinger om pasientinnleggelser i og pasientutskrivning fra sykehus. Hver av saksbehandlerne arbeider mot hvert sitt distrikt i hjemmetjenesten; Årvoll, Veitvet og Økern distrikt. Denne endringen skal gi en bedre oversikt over saksområdet, lette oppfølgingen av sakene, medvirke til tettere samarbeid med hjemmetjenesten samt gi en raskere saksbehandling enn tilfellet har vært tidligere.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 30. august 2011. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 26. oktober 2011.

Intervjuer

8 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 27. oktober 2011.

4. Hva tilsynet omfattet

Om kommunen gjennom systematisk styring og kontroll sikrer at innbyggere, som er behovsvurdert til en plass med heldøgns omsorg, er sikret nødvendig helsehjelp.

Saksbehandling av søknader ved søknad om langtids, korttids- og spesialiserte plasser I sykehjem, herunder:

• Hvordan kommunen fanger opp henvendelser og behov for plass i sykehjem
• Søknadsbehandlingen
• Kartlegging og utredning
• Vurdering
• Vedtak
• Iverksetting av vedtak
• Brukermedvirkning
• Samhandling med andre aktører

5. Funn

Det ble ikke funnet avvik eller påpekt merknader innen de reviderte områdene under dette tilsynet.

6. Regelverk

• Tilsynsloven
• Internkontrollforskriften
• Forvaltningsloven
• Kommunehelsetjenesteloven
• Helsepersonelloven
• Pasientrettighetsloven
• Kvalitetsforskriften
• Journalforskriften
• Verdighetsforskriften

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Oversikt over ansvars- og myndighetsfordeling, delegasjoner
• Organisasjonskart
• Beskrivelse av virksomheten/tildelingsenheten
• Oversikt (innholdsfortegnelse) over kommunens internkontrollsystem etter helselovgivningen
• Prosedyre for rapportering om internkontroll
• Stillings-/funksjonsbeskrivelser
• Bemanningsoversikt
• Måltall, nøkkeltall og budsjettpremisser for funksjonsområdet Pleie og omsorg
• Omsorgstrappa for Bydel Bjerke
• Prosedyrer for tildeling av tjenester
• Prosedyrer for saksbehandlingsprosessen
• Prosedyre for klagebehandling
• Prosedyrer for samhandling mellom søknadskontoret og hjemmetjenesten
• Aktivitets- og ansvarsskjema for plassadministrasjon av korttidstjenester
• Innhold, kvalitet og inntakskriterier for tilbud om opphold i sykehjem i Oslo
• Diverse samarbeidsavtaler mellom bydelen og OUS HF, avdeling Aker
• Bydel Bjerkes kompetanseplan 2010 – 2013
• Søknadskontorets kompetanseplan for 2010
• Prosjektrapport: ”Kvalitetsutvikling av saksbehandlingen”
• Kvalitetsrevisjon av søknadskontoret, 2009 fra Oslo kommune – HEV
• Prosedyre for henholdsvis behandling av avviksmeldinger og avviksbehandling
• Kopier av avviksmeldinger for 2010
• Risikodiagram
• Klagesaker vedrørende avslag på langtidsplass og korttidsplass i sykehjem
• Oversikt over alle søknader til henholdsvis korttids- og langtidsopphold i sykehjem, 2010
• Oversikt over avslåtte søknader i 2010
• Oversikt over tildelingstid og iverksettelsestid på søknader 2010

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Oversikt over søknader til henholdsvis langtidsopphold og korttidsopphold i sykehjem for perioden 1. januar – 27. oktober 2011
• Oppdatert organisasjonskart for søknadskontoret
• Stillingsbeskrivelse for assisterende bydelsdirektør 2
• Avviksmeldinger for 2011Handlingsplan HMS 2010/2011 - Søknadskontoret
• Vedtak om avslag på søknad om langtidsplass for 18 pasienter
• Vedtak om avslag på søknad om korttidsplass for 4 pasienter
• Vedtak om langtidsplass for 5 pasienter
• Vedtak om korttidsplass for 8 pasienter

Korrespondanse mellom virksomheten og Helsetilsynet i Oslo og Akershus:

• Varsel om tilsyn i brev av 30. august 2011
• Tilsendt dokumentasjon fr 614ydelen, mottatt 15. september 2011
• Program for tilsynet sendt i brev av 19. oktober 2011
• Foreløpig rapport sendt 1. november 2011
• Tilbakemelding på foreløpig rapport mottatt 11. november 2011

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Torgunn Stensrud, sykepleier - revisjonsleder
Stein Jøssang, jurist – revisor
Kristin Ekbråthen, sykepleier – revisor
Gro Halsteinli, lege - revisor