Rapport fra tilsyn med Lov om sosiale tjenester - Kap. 4 og Kap. 4A - Lørenskog kommune – Bårliskogen Syd - 2011

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Tilsynsområde 1:

Om Lørenskog kommune sikrer at aktuelle tjenestemottakere ved Bårliskogen Syd mottar et forsvarlig tjenestetilbud etter Lov om sosiale tjenester § 4-2a.

Det ble avdekket ett avvik på dette området.

Avvik 1:

Lørenskog kommune sikrer ikke at alle 8 tjenestemottakere ved Bårliskogen Syd mottar forsvarlige tjenester i henhold til Lov om sosiale tjenester § 4-2a.

Tilsynsområde 2:

Om Lørenskog kommune sikrer at bruk av tvang og makt etter Lov om sosiale tjenester Kap. 4A brukes i henhold til lovverket overfor de samme aktuelle tjenestemottakere.

Det ble avdekket ett avvik på dette området.

Avvik 1:

Lørenskog kommune sikrer ikke at kravene til saksbehandling og journalføring overholdes ved bruk av tvang og makt etter Lov om sosiale tjenester Kap. 4A.

Dato: 15.02.12

Øivind Pedersen
revisjonsleder

Linn Kvinge
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Lørenskog kommune og tjenestestedet Bårliskogen Syd i perioden 03.10.11 – 15.02.12. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter Lov om sosiale tjenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift.
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring.

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Lørenskog kommune ligger øst for Oslo i Akershus fylke og har i overkant av 33 000 innbyggere.
Kommunen er organisert med rådmann og 4 kommunalsjefer, herunder kommunalsjef helse- og omsorg som også er utpekt overordnet faglig ansvarlig for Kap. 4A. Under denne etaten er det 11 ulike virksomheter, herunder bo- og omsorgstjenesten som ledes av en virksomhetsleder. I denne virksomheten er det 6 tjenestesteder/avdelinger, derav 3 steder på Bårliskogen. Bårliskogen Syd ledes av en avdelingsleder og gir tjenester til 8 personer med utviklingshemning og/eller gjennomgripende utviklingsforstyrrelser.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 03.10.11. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Samtaler er blitt avholdt med Avdeling for voksenhabilitering i Akershus og med hjelpeverger og pårørende i forkant av selve tilsynet.

Åpningsmøte ble avholdt 12.12.11.

Intervjuer

9 personer ble intervjuet 12.12.11.

Befaring ble avholdt 12.12.11.

Sluttmøte ble avholdt 14.12.11.

Orienteringsmøte for hjelpeverger og pårørende ble avholdt 16.12.11.

4. Hva tilsynet omfattet

Grunnlaget for tilsynet var mottatte bekymringer fra hjelpeverger og pårørende til flere av tjenestemottakerne ved Bårliskogen Syd samt annen dokumentasjon hos Fylkesmannen knyttet til de samme tjenestemottakerne.

Målsettingen med tilsynet var å avklare og avdekke om:

Tilsynsområde 1

Lørenskog kommune sikrer at aktuelle tjenestemottakere ved Bårliskogen Syd mottar et forsvarlig tjenestetilbud etter Lov om sosiale tjenester § 4-2a.

Tilsynsområde 2

Lørenskog kommune sikrer at bruk av tvang og makt etter Lov om sosiale tjenester Kap. 4A brukes i henhold til lovverket overfor de samme aktuelle tjenestemottakere.

5. Funn

Tilsynsområde 1

Det ble gitt ett avvik på dette området.

Avvik 1:

Lørenskog kommune sikrer ikke at alle 8 tjenestemottakere ved Bårliskogen Syd mottar forsvarlige tjenester i henhold til Lov om sosiale tjenester § 4-2a.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Lov om sosiale tjenester § 4-3, jamfør § 4-2a, § 2-3.
• Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten § 4, jamfør Lov om sosiale tjenester § 2-1.

Avviket bygger på følgende:

• Det er i gang et arbeid med organisering av mer stabile personalgrupper rundt hver enkelt tjenestemottaker. Gjennomgang av vaktlister viser at den enkelte tjenestemottaker fremdeles må forholde seg til et større antall ansatte. Stor bruk av vikarer samt at det er flere vakante stillinger gir lite kontinuitet i tjenesteytingen.
  - Vaktlistene viser følgende gjennomsnitt i bruk av vikarer for tilfeldige perioder sommer/høst 2011:
      - August 13 dager: 2.8 av 6 dagvakter, 3.9 av 8 kveldsvakter.
      - Oktober 13 dager: 1.9 av 6 dagvakter, 3.2 av 8 kveldsvakter.
      - November 13 dager: 2.5 av 6 dagvakter, 3.5 av 8 kveldsvakter.
• Det er ikke blitt foretatt noen kartlegging av behovet for kompetanse og opplæring på tjenestestedet.
• Det forefinnes ikke en systematisk oversikt over den enkelte ansattes behov for opplæring på tjenestestedet.
• Det gis i liten grad opplæring i forhold til diagnoser, syndromer med mer. Det finnes en fagperm der ansatte kan lese om dette, men det kontrolleres ikke at dette blir lest av alle. Ikke alle ansatte har tilstrekkelige kunnskaper om relevante diagnoser.
• Ansvar for opplæring, veiledning og oppfølging av ansatte er i følge ansvarsoppgaver og stillingsbeskrivelse lagt til primærkontakt og miljøterapeut 1. Det er uklart hvordan dette arbeidet organisatorisk og i det daglige blir gjennomført og ivaretatt.
• Det er liten kontroll med at viktig informasjon blir lest og forstått. Ved et eksempel fra 20.09.10 skulle 33 ansatte ha lest og krysset av for å ha lest en ny informasjon. Kun 10 av disse har ved dags dato krysset av for dette.
• Det skal skrives ned i den enkelte tjenestemottakers beboerperm om tjenester er blitt gitt eller ikke ved hver vakt. Ansvarsvakt skal ved overlapping benytte et skjema der dagsrapportene gjennomgås. Gjennomgang av vaktlister for oktober 2011 viser at det ikke er satt opp ansvarsvakt ved 8 vakter, ved 3 tilfeller har ansvarsvakt avspasert i tiden for overlapping.
• Primærkontakt skal gjennomgå dagsrapportene for den aktuelle tjenestemottakeren, men det er ingen kontroll med at denne gjennomgangen blir gjennomført.
• I følge rutine for situasjonsrapportering skal det rapporteres dersom tjenester som er beskrevet i vedtak ikke blir gjennomført. Flere ansatte er ikke kjent med at dette skal meldes. Det er i 2011 blitt rapportert om 2 hendelser fra tjenestestedet, ingen av disse gikk på manglende oppfyllelse av tjenester.

Tilsynsområde 2

Det ble gitt ett avvik på dette området.

Avvik 1:

Lørenskog kommune sikrer ikke at kravene til saksbehandling og journalføring overholdes ved bruk av tvang og makt etter Lov om sosiale tjenester Kap. 4A.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Lov om sosiale tjenester §§ 4A-7 og 4A-10.
• Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten § 4, jamfør Lov om sosiale tjenester § 2-1.

Avviket bygger på følgende:

• Det blir benyttet et registreringsskjema for utfordrende/uønsket atferd. I 4 tilfeller der dette skjemaet er blitt utfylt i 2011 dokumenteres det bruk av tvang og makt. Tvangsbruken er ved disse 4 tilfellene ikke blitt meldt som skadeavvergende tiltak i nødsituasjoner i henhold til lovverket.
• Det er ikke blitt kontrollert og avdekket at denne tvangsbruken ikke er meldt slik loven angir.
• Gjennomgang av registreringer av gjennomførte tiltak med bruk av tvang og makt i 2 godkjente tiltak for perioden 01.09.-11.12.11 viser følgende mangler:
  - Vedtak 1: Kravet her er at ved gjennomføring av tiltaket med bruk av tvang og makt skal det være to ansatte til stede. I 14 av 108 registrerte tiltak manglet underskrift av ansatt nummer to.
  - Vedtak 2: Kravet her er at ved gjennomføring av tiltaket med bruk av tvang og makt skal det kun være en ansatt til stede. I 50 av 204 registrerte tiltak manglet den ene underskriften.
• Registreringene ved bruk av tvang og makt i de gjennomgåtte vedtakene er ikke blitt kontrollert og manglende underskrifter er dermed ikke blitt rettet opp.
• Det er heller ikke blitt kontrollert om lovens krav til utdanning ved gjennomføring av tiltak i godkjente vedtak er blitt fulgt opp og om vedtak 1 er blitt gjennomført med to ansatte til stede slik loven krever.
• Ansvaret for å kontrollere om lovens krav til saksbehandling og journalføring er oppfylt er uklart i organisasjonen.
• Overordnet faglig ansvarlig for tjenesten har ikke kontrollert og avdekket at lovens krav ikke er blitt fulgt på tjenestestedet.

6. Vurdering av enhetens styringssystem

Krav til internkontroll innebærer blant annet at kommunens ledelse har ansvar for å sikre etterlevelse av sosiallovgivningen gjennom systematisk styring, kontroll og kontinuerlig forbedringsarbeid.

På tilsynsområde 1 har tilsynsmyndigheten avdekket at kommunen ikke sikrer at alle aktuelle tjenestemottakere ved Bårliskogen Syd mottar forsvarlige tjenester etter loven. Det er blitt avdekket svikt og mangler vedrørende kontroll, avdekking og oppretting av flere forhold som har betydning for forsvarlige tjenester, eksempelvis opplæring og informasjonsflyt.

På tilsynsområde 2 har tilsynsmyndigheten avdekket at kommunen ikke sikrer at kravene til saksbehandling og journalføring blir fulgt ved bruk av tvang og makt. Tilsynsmyndigheten vurderer lovområdet som regulerer bruk av tvang og makt overfor personer med utviklingshemning som et særlig sårbart område når det gjelder svikt og at internkontrollen blir spesielt viktig på dette området.

Det konkluderes at det er svikt i virksomhetens styring på bakgrunn av avvikene som er blitt avdekket og det vurderes videre at kommunens internkontroll ikke har vært tilstrekkelig på de to tilsynsområdene dette tilsynet har omhandlet.

7. Regelverk

• Lov om sosiale tjenester.
• Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten. Forskrift om individuell plan.
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker. Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenester.

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Oversikt over organiseringen av tjenester til personer med utviklingshemning, herunder organiseringen av Bårliskogen Syd.
• Oversikt over opplæring, veiledning og oppfølging på tjenestestedet, herunder opplæring i Kap. 4A.
• Oversikt over ansatte på tjenestestedet.
• Kommunens system for internkontroll, avviksmeldinger og andre notater. Kopi av vedtak om ordinære tjenester.
• Tjenestestedets fagadministrative system, herunder navneoversikt tjenestemottakerne. Kopi av vaktbok tre siste måneder.
• Kopi av turnus.

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Vaktlister.
• Registrering av bruk av tvang og makt, herunder skjema for uønsket/utfordrende atferd.
• Beboerpermer.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn.
• E-poster vedrørende gjennomføringen av tilsynet.

Dokumentasjon hos Fylkesmannen:

• Sakspapirer knyttet til bruk av tvang og makt overfor enkelte av tjenestemottakerne.
• Bekymringsmeldinger, brev og notater fra hjelpeverger og pårørende.
• Sakspapirer vedrørende ordinære tjenester overfor enkelte av tjenestemottakerne.

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Revisjonsleder seniorrådgiver Øivind Pedersen
Revisor rådgiver Linn Kvinge.