Rapport fra tilsyn med sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen i Oslo kommune, bydel Alna 2011

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Temaet for tilsynet er behandling av søknad om økonomisk stønad. Gjennom tilsynet skal det undersøkes om bydelen ved sine styringsaktiviteter (internkontroll) sikrer at søkers rett til økonomisk stønad blir ivaretatt. For å undersøke dette tas det utgangspunkt i bestemmelsene om økonomisk stønad i lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen§§ 18 og 19, i saksbehandlingskrav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift og i krav til internkontroll.

Målsettingen med tilsynet vil være å undersøke om:

• bydelen sikrer at henvendelser håndteres i tråd med lov- og forskriftskrav
• bydelen sikrer at det innhentes relevante opplysninger i henhold til lov- og forskriftskrav
• bydelen sikrer at vurderinger og beslutninger om økonomisk stønad foretas i henhold til lov- og forskriftskrav.

Det ble gitt to avvik under tilsynet:

Avvik 1

Bydel Alna sikrer ikke at kravene til forsvarlig saksbehandling overholdes ved håndtering av henvendelser.

Avvik 2

Bydel Alna sikrer ikke at individuelle behov blir tilstrekkelig ivaretatt i alle saker.

Dato: 13.05.11

Arnfinn Løvik
revisjonsleder

Linn Kvinge
revisor

Mari Pleym
revisor

 

 

Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Oslo kommune, bydel Alna i perioden 20.12.10 - 13.05.11. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6 jf. kommunelovens Kap. 10 A.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

Beskrivelse av virksomheten

Bydel Alna har ca. 46.600 innbyggere, og er Oslos nest største bydel. 44,5 % av bydelens innbyggere har innvandrerbakgrunn. Bydelen er organisert i en overordnet to-nivåmodell ledet av bydelsdirektør og hans stab, og med 22 resultatenheter direkte under bydelsdirektør. Nav Alna sosialtjenesten utgjør en av resultatenhetene. Sosialtjenesten er ledet av resultatenhetsleder som har tilknyttet fagkonsulent, og med 5 underordnede seksjoner: Fellestjenesten, publikumsmottak, korttid og ungdom, kvalifisering og oppfølging.

Nav Alna har felles publikumsmottak for stat og kommune.

Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 20.12.1O. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble avholdt 17.01.11.

Åpningsmøte ble avholdt 08.02.11.

Intervjuer

11 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet

Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt l 0.02.11.

Hva tilsynet omfattet

Temaet for tilsynet var å undersøke om bydelen sikret at søknader om økonomisk stønad ble behandlet i henhold til lov- og forskriftskrav. Det ble lagt særlig vekt på å undersøke om kommunen sikret at det ble foretatt individuelle vurderinger.

Målsettingen med tilsynet var derfor å undersøke

• Om bydelen sikrer at henvendelser håndteres i tråd med lov- og forskriftskrav
• Om bydelen sikrer at det innhentes relevante opplysninger i henhold til lov- og forskriftskrav
• Om bydelen sikrer at vurderinger og beslutninger om økonomisk stønad foretas i henhold til lov- og forskriftskrav

Funn

Avvik 1

Bydel Alna sikrer ikke at kravene til forsvarlig saksbehandling overholdes ved håndtering av henvendelser.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Lov om sosiale tjenester i Nav § 17, jf. §§ 41 og 5
• Forvaltningsloven §§ 11 og 17
• Internkontrollforskriften § 4

Avviket bygger på følgende:

• Det fremgår at kontoret har som utgangspunkt at sentral dokumentasjon skal leveres samtidig med søknaden.
• I skjema utfylt ved avklaringssamtale fremkommer under henvendelse/bestilling: "Ønsker å søke støtte til strøm". Videre under handling og oppfølging: "Gitt beskjed om at ektefelle må være med dersom de skal levere søknad".
• I annet skjema fremgår følgende: "Må komme tilbake med ektefellen".
• Videre fra skjema: "Bedt bruker om å søke jobber og levere bekreftelse på søkte jobber dersom han skal søke".
• I flere avklaringssamtaler er det gitt råd og veiledning om at bruker må dokumentere at han/hun har søkt jobber og/eller møtt på Dagsen før sosialhjelp vurderes.
• Ved henvendelser som gjelder midlertidig hjelp og etablering i Oslo, har NAV Alna som praksis å henvise tilbake til tidligere kommune. Dette gjelder dersom bruker har hatt aktiv sak der men ønsker å bo i Oslo, og hvor tidligere kommune ikke har etablert bruker i bydel Alna.
• I notat fra avklaringssamtale fremkommer at bruker har oppholdt seg i Oslo l mnd.
• Hun har tidligere bodd hos foreldrene og er folkeregistrert på deres adresse i annen kommune. Bruker vil være i Oslo. Hun henvises til å søke stønad i tidligere oppholdskommune, og ytes reisepenger dit. NAV Alna vurderer at tidligere kommune må etablere henne i Oslo før hjelp ytes.
• Bruker har mottatt hjelp i annen kommune i 9 mnd., men reist fra voldelig ektefelle. "Er blitt informert om å ta kontakt med (tidligere) kommune for å bli etablert i Oslo før hjelp kan vurderes her".
• Ved henvendelse fra selvbosettere/sekundærbosettere gis det veiledning om å returnere til mottak/bosettingskommunen. Det fremgår at det oftest ikke fattes vedtak i slike saker.
• Ved henvendelse fra selvbosetter gis det i en avklaringssamtale veiledning om å kontakte mottaket om tilbud der. "Har ikke rettigheter i Oslo kommune".
• Nav Alna har ikke system for å bruke tilbakemeldinger/klager fra brukere i sitt forbedringsarbeid.

Avvik 2

Bydel Alna sikrer ikke at individuelle behov blir tilstrekkelig ivaretatt i alle saker.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Lov om sosiale tjenester i NAV §§ 4 og 18, jfr. §§ 41 og 5
• Forvaltningsloven §§ l 7, 24 og 25
• Internkontrollforskriften § 4

Avviket bygger på følgende:

• I henhold til Oslo kommunes veiledende retningslinjer ytes det barnetillegg for hvert barn til og med familiens tredje, mens barnefamilier med fire eller barn eller flere får samme beløp. Det forutsettes imidlertid at alle sosialhjelpssøknader blir individuelt vurdert.
• Bydel Alna har som praksis å følge Oslo kommunes retningslinjer med å yte barnetillegg for hvert barn til og med familiens tredje barn.
• Bydel Alna foretar ikke alltid en konkret og individuell vurdering av stønadsbehovet, sett i forhold til faktisk antall barn i familier med fire eller flere barn.
• Ved gjennomgang av 6 saksmapper vedrørende barnefamilier med 4 eller flere barn, var det i 5 saker innvilget barnetillegg for 3 barn uten særskilt begrunnelse for utmålingen. I den siste saken hvor familien hadde 9 barn var det innvilget barnetillegg i samsvar med familiestørrelsen.
• Det kan innvilges tilleggsytelser til spesielle utgifter til for eksempel barnehage, men de sentrale normene er førende for utmåling av ordinært livsopphold.
• I henhold til Oslo kommunes veiledende retningslinjer for 2011 ytes det økonomisk stønad med kr. 1.696.- til hjemmeboende ungdom mellom 18 og 23 år.
• Av vedtakene fremgår følgende: "Livsoppholdsnormen på kr. 1.648.- for unge hjemmeboende 18-23 år er ment å dekke livsopphold: mat, klær, lege/medisiner, reise, enkel tannbehandling, telefon, lisens, aviser, hjemforsikring med mer".
• Nav Alna har praksis for å vurdere ordinær sats dersom foreldrene til hjemmeboende ungdom mottar sosialhjelp.
• Bruker er født 1987 og har tidligere vært selvstendig næringsdrivende. Firmaet gikk konkurs, og hun bor hos mor. NAV Alna innvilget hjelp til livsopphold etter sats for hjemmeboende ungdom. Hun har vist i søknaden til at hun trenger penger til månedskort, mens reisepenger er forutsatt dekket av livsoppholdssatsen.
• Journalnotat: Bruker er under behandling hos DPS. "Klienten er meget fortvilet over at regningene hoper seg opp og at hjemmeboende ungdomssats ikke strekker til".
• "Mor er også meget oppgitt og sier at det burde være en skjønnsmessig vurdering på at klienten kan få voksensats. Mor er selv student og jobber deltid. Mor og klienten ønsker å skrive et brev til NAV hvor de forklarer situasjonen og grunnen til at de ønsker at klienten skal få voksensats. U.t. forklarte at dette er en skjønnsmessig vurdering som må tas og at det skal tas videre til leder".
• Ved inntektsberegning for nye søkere har Nav Alna praksis for å vektlegge tidligere inntekt uavhengig av den faktiske situasjonen på søknadstidspunktet. Dette gjelder forutgående inntekt som bruker kunne ha disponert annerledes med bedre planlegging.
• Nav Alna gjennomfører stikkprøvekontroll for hvert 25. vedtak. Denne kontrollen har ikke avdekket manglende individuelle vurderinger i saksbehandlingen.
• Nav  Alna mangler interne skriftlige rutiner eller retningslinjer for hvordan individuelle vurderinger og utmåling av økonomisk stønad skal foretas.

Tilsynsmyndigheten har for øvrig merket seg:

Bydelen er opptatt av å sikre at reglene om taushetsplikt blir overholdt. Vertene i publikumsmottaket gir kun kortvarig informasjon, og ved behov henvises de som trenger det videre til veiledning i eget samtalerom. Det kan likevel være vanskelig å overholde taushetsplikten når bruker kommer inn og snakker med vert. Bydel Alna har derfor planlagt en mer skjermet skrankeløsning, evt. sette opp glassvegg/skjermbrett e.a. som skal sikre ivaretakelsen av taushetsplikten.

Det har vært klager fra brukere på manglende tilgjengelighet. NAV Alna sosialtjenesten benytter Oslo kommunes sentralbord 02180. For å sikre bedre tilgjengelighet har bydelen innført vakttelefon, og saksbehandlerne har direktenummer og mobilnummer som oppgis til brukerne.

Vurdering av virksomhetens styringssystem

Bydelens ledelse er ansvarlig for å sikre forsvarlige tjenester og etterlevelse av sosiallovgivningen gjennom systematiske styringstiltak, jfr. internkontrollforskriften.

Nav Alna har ikke system for å bruke tilbakemeldinger/klager fra brukere i sitt forbedringsarbeid, i forhold til veiledning og håndtering av henvendelser.

Nav Alna mangler interne skriftlige rutiner eller retningslinjer for hvordan individuelle vurderinger og utmåling av økonomisk stønad skal foretas.

Bydelen har stikkprøvekontroll av hvert 25. vedtak, uten at dette har ført til at de forhold som tas opp i avvikene har blitt avdekket og korrigert.

Bydelen har innført kvalitetslosen, og opplæring ift. avviksmeldinger er iverksatt.

Regelverk

• Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen (2009)
• Forvaltningsloven (1967)
• Forskrift om internkontroll (2002)
• Rundskriv I-34/2001 Sosialtjenesteloven kapittel 5

Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Årsberetning
• Virksomhetsplan NAV Alna 20 l O
• Sideoversikt fra Kvalitetslosen med styringsdokumenter
• Årsplan 2010 NAV Alna sosialtjenesten
• Organisasjonskart. Anskaffelsesfullmakter og signaturmatrise
• Delegasjonsfullmakter. Vedtaks- og beløpsfullmakter i sosialtjenesten
• Liste over maler og skjema
• HMS handlingsplan for 2010
• Ulike prosedyrer og retningslinjer
• Klageskjema for NAV stat
• Skjema for avviksmelding og forbedringsforslag
• Sjekkliste ved vedtakskontroll. Kontrolloggskjema
• Målekort, statstiske data om klientmassen og utbetalinger
• Stillingsbeskrivelser
• Oversikt over ansatte med navn og stilling/utdanning
• Oversikt over statlige og kommunalt ansatte med oppgaver i Publikumsmottaket
• Organisasjonskart
• Opplæringsplaner for ansatte
• 5 vedtak i enkeltsaker med journalnotater

Ettersendt dokumentasjon etter anmodning/mottatt på formøtet:

• Felles retningslinjer ved boligetablering
• Engangsstønad ved fødsel, veiledende inntektsbeløp
• Vedr. julebidrag 2010
• Referat fra brukerutvalgsmøte 13.05.09 og 04.11.09
• Referat fra partnerskapsmøte 05.11.10
• Evaluering av regnskapsåret 2009
• Orienteringsskriv for nye søkere
• Skriv vedr. dokumentasjonskrav

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Oversikt over ansatte, fordeling av brukere og arbeidsoppgaver ved Nav Alna Sosialtjenesten
• Tilbakemelding fra Helse- og sosialombudet datert 26.03.10
• Brukernes vurdering av sosialtjenesten i Oslo 2008
• 5 saksmapper vedr. familier med flere enn 3 barn
• 3 saksmapper vedr. samboere
• 3 saksmapper vedr. hjemmeboende ungdom
• 5 saksmapper vedr. nye brukere
• 5 saksmapper vedr. bruk av korttidssats
• 5 saksmapper vedr. innvilgelse av hjelp etter lov om sosiale tjenester i NAV § 19

 

• 5 saksmapper vedr. avslag på hjelp etter lov om sosiale tjenester i NAV§ 19
• 5 saksmapper vedr. innvilgelse av nødhjelp
• 5 saksmapper vedr. avslag på nødhjelp
• Mottaksnotater

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Diverse E-post

Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Linn Kvinge, revisor
Mari Pleym, revisor
Arnfinn Løvik, revisjonsleder