Helsetilsynet

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Temaet for tilsynet er behandling av søknad om økonomisk stønad. Gjennom tilsynet skal det undersøkes om bydelen ved sine styringsaktiviteter (internkontroll) sikrer at søkers rett til økonomisk stønad blir ivaretatt. For å undersøke dette tas det utgangspunkt i bestemmelsene om økonomisk stønad i lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen §§ 18 og 19, i saksbehandlingskrav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift og i krav til internkontroll.

Målsettingen med tilsynet vil være å undersøke om:

  • bydelen sikrer at henvendelser håndteres i tråd med lov- og forskriftskrav
  • bydelen sikrer at det innhentes relevante opplysninger i henhold til lov- og forskriftskrav
  • bydelen sikrer at vurderinger og beslutninger om økonomisk stønad foretas i henhold til lov- og forskriftskrav.

Det ble gitt to avvik under tilsynet:

Avvik 1

Bydel Nordstrand sikrer ikke at kravene til forsvarlig saksbehandling overholdes ved håndtering av alle henvendelser.

Avvik 2

Bydel Nordstrand sikrer ikke at individuelle behov blir tilstrekkelig ivaretatt i alle saker ved utmåling av stønad til familier med flere enn 3 barn.

Dato: 17.06.11

Arnfinn Løvik
revisjonsleder

Mari Pleym
revisor

 

Tore Sørensen
revisor

 

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Oslo kommune, bydel Nordstrand i perioden 17.02.11 - 17.06.11. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år, og er en del av et landsomfattende tilsyn, gjennomført etter oppdrag fra Statens helsetilsyn.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen§ 9, jfr. kommunelovens kapittel 10 A.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Bydel Nordstrand har ca. 45.000 innbyggere. Bydelen er organisert i en to-nivåmodell, med

11 resultatenheter direkte under bydelsdirektør og to stabsenheter. Bydelsdirektør har to assisterende bydelsdirektører hvorav den ene har et spesielt ansvar for sosialtjenesten. Nav¬ kontoret ble åpnet 08.11.1O som det siste i Oslo.

Sosialtjenesten er ledet av enhetsleder med 4 underordnede avdelinger:

Fellestjeneste/regnskap, oppfølging1/kvalifiseringsteamet, oppfølging 2/rus og psykiatri, samt publikumsmottaket (PM).

Det er fysisk et felles publikumsmottak, men eget kølappsystem for de som søker kommunale tjenester. Leder for publikumsmottaket er 50% statlig og 50% kommunalt ansatt, men har ikke vedtaksfullmakt i sosialtjenestesaker.

 

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 17.02.11. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt

i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble avholdt 12.04.11.

 

Åpningsmøte ble avholdt 03.05.11.

Intervjuer

12 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet

Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 05.05.11.

 

4. Hva tilsynet omfattet

Temaet for tilsynet var å undersøke om bydelen sikret at søknader om økonomisk stønad ble behandlet i henhold til lov- og forskriftskrav. Det ble lagt særlig vekt på å undersøke om kommunen sikret at det ble foretatt individuelle vurderinger.

Målsettingen med tilsynet var derfor å undersøke

  • Om bydelen sikrer at henvendelser håndteres i tråd med lov- og forskriftskrav
  • Om bydelen sikrer at det innhentes relevante opplysninger i henhold til lov- og forskriftskrav
  • Om bydelen sikrer at vurderinger og beslutninger om økonomisk stønad foretas i henhold til lov- og forskriftskrav

5.Funn

Avvik 1

Bydel Nordstrand sikrer ikke at kravene til forsvarlig saksbehandling overholdes ved håndtering av alle henvendelser.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Lov om sosiale tjenester i Nav § 17, jf. §§ 41 og 5
  • Forvaltningsloven§§ 11 og 17
  • Internkontrollforskriften § 4

Avviket bygger på følgende:

Det gis veiledning om at dokumentasjon skal leveres sammen med søknaden.

Sitat fra mottaksperm: Sosialtjenesten har mottatt søknad om økonomisk stønad pr. brev. "Brev er pr. i dag ikke registrert inn i våre systemer da det ved søknad om økonomisk stønad skal fylles ut søknadsskjema, samt at du er ny ved vårt kontor og det mangler legitimasjon og annen dokumentasjon i din sak for at sosialtjenesten skal kunne vurdere ditt hjelpebehov".

Fra saksmappe, brev til innsatt:

"Du er ny ved vårt kontor, og søknaden er pr. i dag ikke registrert inn i våre systemer da det mangler dokumentasjon i din sak. Det stilles krav om å fylle ut 4-siders søknadsskjema som alle nye personer ved sosialtjenesten må fylle ut. Om dokumentasjon ikke leveres innen frist vil ikke din søknad bli registrert inn da det antas at ditt hjelpebehov ikke lenger er tilstede."

Sitat fra mottaksperm vedr. garanti for depositum: "Viser til din henvendelse til vårt kontor(...). Du leverte da noe dokumentasjon som ble etterspurt i brev av(...), men som du fikk informasjon om at din søknad om garanti ikke blir registrert inn før all etterspurt dokumentasjon blir levert."

Sitat fra mottaksperm: "Han henvender seg til Nav sosial for det familien trenger hjelp til husleie." "Han jobber men har ikke hatt så mye arbeid nå. Kona skal søke jobber. Kom i mai 2010. Han har tatt ut feriepenger, disse er nå brukt opp." "Eier to leiligheter i(..)- de må vurdere å selge. U.t. har sagt at han må snakke med arbeidsgiver vedr. permittering og evt. søke dagpenger. Henvist til å søke bostøtte+ reg. vikarbyrå. Gitt infoark om "Dagsen". Han har fått dok.liste."

Sitat fra mottaksperm: "Samboer tjener ca. 22.000 netto pr. mnd. Kl. er nå i ferd med å gå ut dagpengeperioden og lurer derfor på om han kan få noe fra sosialtjenesten. U.t. informerer om at sosialtjenesten vurderer husstandens samlede inntekt dersom de har felles økonomi. Kl. fikk også info om Oslo kommunes veiledende sosialhjelpssatser. Kl. ønsket ikke å få med seg dok.liste og søknadsskjema."

I oversendt dokumentasjonsliste til utlevering for nye brukere heter det: "Dokumentasjon som må leveres sammen med søknad om økonomisk sosialhjelp. Dersom søker er gift/reg. partner eller samboer, må begges inntekts- og formuesforhold dokumenteres, jf Ekteskapsloven§ 38, samt Tilleggsrundskriv fra Sosialdepartementet U-2/2004 til Rundskriv 1-34/2001 vedr. tildeling og utmåling av stønad til samboere. Søknadsskjema må undertegnes av begge to!"

Det fremgår at ansatte samlet ikke har tilstrekkelig kunnskaper om rettigheter til personer som flytter fra andre kommuner i Norge, EØS borgere, selv- og sekundærbosettere.

Sitat fra mottaksperm: "Årsak til henvendelse: Han kom til Oslo i forrige uke. Han

skulle på jobbintervju. Han skal fortsette å søke jobber. Han har sovet hos venner siden han kom til Oslo. Han trenger et sted å bo og penger til livsopphold. Brukt opp kredittkort. Kan kanskje bo hos en venn noen dager til. Han er ikke reg. som arb. søker." "Han ble henvist hjem til(...). Skulle ringe far itht. hjemreise. U.t. har sagt at han må kontakte sitt Nav kontor ifht. evnt. etablering i Oslo. Han kom ikke tilbake etter å ha ringt til far."

Sitat fra mottaksperm: Selvbosetter. Gått ut dagpengeperioden. "Sa at han må kontakte UDI for asylmottak hvis ikke klarer seg eller IMDI for bosettingskommune. Det vil de ikke. Han er meldt på kurs, jeg sa at får kurspenger hvis får plass på kurs." "Sa at hvis ikke får noe mottaksplass fra UDI må han kontakte oss igjen for videre hjelp."

Det opplyses at det er en flyktningkonsulent som håndterer henvendelser fra selv- og sekundærbosettere. Nav Nordstrand har ikke skriftlige prosedyrer for hvilken informasjon som skal gis til selv- og sekundærbosettere i mottak.

Nav Nordstrand har ikke skriftlige prosedyrer som sikrer forsvarlig behandling av henvendelser fra personer som flytter fra andre kommuner i Norge og EØS borgere.

Nav Nordstrand har stikkprøvekontroll av hver 7. henvendelse imottaksperm. Denne kontrollen har ikke avdekket manglende prosedyre for hvordan henvendelser fra de nevnte grupper skal behandles.

Stikkprøvekontrollen har heller ikke avdekket at enkelte ikke har fått registrert søknad før all dokumentasjon er levert og søknad underskrevet.

Avvik 2

Bydel Nordstrand sikrer ikke at individuelle behov blir tilstrekkelig ivaretatt i alle saker ved utmåling av stønad til familier med flere enn 3 barn.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Lov om sosiale tjenester i Nav§§ 4 og 18, jf.§§ 41 og 5
  • Forvaltningsloven§§ 17, 24 og 25
  • Internkontrollforskriften § 4

Avviket bygger på følgende:

I henhold til Oslo kommunes veiledende retningslinjer ytes det barnetillegg for hvert barn t.o.m. familiens tredje, mens barnefamilier med fire barn eller flere får samme beløp. Det forutsettes imidlertid at alle sosialhjelpssøknader blir individuelt vurdert.

Ved gjennomgang av 5 saksmapper vedrørende barnefamilier med 4 eller flere barn, var det i 4 saker innvilget barnetillegg for 3 barn uten særskilt begrunnelse for utmålingen, og uten at det fremgår at det er foretatt individuelle vurderinger. I den siste saken hvor familien hadde 7 barn var det innvilget barnetillegg for 5 barn med særskilt begrunnelse som tok hensyn til alderssammensetning og stordriftsfordeler.

Det kan innvilges tilleggsytelser til spesielle formål, men de sentrale normene er førende for utmåling av ordinært livsopphold. Tilleggsytelser er ikke en del av begrunnelsen i vedtaket for hvorfor utmålt stønadsnivå er forsvarlig.

Nav Nordstrand gjennomfører stikkprøvekontroll på hvert 25. vedtak. Denne kontrollen har ikke avdekket manglende individuelle vurderinger i saksbehandlingen.

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Bydelens ledelse er ansvarlig for å gjennomføre systematiske styringstiltak for å sikre forsvarlige tjenester og etterlevelse av sosiallovgivningen.

Bydel Nordstrand har jobbet aktivt med internkontroll og avvikssystem. De har utarbeidet egne prosedyrer for ulike deler av saksbehandlingsprosessen og egne kontrollrutiner. Det gjennomføres stikkprøvekontroll av hvert 25. vedtak samt stikkprøvekontroll av hvert 7. notat i publikumsmottaket. Dette har ikke vist seg tilstrekkelig til at de forhold som tas opp i avvikene har blitt avdekket og korrigert.

Under tilsynet var bydelen selv oppmerksom på at notatene i mottaket ikke var tilstrekkelige i forhold til omfanget av opplysninger og konklusjon på henvendelsen, slik at kontrollerende enhetsleder lettere kunne vurdere saksbehandlingen.

Bydelen har innført avvikssystem som var kjent for alle ansatte som ble intervjuet, og hvor alle oppga at de selv hadde meldt avvik. Meldte avvik gjaldt også kvalitet på tjenestene og ikke bare avvik knyttet til HMS.

 

7. Regelverk

  • Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen (2009)
  • Forvaltningsloven (1967)
  • Forskrift om internkontroll (2002)
  • Rundskriv I-34/2001 Sosialtjenesteloven kapittel 5

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Oversendelsesskriv med utfyllende orientering om etableringen av Nav-kontoret i nov.2010
  • Oversikt over de som vil være tilstede under formøtet
  • Årsberetning 2010. Funksjonsområde l og 4
  • Budsjett 2011 og økonomiplan 2011-2014
  • Serviceerklæring for sosialsenteret
  • Dokumenter fra sentralt samarbeidsutvalg av 29.11.1O
  • AMU-MBU Organisering av Nav Bydel Nordstrand, overordnete samarbeidslinjer, beskrivelse av plantegninger for publikumsmottaket, organisering av sosialsenteret
  • Lokal samarbeidsavtale mellom Nav Oslo og Bydel Nordstrand
  • Lokale mål - Nav Nordstrand
  • Servicedokument Nav Nordstrand
  • Mandater for samhandlingsgrupper
  • Prinsipper, grensesnitt og roller i publikumsmottaket
  • Rutiner for publikumsmottaket
  • Roller og grensesnitt i tverrfaglige prosesser
  • Rutiner for oppfølging
  • Organisasjonskart
  • Oversikt over fullmakter
  • Fordeling av oppgaver enhetsleder/tjenesteleder
  • Prosedyre for godkjenning av vedtak og garantier
  • Oversikt over personell med stilling/utdanning/fravær
  • Oversikt over statlige og kommunalt ansatte i publikumsmottaket
  • Prosedyrer for varslet/ikke varslet internrevisjon, internrevisjonens innhold og sikring av enhetens myndighetskrav
  • Prosedyrer for internkontroll og stikkprøvekontroll i sosialtjenesten
  • Prosedyrer for fagutvikling i møtesammenheng og rodegjennomgang
  • Kontrollogg gjeldsrådgivning, månedlig rapportering av overføringer av saker, rodegjennomgang, effektueringsskjerna
  • Sjekkliste for stikkprøvekontroll av vedtak, sjekkliste for stikkprøvekontroll av råd/veiledning mottak
  • Møteplan 20 Il , standard dagsorden for ulike møter
  • Oversikt teammøter våren 2011
  • Faglig plattform av 03.08.09
  • Saksbehandlingsveileder økonomisk sosialhjelp
  • Prosedyrer for henvendelser til mottak og overføring mellom veiledere, avklaring av tilhørighet, overføring til oppfølging, fordeling av posthenvendelser, henvendelser vedr. bekreftelser til UDI
  • Sjekkliste for nye klienter i mottak, liste over dokumentasjonskrav, informasjon til nye brukere, internt arbeidsdokument vedr. overføring fra mottak til oppfølging, skjema for intern overføring mellom stat og kommune
  • Kartleggingsskjema mottak, prosedyrer for behandling av akutt hjelp og bakvakt i oppfølging
  • Prosedyrer for mottak av søknader, brev og dokumentasjon, søknadsperm og posthyller, utredningsplikt utover saksbehandling av søknader, bostøtteordninger,klagesaker, etablering, døgnovematting, trygdeytelser, avstengt strøm, bekymringsmeldinger fra strømleverandør, rutine postmottak/håndtering
  • System for registrering av avvik i Delta, prosedyre for rapportering av avvik
  • Kompetanseplan
  • Handlingsplan etter vernerunde 2010
  • Fra Helse- og sosialombudets årsmelding 2009: Bydel Nordstrand
  • Mandat for lokalt brukerutvalg. Brukerundersøkelse 2010 med sak til Bydelsutvalget
  • 4 vedtak om økonomisk stønad, 3 innvilgelser og l avslag

Ettersendt dokumentasjon:

  • Virksomhetsplan for Nav Nordstrand
  • Skisse for sammenslåing av vertsfunksjonen PM
  • Lederavtale mellom enhetsleder og bydelsdirektør
  • Delegasjon av fullmakter 2011
  • Stillingsbeskrivelser
  • Referat fra partnerskapsmøte 07.04.11

Dokumentasjon som ble mottatt under åpningsmøtet/gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Bydelens overordnede kvalitetssystem: Innholdsfortegnelse
  • Prosedyrer for sikring av at prosedyrer etterleves og avvik lukkes, internopplæring, prosedyreoppfølging for tjenesteledere, kvalitetskomite, oppfylling av enhetens myndighetskrav
  • Sjekklister for nyansatte. Fullmaktsskjema ved alternativ mottaker
  • 7 saksmapper med barnefamilier, hvorav 3 med flere enn 3 barn
  • 3 saksmapper vedr. samboere
  • 4 saksmapper vedr. hjemmeboende ungdom
  • 6 saksmapper vedr. nye brukere, 3 innvilgelse av stønad og 3 avslag
  • 10 saksmapper med bruk av lovens § 19, 5 innvilgelser og 5 avslag
  • 10 saksmapper vedr. nødhjelp/stenging av strøm/utkastelse fra bolig etc., 5 innvilgelser og 5 avslag
  • Perm med mottaksnotater

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

Diverse E-post

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet
NavnFunksjon / stillingÅpningsmøteIntervjuSluttmøte

Per Johannessen

Bydelsdirektør

   

X

Tove Heggen Larsen

Ass. bydelsdirektør

X

X

X

Vildgun Steinhaugen

Enhetsleder

X

X

X

Marit Gunnes

Avdelingsleder

X

X

X

Birgitte Mølstad

Avdelingsleder

X

X

X

Ellen Overvik

Avdelingsleder

 

X

X

I tillegg til over nevnte ledere ble det intervjuet to veiledere imottak og en vert, to sosialkonsulenter fra Oppfølging l, og to sosialkonsulenter fra Oppfølging 2.

I tillegg til de intervjuede var 17 av de øvrige ansatte til stede på åpningsmøtet, og 18 var til stede på sluttmøtet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Mari Pleym, revisor Tore Sørensen, revisor Arnfinn Løvik, revisjonsleder