Helsetilsynet

Sammendrag

Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Om kommunen gjennom systematisk styring og kontroll sikrer at innbyggere, som er behovsvurdert til en plass med heldøgns omsorg, er sikret nødvendig helsehjelp.

Saksbehandling av søknader ved søknad om langtids, korttids- og spesialiserte plasser i sykehjem, herunder:

  • Hvordan kommunen fanger opp henvendelser og behov for plass i sykehjem
  • Søknadsbehandlingen
  • Kartlegging og utredning
  • Vurdering
  • Vedtak
  • Iverksetting av vedtak
  • Brukermedvirkning
  • Samhandling med andre aktører

Det ble ikke funnet avvik eller påpekt merknader innen de reviderte områdene.

Dato: 4. januar 2012

Torgunn Stensrud
revisjonsleder

Stein Jøssang
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Oslo kommune, Bydel Ullern i perioden 15. september 2011 – 4. januar 2012. Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet Helsetilsynet i Oslo og Akershus gjennomfører i inneværende år.

Bakgrunnen for tilsynet med tildeling av plasser med heldøgns omsorg baserer seg blant annet på en spørreundersøkelse Helsetilsynet i Oslo og Akershus gjennomførte i 2010 (”Terskelundersøkelsen”), hvor praksis for tildeling av plasser i sykehjem ble kartlagt.

Samtidig er det usikre data på hvor mange som har blitt behovsvurdert til en plass med heldøgns omsorg, og som fortsatt venter på plass.

Helsetilsynet i fylket er gitt myndighet til å føre tilsyn med helsetjenesten etter lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 2.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.  

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Bydel Ullern har ca 31000 innbyggere hvor av ca 1600 over 80 år. Andel innbyggere over 80 år som er beboere på institusjon oppgis til 15,2 % (KOSTRA 2009).

Bydelen er organisert i 9 enheter i linjeledelse til bydelsdirektør, hvorav Søknadskontoret erett resultatområde. Hjemmesykepleie og Praktisk bistand er delt og har hver sin leder, også i linje til bydelsdirektør.

Søknadskontoret har en tverrfaglig sammensetning og er i dag organisert i 4 team med hver sin teamleder. Teamleder har ikke personalansvar, men skal fungere som en koordinator innen sitt område og legger dessuten frem alle søknader i det ukentlige vedtaksmøtet. Teamene er ”Skøyen”, ”Ullern”, ”Funksjonshemmede/psykisk helse” og ”Merkantil”. Team Skøyen og Team Ullern behandler alle typer søknader om sykehjemsplass, omsorgsboliger med og uten bemanning, hjemmesykepleie og praktisk bistand. Det er faste ukentlige møter mellom ansatte i avdeling for hjemmesykepleie, avdeling for praktisk bistand og Søknadskontoret.

Søknadskontoret er i ferd med å se på sin organisering på nytt. Det opplyses om endringer bl.a. i forhold til at alle saksbehandlerne skal møte i vedtaksmøtet for å legge frem egne saker for behandling.

 

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 15. september 2011. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 9. november 2011.

Intervjuer

8 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 10. november 2011.

 

4. Hva tilsynet omfattet

Om kommunen gjennom systematisk styring og kontroll sikrer at innbyggere, som er behovsvurdert til en plass med heldøgns omsorg, er sikret nødvendig helsehjelp.

Saksbehandling av søknader ved søknad om langtids, korttids- og spesialiserte plasser i sykehjem, herunder:

  • Hvordan kommunen fanger opp henvendelser og behov for plass i sykehjem
  • Søknadsbehandlingen
  • Kartlegging og utredning
  • Vurdering
  • Vedtak
  • Iverksetting av vedtak
  • Brukermedvirkning
  • Samhandling med andre aktører

5. Funn

Det ble ikke funnet avvik eller påpekt merknader innen de reviderte områdene.

 

6. Regelverk

  • Tilsynsloven
  • Internkontrollforskriften
  • Forvaltningsloven
  • Kommunehelsetjenesteloven
  • Helsepersonelloven
  • Pasientrettighetsloven
  • Kvalitetsforskriften
  • Journalforskriften
  • Verdighetsforskriften

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Delegasjonsmyndighet Bydel Ullern
  • Organisasjonskart Bydel Ullern og Søknadskontoret
  • Informasjon om Søknadskontoret
  • Innholdsfortegnelse internkontrollsystem
  • Stillingsbeskrivelser
  • Oversikt over bemanningen på Søknadskontoret
  • Prosedyrer for vurdering av tjenestetilbud, revurdering av tjenestetilbud, og søknad om plass i sykehjem
  • Generelle saksbehandlingsrutiner og bestemmelser, gjeldende for Søknadskontoret
  • Innhold, kvalitet og inntakskriterier for tilbud om opphold i sykehjem, Oslo kommune - Sykehjemsetaten
  • Sjekkliste for nyansatte
  • Kopi av kvalitetsrevisjon høsten 2009
  • Prosedyre for klagesaksbehandling
  • Kopi av sjekkliste – vernerunde, 30.05.2011
  • Kopi av alle klager på avslag på langtidsplass i sykehjem, med resultat av klagebehandlingen for de siste 2 år
  • Kopi av alle klager på avslag på korttidsplass i sykehjem, med resultat av klagebehandlingen, de siste 2 år
  • Oversikt over alle søknader om langtidsplass i 2010
  • Oversikt over alle søknader om korttidsplass i 2010

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Saksdokumentasjon (søknad, vedtak og alt underliggende materiale) til de 10 siste søkere som har fått avslag på søknad om langtidsplass i sykehjem 2011
  • Saksdokumentasjon til de 10 siste søkere som har fått avslag på søknad om korttidsplass i sykehjem 2011
  • Saksdokumentasjon til de 5 siste søkere som har fått innvilget søknad om langtidsplass i sykehjem
  • Saksdokumentasjon til de 5 siste søkere som har fått innvilget søknad om korttidsplass i sykehjem
  • Oversikt over alle søknader om langtidsplass i 2011
  • Oversikt over alle søknader om korttidsplass i 2011
  • Prosedyre for registrering og behandling av avvik
  • Oversikt over avviksmeldinger siste året
  • Prosedyre for risikovurdering/analyser
  • Rapport fra Skagerak Consulting ”Vedtakspraksis Søknadskontoret Bydel Ullern”

Korrespondanse mellom virksomheten og Helsetilsynet i Oslo og Akershus:

  • Varsel om tilsyn i brev av 15. september 2011
  • Tilsendt dokumentasjon fra bydelen, mottatt 28. september 2011
  • Program for tilsynet sendt i brev av 28. oktober 2011
  • Foreløpig rapport sendt 23. november 2011
  • Tilbakemelding på foreløpig rapport mottatt 8. desember 2011

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet
NavnFunksjon / stillingÅpningsmøteIntervjuSluttmøte

Giske Edvardsen

Avdelingssjef

X

X

X

Tove Bjur

Førstekonsulent

X

X

X

Anne Gro Arnesen

Førstekonsulent

X

X

X

Elisabeth Ulvik

Førstekonsulent

X

X

X

Inga-Lill Zahl

Førstekonsulent

X

X

 

Lisbeth Alm

Førstekonsulent

X

X

X

Ann Helen Nilsen

Områdeleder hjemmetjenesten Skøyen

X

X

 

Elisabeth Eide-Fallet

Sykepleier i hjemmesykepleien Ullern

 

X

 

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Torgunn Stensrud, sykepleier - revisjonsleder
Stein Jøssang, jurist – revisor
Kristin Ekbråthen, sykepleier – revisor

Gro Halsteinli, lege - revisor