Helsetilsynet

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Fylkesmannen undersøkte om kommunen gjennom sin styring (internkontroll) sikrer at en søkers rett til økonomisk stønad etter lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen §§ 18 og 19 blir ivaretatt.

Tilsynet omfattet kommunens behandling fra de mottar en henvendelse til vedtak er fattet. Det vil si håndtering av henvendelser, kartlegging og innhenting av relevante opplysninger, og kommunens vurderinger og beslutninger.

Det er spesielt undersøkt om kommunen sikrer at det foretas individuelle vurderinger.

Fylkesmannen vurderer at Bydel Stovners styringssystem er mangelfullt i forhold til opplæring i enkelte brukergruppes rettigheter, samt at bydelen har mangelfullt avvikssystem og mangelfull opplæring i bruk av avvikssystem.

Det ble gitt to avvik under tilsynet:

Avvik 1

Bydel Stovner sikrer ikke at kravene til forsvarlig saksbehandling overholdes ved håndtering av henvendelser fra personer som kommer fra andre kommuner og utenlandske statsborgere med gyldig oppholdsgrunnlag.

Avvik 2

Bydel Stovner sikrer ikke at individuelle behov blir tilstrekkelig ivaretatt for hjemmeboende ungdom mellom 18 og 23 år.

Dato: 13.04.11

Arnfinn Løvik
revisjonsleder

Linn Kvinge
revisor

 

 

Mari Pleym
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Oslo kommune, Bydel Stovner i perioden 21.12.10 – 13.04.11. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år, og er en del av et landsomfattende tilsyn, gjennomført etter oppdrag fra Statens helsetilsyn.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen § 9, jfr. kommunelovens Kap. 10 A.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten

Bydel Stovner har ca. 30.000 innbyggere. Bydelen er organisert i en to-nivåmodell, med bydelsdirektør og hennes stab i tillegg til en bestillerenhet, samt 9 resultatenheter direkte under bydelsdirektør. Bydelsdirektør har to avdelingssjefer i sin stab, hvorav en har særskilt ansvar for sosialtjenesten. Nav Stovner sosial er ledet av resultatenhetsleder, med 4 underordnede seksjoner. Disse utgjør merkantile funksjoner, Publikumsmottaket, Oppfølging 1 med særskilt ansvar for ungdom, gjeldsrådgivning, KVP og introduksjonsordningen, samt Oppfølging 2 med ansvar for russpørsmål, LAR og booppfølging. Begge oppfølgingsseksjonene har ansvar for sosialhjelpsforvaltning/generell rådgivning. Mottak av nye sosialhjelpssøkere er lagt under publikumsmottaket.

Nav Stovner har felles publikumsmottak for statlige og kommunale tjenester.

Bydelen har 3 brukerråd: Eldreråd, Råd for funksjonshemmede og Ungdomsråd.

Nav Stovner har definert følgende målgrupper for prioritert felles innsats, med siktemål selvhjulpenhet, inntektssikring og livskvalitet: Unge opp til 25 år, familieforsørgere med annen etnisk bakgrunn, og personer med langvarige og sammensatte behov.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 21.12.10. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble avholdt 04.02.11.

Åpningsmøte ble avholdt 01.03.11.

11 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 03.03.11.

 

4. Hva tilsynet omfattet

Temaet for tilsynet var å undersøke om bydelen sikret at søknader om økonomisk stønad ble behandlet i henhold til lov- og forskriftskrav. Det ble lagt særlig vekt på å undersøke om kommunen sikret at det ble foretatt individuelle vurderinger.

Målsettingen med tilsynet var derfor å undersøke

  • Om bydelen sikrer at henvendelser håndteres i tråd med lov- og forskriftskrav
  • Om bydelen sikrer at det innhentes relevante opplysninger i henhold til lov- og forskriftskrav
  • Om bydelen sikrer at vurderinger og beslutninger om økonomisk stønad foretas i henhold til lov- og forskriftskrav

 

5. Funn

Avvik 1:

Bydel Stovner sikrer ikke at kravene til forsvarlig saksbehandling overholdes ved håndtering av henvendelser fra personer som kommer fra andre kommuner og utenlandske statsborgere med gyldig oppholdsgrunnlag

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen § 17, jfr. §§ 41 og 5
  • Forvaltningsloven §§ 11 og 17
  • Internkontrollforskriften § 4

Avviket bygger på følgende:

  • Svensk statsborger, bodd i Norge fra oktober og arbeidssøkende. Sitat fra henvendelsesperm: ”Opplyst at han ikke har noen rettigheter her. Anbefalt å reise tilbake til Sverige. Han ønsker sårt en jobb her, skal tenke over hva han skal gjøre. Mulig han tar kontakt igjen for hjelp til hjemreise til Sverige”.
  • Svensk søker, har kun deltidsarbeid. Henvist til at han kan oppholde seg her, være arbeidssøker og klare seg med egne inntekter. Sitat fra henvendelsesperm: ”Ikke aktuelt å søke sosial stønad”.
  • EØS-borger, kastet ut av leiligheten. Har arbeidsavtale nå. Sitat fra henvendelsesperm: ”EØS-borger med lite botid i Norge. Han har ingen rettigheter til sosialhjelp”.
  • Nytt sitat: Er på familiegjenforening med sin kone som er EØS-borger. Hun har økonomisk ansvar for ham da han er kommet hit på familiegjenforening. Hun er EØS-borger. Han har rett til å være i landet og jobbe, men har ikke rettigheter til sosialhjelp”.
  • EØS-borger, permittert, står uten midler, skal prøve å få låne fra søster. Sitat fra henvendelsesperm: ”Informert om at hun muligens ikke har krav på noe som EØS-borger”.
  • Sekundærbosetter bosatt i annen kommune, undersøkt at det er stående tilbud. Sitat fra henvendelsesperm: ”Jeg ringer klager og informerer om at hun kan søke sosialhjelp, men at det vil bli avslag. Klager ønsker da ikke å søke. Hun vil heller ikke flytte tilbake til (kommune)”.
  • Bruker på besøk/ferieopphold hos onkel. Er sosialklient og opplyser at han ikke har mottatt stønad til livsopphold for desember. Sitat fra henvendelsesperm: ”Har forklart at han tilhører en annen kommune, vi oppretter ikke sosialsak pga. hans ferieopphold i Oslo. Han ønsker også å flytte til Oslo, R/V: Han må snakke med sitt NAV-kontor i sin hjemkommune først, de må hjelpe til med etablering + flytting”.
  • Det fremgår at ansatte ikke har tilstrekkelig kunnskaper om rettigheter til nordiske borgere, EØS-borgere og personer som flytter fra andre kommuner i Norge.
  • Nav Stovner har ikke skriftlige prosedyrer for hvilken informasjon som skal gis til ulike grupper sosialhjelpsmottakere i mottaket.
  • Nav Stovner har ikke et formalisert avvikssystem. Det er ikke bestemt hva ansatte skal melde fra om til leder.

Avvik 2:

Bydel Stovner sikrer ikke at individuelle behov blir tilstrekkelig ivaretatt for hjemmeboende ungdom mellom 18 og 23 år

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen §§ 4 og 18, jfr. §§ 41 og 5
  • Forvaltningsloven §§ 17, 24 og 25
  • Internkontrollforskriften § 4

Avviket bygger på følgende:

  • I henhold til Oslo kommunes veiledende retningslinjer for 2011 ytes det økonomisk stønad med kr. 1.696.- til unge hjemmeboende mellom 18 og 23 år.
  • I Nav Stovners Rutineperm B fremgår følgende: ”Ved bruk av ungdomssats skal det gjøres individuelle vurderinger av utgifter som ikke kan forventes dekket av beløpet. Tekst i vedtaket vedrørende veiledende norm må korrigeres til å omfatte det som ungdomssatsen er ment å dekke – mat, klær, enkle husholdningsutgifter og lignende”.
  • Nav Stovner mangler retningslinjer for hvilke ytterligere utgifter som skal kartlegges og vurderes i tillegg til ungdomssatsen.
  • Gjennomgang av fire saksmapper vedrørende hjemmeboende ungdom viser at det ytes kr. 1.696.- i stønad til livsopphold, og kr. 1.696.- i stønad til husholdningspenger. Vedtaket begrunnes med at søker må betale for seg hjemme. Innvilget beløp til livsopphold er lavere enn norm for nødhjelp pr. dag.
  • Det fremgår ikke av vedtakene at det er kartlagt og vurdert hvilke behov den enkelte har utover mat, klær og enkle husholdningsutgifter.
  • Nav Stovner gjennomfører stikkprøvekontroll på hvert 25. vedtak. Denne kontrollen har ikke avdekket manglende individuelle vurderinger i saksbehandlingen.

6. Vurdering av virksomhetens styringssystet

Bydelens ledelse er ansvarlig for å sikre forsvarlige tjenester og etterlevelse av sosiallovgivningen gjennom systematiske styringstiltak, jfr. internkontrollforskriften.

Bydelen har ikke et tilstrekkelig internkontrollsystem som sikrer opplæring i forhold til rettighetene til ulike brukergrupper med lovlig opphold i landet.

Det er heller ikke utarbeidet egne retningslinjer som kan sikre at saksbehandlerne gir enhetlig og riktig informasjon til de enkelte brukergruppene i møte med Nav-kontoret.

På bakgrunn av manglende avvikssystem og opplæring/bruk av slikt system, vil de ansatte ha mindre mulighet til å bidra til kvalitet på tjenestene ved at samlet kunnskap og erfaring utnyttes.

Bydelen har stikkprøvekontroll av hvert 25. vedtak, uten at dette har ført til at de forhold som tas opp i avvikene har blitt avdekket og korrigert.

 

7. Regelverk

  • Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen (2009)
  • Forvaltningsloven (1967)
  • Forskrift om internkontroll (2010)
  • Rundskriv I-34/2001 Sosialtjenesteloven kapittel 5

 

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Utdrag fra Årsberetning for 2009 fra Bydel Stovner
  • Bydel Stovner – Budsjett og årsplan for 2011
  • Organisasjonskart Nav kommune
  • Oversikt over ansatte
  • Stillingsbeskrivelser
  • Fullmakter og delegasjon Bydel Stovner 2010
  • Organisasjonskart Nav stat
  • Kompetanseplan for Nav Stovner
  • Referat fra partnerskapsmøter 26.05.10 og 09.11.10
  • Virksomhetsplan Nav Stovner 2011
  • Brev til Kommunerevisjonen vedr. sosialtjenestens forvaltning av klientmidler
  • Individuell tilbakemelding fra Helse- og sosialombudet
  • HMS-plan
  • Mandat for lokalt brukerutvalg – oversikt over medlemmer i brukerutvalget
  • Referat fra møte i brukerutvalget 09.11.10
  • 5 vedtak i enkeltsaker med journalnotater
  • Rutiner/prosedyrer:
  • Arkiveringsregler for tjenester med personrettede tiltak fra Byrådet
  • Samarbeid mellom barneverntjenesten og sosialtjenesten
  • Rutiner knyttet til bolig/utkastelse/bostøtte/kommunal bolig/døgnovernatting/bolig til innsatte/booppfølgingstjenesten/husleierestanser
  • Dokumentføring, deling av sak, utbetalingsbetingelser
  • Frivillig og tvungen forvaltning av trygd og annen inntekt
  • Refusjonsregler
  • Garanti depositum
  • Introduksjonsprogram/flyktningemottak
  • Ekstraytelser ved høytid
  • Referanse til Kvalitetshåndboken
  • Rutiner vedr. kvalifiseringsprogrammet
  • Rutiner ved klagesaker til fylkesmannen/kommunal klagenemnd
  • Kommunale tilleggsytelser
  • Sosialtjenesten og bankforbindelse
  • Overføring/oppretting av sak
  • Opphold i rusinstitusjon. Sosial vakttjeneste
  • Sosiallån
  • Tannbehandling
  • Urettmessig hevet sosialhjelp
  • Vederlag
  • Henvisningsskjema til økonomikonsulent

Dokumentasjon ettersendt/mottatt under formøtet/gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Årsberetning for 2010 fra Bydel Stovner
  • Årsstatistikk for bydelene 2010
  • Vedlegg til brukerundersøkelsen i sosialtjenesten i Oslo 2010. Resultater for bydelene
  • Lokal samarbeidsavtale mellom Nav Oslo og Bydel Stovner
  • Sentral samarbeidsavtale mellom Nav Oslo og Oslo kommune
  • Samarbeidsavtale med Oslo krisesenter
  • Skjema for klage på adm. vedtak
  • Grensesnitt og organisering av publikumsmottaket og oppfølging
  • Nav Stovner: Generelle rutiner for publikumsmottaket, trygdefaglige rutiner, sosialfaglige rutiner og arbeidsfaglige rutiner
  • Div. rutiner i mottak, sjekklister
  • Renter boliglån/familier med mer enn 3 barn/ungdomssats
  • Etablering av felles fagteam
  • Veiledningsliste
  • Informasjonshefte: Velkommen til NAV Stovner sosialtjenesten

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • Diverse E-poster

 

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet
NavnFunksjon / stillingÅpningsmøteIntervjuSluttmøte

Maria Brattebakke

Bydelsdirektør

X

X

 

Ingebjørg Mjåland

Avdelingssjef

X

 

X

Mari Nysæther

Enhetsleder

X

X

X

Marit Polle

Seksjonsleder

X

X

X

Elin Straume

Seksjonsleder

X

X

 

Lene Moen

Seksjonsleder

X

X

X

Vibeke Strøm

Sosialkonsulent

X

X

 

Sidsel Fjeld

Sosialkonsulent

 

X

X

Fatou Jabang

Sosialkonsulent

X

X

 

Eva Bredesen

Førstekonsulent

X

X

 

Eleonor Dalene

Spesialkonsulent

X

X

X

Anne Scheflo

Spesialkonsulent

X

X

X

Hans Otto Larsen

Booppfølger

   

X

Ina M. Sørlie

Boligfremskaffer

   

X

Inger K. Erlandsen

Sosialkonsulent

   

X

Berit Sandberg

Seksjonsleder

   

X

Bente Sandem

Økonomikonsulent

   

X

Miriam Hansen

Sosialkonsulent

   

X

Christina Berger

Ungdomskonsulent

   

X

Jane Helen Brenden

Konsulent

   

X

Hege Wam

Ruskonsulent

   

X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Mari Pleym, revisor
Linn Kvinge, revisor
Arnfinn Løvik, revisjonsleder

Anette van Eggelen, Statens helsetilsyn, deltok som observatør.