Rapport fra tilsyn med Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester kap. 9 og § 3-2 nr. 6 a-d med Bydel Alna 2012

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Tilsynsområde 1

Om bydel Alna sikrer at aktuelle brukere ved Haugentunet barne- og avlastningsbolig mottar et forsvarlig tjenestetilbud etter lov om kommunale helse- og omsorgstjenester § 3-2 nr. 6, bokstav d.

Tilsynet var avgrenset til gjennomføring av tjenesten.

Det ble avdekket ett avvik på dette området.

Avvik 1

Bydel Alna sikrer ikke at ny dokumentasjon om det enkelte barn ved avlastningen når frem til alle ansatte.

Tilsynsområde 2

Om Bydel Alna sikrer at bruk av tvang og makt etter lov om kommunale helse- og omsorgstjenester kapittel 9 brukes i henhold til lovverket overfor de samme aktuelle brukerne.

Det ble ikke avdekket avvik på dette området.

Dato: 23.04.12.

Sunniva E. Holberg
revisjonsleder

Øivind Pedersen og Linn Kvinge
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon med Bydel Alna, Haugentunet barne- og avlastningsbolig i perioden 09.01.12 – 23.04.12.

Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med lov om kommunale helse- og omsorgstjenester jamfør § 12-3.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Bydelsadministrasjonen i Bydel Alna er organisert med en ledergruppe ledet av bydelsdirektør, tre stabsfunksjoner og 22 resultatenheter.

Haugentunet barne- og avlastningsbolig består av to enheter som gir tilbud til henholdsvis 2 og 10 barn og ligger inn under resultatenheten Alna bo- og miljøarbeidertjeneste. Enhetene har stedlige ledere som er underlagt hver sin seksjonsleder. Leder for resultatenheten er også utpekt som overordnet faglig ansvarlig for lov om kommunale helse- og omsorgstjenester kapittel 9 i bydel Alna.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 09.01.12. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 12.03.12.

Intervjuer

11 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring ved Haugentunet barne- og avlastningsbolig, avdeling U-etasjen, og avdeling 2. etasje.

Sluttmøte ble avholdt 14.03.12.

4. Hva tilsynet omfattet

Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester kapittel 9 og § 3- 2 nr. 6 bokstav d. Rettssikkerhet ved bruk av tvang og makt overfor enkelte personer med psykisk utviklingshemming.

Tilsynet var avgrenset til gjennomføringen av tjenestene, det vil si at tildelingen av tjenestene ikke er undersøkt i dette tilsynet. Videre var tilsynet avgrenset til de to enhetene som utgjør Haugentunet barne- og avlastningsbolig.

Tilsynsområde 1

Det ble funnet ett avvik på dette området.

Avvik 1

Bydel Alna sikrer ikke at ny dokumentasjon om det enkelte barn ved avlastningen når frem til alle ansatte.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester § 4-1
• Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene § 3
• Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten § 4

Avviket bygger på følgende:

• Ny informasjon om det enkelte barn er ikke samlet på ett sted, men er lagt på ulike steder som i brukerperm, referater, beskjedbok og på oppslagstavle.
• Det er manglende eller mangelfulle systemer for at den enkelte ansatte skal kvittere på at informasjonen er lest.
• Det gjennomføres ikke kontroll og oppfølging av om den enkelte ansatte har oppdatert seg med den nye informasjonen som er gitt.

5. Regelverk

• Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester
• Lov om pasient og brukerrettigheter
• Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
• Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenester

6. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonskart Alna bo - og miljøarbeidertjeneste
• Organisasjonskart Haugentunet avlastning 2. etasje og oppgavefordeling
• Organisasjonskart Haugentunet avlastning underetasje og ansvarsfordeling
• Oversikt ansatte Haugentunet avlastning 2. etasje og kopi av gjeldende turnus ved tjenestested Haugentunet avlastning 2. etasje
• Oversikt ansatte Haugentunet avlastning underetasje og kopi av gjeldende turnus ved tjenestested Haugentunet avlastning underetasje
• Stillingsbeskrivelse boleder
• Stillingsbeskrivelse
• Oversikt opplæring til nyansatte (vikarer og faste)
  - Introduksjonsplanen
  - Opplæringsplan i Gerica
  - Opplæringshefte veiledning
  - Opplæringshefte for 2 brukere
• Opplæringsplan for ansatte ved Alna bo- og miljøarbeidertjeneste 2012
• Oversikt over hvilke ansatte har gjennomgått 4a opplæring i 2011, kap.9 i 2012,og informasjon om opplæringen.
• Prosedyre for LOST kap. 4A (Kvalitetslosen)
• Oversikt øvrig opplæring
  - Kurs gjennomført i 2011
  - Intern opplæring
  - Vergetrening i boligen 2011
  - Møteoversikt for Haugentunet avlastning 2. etasje
  - Møteoversikt for Haugentunet underetasje
  - Oppfølgningssamtaler iht LOST
  - Debriefing
• Bydelens system for intern kontroll — Kvalitetslosen, HMS
• Kopi av rapporter fra tilsynsbesøk med kommentarer (08.11.10, 29.02.11, 24.10.11, 13.12.11)
• 15 avviksmeldinger (2011-2012) ved tjenestestedet
• Navneoversikt over tjenestemottakerne og kopi av vedtak om tjenester
  - Oversikt og vedtak brukere Haugentunet avlastning 2. etasje
  - Oversikt og vedtak brukere Haugentunet avlastning underetasje
  - Beskrivelse av fagadministrativ system
  - Gerica systemet for journalføring
  - BOB —prosjekt plakat og manual i bruk av Gerica ved innføring av kompetansestyring
  - Funksjonsbeskrivelse for tjenesteansvarlig
  - Funksjonsbeskrivelse for primærkontakt
  - Rutiner for journalskriving ved bruk av tvang og makt
• Kopi av en journal for en TM for en uke.

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Tiltaksplaner og dagsplaner for 5 barn som mottar avlastning på Haugentunet.
• Brukerpermer på tjenestestedene.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn 09.01.12.
• Oversendelse av saksdokumenter fra bydelen 09.02.12
• E-post fra Fylkesmannen vedr. utdypning av opplysninger 17.02.12.
• E-poster fra bydelen 22.02.12 og 24.02.12 med utdypende opplysninger.
• Oversendelse av detaljert program fir tilsynet 28.02.12 pr. brev og e-post.

7. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Rådgiver Sunniva E. Holberg, revisjonsleder
Rådgiver Linn Kvinge, revisor
Seniorrådgiver Øivind Pedersen, revisor
Rådgiver Liv Sara Birkeland, observatør