Rapport fra tilsyn med sosiale tjenester i NAV- behandling av søknader om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar for barn i Bydel Grünerløkka 2012

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende område:

Temaet for tilsynet er behandling av søknad om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar for barn. Gjennom tilsynet skal det undersøkes om bydelen ved sine styringsaktiviteter (internkontroll) sikrer at søkers rett til økonomisk stønad blir ivaretatt. For å undersøke dette tas det utgangspunkt i bestemmelsene om økonomisk stønad i lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen §§ 18 og 19, i saksbehandlingskrav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift og i krav til internkontroll.

Målsettingen med tilsynet vil være å undersøke om:

• Kommunen sikrer, ved tilstrekkelige styringstiltak, at det foretas forsvarlig kartlegging ved behandling av søknad om økonomisk stønad fra person med forsørgeransvar
• Kommunen sikrer at det foretas forsvarlige vurderinger ved behandling av søknader om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar

Det ble ikke gitt noen avvik under tilsynet.

Det ble gitt en merknad under tilsynet:

Bydel Grünerløkka har mulighet for forbedring når det gjelder dokumentasjon av de vurderinger som gjøres etter lov om sosiale tjenester i NAV § 19. Innvilgelse av ytelser og avslag på ytelser blir i mange vedtak hjemlet eller avslått etter § 18. Ved avslag etter § 18 er § 19 nevnt, men det benyttes ofte standardformulering uten at individuelle vurderinger dokumenteres.

Dato: 11.05.12

Arnfinn Løvik
revisjonsleder

Grete Nanna Finstad
revisor

Tore Sørensen
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved NAV Grünerløkka Sosialtjenesten i perioden 10.02.12 -11.05.12. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år, og er en del av et landsomfattende tilsyn, gjennomført etter oppdrag fra Statens helsetilsyn.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen § 9, jf kommunelovens kapittel l0A.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten -spesielle forhold

Per 1.1.2011 hadde bydel Grünerløkka 47 256 innbyggere. NAV-kontoret ble åpnet i november 2009. Bydelsdirektør har fire avdelingsdirektører samt bydelsoverlege i sin ledergruppe, hvorav avdelingsdirektør helse- og sosial som overordnet den kommunale delen av NAV-kontoret. NAV Grünerløkka sosial blir ledet av sosialsjef med en stabsenhet og en spesialkonsulent for fagutvikling, samt 6 fagseksjoner med hver sin avdelingsleder (2 ledere i familieavdelingen). Ansatte i mottaksavdelingen og de to oppfølgingsenhetene i familieavdelingen har vært aktuelle for intervju under tilsynet. Oslo kommunes rammeoverføringer til bydelen ble redusert med 9,8 mill. for 2011, mens bydelens rammeoverføring ble økt med 21 mill. kroner i 2010. Økonomisk sosialhjelp hadde et mindreforbruk på 8,2 mill. i 2011.

I årsberetning 2011 er det vist til at sosialsenteret har en egen avdeling for familier med barn, med ca. 270 familier som rar forsterket oppfølging. "Av de 45 store barnefamiliene som mottok økonomisk sosialhjelp i 2011 ble det gitt økt støtte til basis til20 familier og 16 familier fikk tilleggsytelser utover økt basis."

Sosialsenteret hadde i 2011 "Familieplan prosjektet" som arbeidet med koordinerte planer for hele familier og styrking av samarbeid med bl.a. fastleger, skoler og BUP. Siden 2008 har det vært drevet et tiltak for kvinner som har behov for norskopplæring og har barn i førskolealder.

Oslo kommune, Velferdsetaten, har sendt spørreskjema til alle bydelene hvor det bes om rapportering på antall store barnefamilier som søkte økonomisk sosialhjelp i 2011, hvor mange som fikk støtte utover norm for livsopphold, og hvor mange som fikk tilleggsytelser.

51 familier med flere enn tre barn søkte sosialhjelp i bydelen i 2011. 45 familier mottok stønad, 20 familier fikk utvidet støtte til normert livsopphold, og 16 familier fikk tilleggsytelser.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 14.02.12.

Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 20.03.12.

Intervjuer

9 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 22.03.12.

4. Hva tilsynet omfattet

Temaet for tilsynet var å undersøke om bydelen sikret at behandling av søknader om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar for barn ble behandlet i henhold til lov­ og forskriftskrav.

Målsettingen med tilsynet var derfor å undersøke om:

Kommunen sikrer, ved tilstrekkelige styringstiltak, at det foretas forsvarlig kartlegging ved behandling av søknad om økonomisk stønad fra person med forsørgeransvar

Kommunen sikrer at det foretas forsvarlige vurderinger ved behandling av søknader om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar

5. Funn

Det ble ikke gitt noen avvik under tilsynet.

Det ble gitt en merknad under tilsynet:

Bydel Grünerløkka har mulighet for forbedring når det gjelder dokumentasjon av de vurderinger som gjøres etter lov om sosiale tjenester i NAV § 19. Innvilgelse av ytelser og avslag på ytelser blir i mange vedtak hjemlet eller avslått etter § 18. Ved avslag etter § 18 er § 19 nevnt, men det benyttes ofte standardformulering uten at individuelle vurderinger dokumenteres.

Merknaden bygde på:

• I rutinehåndbok for NAV Grünerløkka sosialtjeneste er det utarbeidet rutinebeskrivelse for saksbehandling/vedtaksskriving i kapittel 9.
• I rutinebeskrivelsen heter det bl.a.: "Opplysninger skal ikke beholdes "inne i hodet til saksbehandler". Dette gjelder opplysninger som har betydning for vedtaket, og som faktisk brukes i den senere skjønnsmessige vurderingen".
• De opplysninger som benyttes for å vurdere saken fremkommer ikke enhetlig og samlet, men er gjengitt i ulike dokumenter i saksmappen. Opplysningene er derfor ikke alltid like lett tilgjengelige, og en eventuell ny saksbehandler vil måtte lete i de foreliggende dokumentene.
• Videre i rutinebeskrivelsen: "I saker som angår barnefamilier skal det gis en konkret vurdering av barns situasjon og vedtakets konsekvens for disse". Disse vurderingene er ikke dokumentert i alle vedtak.
• Bydelens egne skriftlige rutiner blir ikke alltid fulgt, og ledelsen følger ikke tilstrekkelig med på om de rutinene som er bestemt skal benyttes, faktisk er i bruk.
• Både saksbehandlere og ledere opplyser at mange saker vurderes og hjemles etter lovens § 18, selv om det som søkes om ikke er en del av nødvendig livsopphold og kun skal vurderes og hjemles etter lovens § 19.
• Det er utarbeidet kartleggingsskjema som er i bruk, men som ikke er datert. Det fremgår ikke om skjemaene er godkjent, av hvem og på hvilket nivå.
• Kartleggingsskjemaene er ikke alltid lagt ved saken.
• Bydelen har stikkprøvekontroll av hvert 25. vedtak.

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Bydelens ledelse er ansvarlig for å sikre forsvarlige tjenester og etterlevelse av sosiallovgivningen gjennom systematiske styringstiltak, jf internkontrollforskriften. Bydelen har utarbeidet skjemaer knyttet til internkontroll, herunder registrering av den opplæring som gis ved endringer og innføring av nye rutiner, avvikslogg og retting av avvik, samt gjennomgang av internkontrollområder halvårlig.

De har videre stikkprøvekontroll av hvert 25. vedtak.

Den enkelte saksbehandler kontakter nærmeste leder dersom de oppdager feil eller mangler i virksomheten.

Bydelen benytter Oslo kommunes kvalitetshåndbok.

7. Regelverk

• Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen (2009)
• Forvaltningsloven (1967)
• Forskrift om internkontroll (2010)
• Rundskriv I-34/2001 Sosialtjenesteloven kapittel 5

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Årsberetning 2011
• Årsstatistikk for bydelene 2011
• Budsjett 2012
• Strategisk.plan 2012-2015
• Boligsosialhandlingsplan Bydel Grünerløkka 2011-2014
• Ruspolitisk handlingsplan 2008-2011
• Handlingsplan for barn og unge i vanskelige livssituasjoner 2010-2014
• Virksomhetsplan NAV Grünerløkka 2011
• Lokal plan for brukermedvirkning
• Referat fra partnerskapsmøte l 0.06.11 og 14.10.11
• Referat fra brukerutvalg 22.09.11 og 08.12.11
• Handlingsplan for familieavdelingen 01.01.-31.12.12
• Skjemaer: Kartlegging av barnefamilier, Sjekkliste: Barn i fokus
• Kompetanseplan- Familieavdelingen
• Søknad om tilskudd til styrking av innsats mot barnefattigdom
• Rutine for familieprosjektet - klientarbeidet
• Rutiner for samarbeid og samhandling mellom Barneverntjenesten og Sosialtjenesten
• Avd. for kvalifisering og avklaring: Fokus, mål og retning i 2012
• Evaluering: Avd. for kvalifisering og avklaring 2011
• Årsplan 2012 for avd. rus og psykisk helse
• Introduksjon for nyansatte (2012)
• Rutinehåndbok (saksbehandling, vedtaksskriving)
• Organisasjonskart/funksjonsoversikt ansatte
• Stillingsbeskrivelser
• Veiledende normer
• Rapportering, økonomisk sosialhjelp til store barnefamilier
• Internkontrollskjema
• Lokal beredskapsplan
• Sjekkliste vedtakskontroll
• Delegasjoner, delegasjonstabell
• 5 vedtak, 2 innvilgelse, 3 avslag

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Kartleggingsskjema ved mottakssamtaler
• Skjema: Ungdommer 14-24 i Familieavdelingen
• Klientrapport - Familieavdelingen 2012
• Rapportering fra en rode - Familieavdelingen 2012
• I alt 24 saksmapper ble gjennomgått:
  5 mapper hvor søker mottok løpende hjelp, hvorav 3 mapper hvor familien hadde flere enn 3 barn
  5 mapper ang. nye søkere som forsørger barn, hvorav 2 innvilgelse av stønad og 3 avslag
  2 mapper med vedtak om innvilgelse og 2 med avslag etter § 19
  2 mapper med vedtak om innvilgelse og 3 med avslag på nødhjelp
  5 saksmapper hvor søker hadde samvær med barn

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Diverse E-mailer

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Seniorrådgiver Tore Sørensen, revisor
Seksjonssjef Grete Nanna Finstad, revisor
Seniorrådgiver Arnfinn Løvik, revisjonsleder
Seniorrådgiver Sverre Nesheim, Statens helsetilsyn, deltok som observatør.