Rapport fra tilsyn med kommunale omsorgstjenester i Bydel Søndre Nordstrand 2012

Sammendrag

Fylkesmannen i Oslo og Akershus har gjennomført tilsyn i Bydel Søndre Nordstrand.

Fylkesmannen undersøkte om bydelen gjennom sin styring (internkontroll) sikrer at tjenestene brukerstyrt personlig assistanse, støttekontakt, avlastningstiltak, aldershjem og barnebolig ytes til rett tid.

Det ble gitt 1 avvik under dette tilsynet.

• Bydel Søndre Nordstrand sikrer ikke at vedtak om støttekontakt ytes til rett tid.

Dato:  18.12.2012

Karianne Arnkværn
revisjonsleder

Jeanette Kleven og Snorre Førli
revisorer

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Bydel Søndre Nordstrand i perioden 24.09.12 – 18.12.12. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn etter lov om kommunale helse- og omsorgstjenester § 12-3 og kommuneloven kapittel 10 A.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten

Bydel Søndre Nordstrand har i underkant av 36000 innbyggere.

Bydelen har et søknadskontor som er direkte underlagt bydelsdirektøren. Søknadskontoret har ansvaret både for å behandle søknader om omsorgstjenester og for å iverksette innvilgede vedtak. Søknadskontoret har en konsulent som følger opp private avlastere og støttekontakter og en konsulent som følger opp bpa-ordningene. Kommunen er ikke arbeidsgiver i noen av bpa-ordningene. Søknadskontoret har også en spesialkonsulent som sammen med enhet for bestilling og anskaffelse, har ansvaret for å gjennomføre kjøp etter regelverket for offentlig anskaffelse der bydelen må bruke private aktører samt ansvar for å utføre tilsyn i kontraktsperioden.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 24.09.12.

Åpningsmøte ble avholdt 29.11.12.

Intervjuer: 8 personer ble intervjuet.

Sluttmøte ble avholdt 30.11.12.

Oversikt over dokumentasjon som er innsendt i forkant av revisjonsbesøket og mottatt under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

4. Hva tilsynet omfattet

Temaet for tilsynet var å undersøke om bydelen sikrer at tjenestene ytes til rett tid.

Det som ble undersøkt under tilsynet var:

• Om bydelen sikrer at vedtak fattes uten ugrunnet opphold/innen rimelig tid
• Om bydelen sikrer at innvilgede tjenester iverksettes til rett tid og at tjenesten ytes i det omfang som er bestemt i hele vedtaksperioden.
• Om bydelen sikrer at det foretas midlertidige vurderinger av om det er behov for kompenserende tiltak der vedtak ikke blir iverksatt innen rimelig tid.

I Bydel Søndre Nordstrand undersøkte tilsynsmyndigheten følgende tjenester:

• Støttekontakt
• Barnebolig
• Aldershjem
• Avlastningstiltak herunder institusjonsavlastning, boligavlastning og individuell avlastning
• Brukerstyrt personlig assistanse. 

5. Funn

Avvik 1:

Bydel Søndre Nordstrand sikrer ikke at vedtak om støttekontakt ytes til rett tid

Avvik fra følgende myndighetskrav:

Pasient- og brukerrettighetsloven § 2-1 a, jf  lov om kommunale helse- og omsorgstjenester 3-2, nr. 6 bokstav b, internkontrollforskriften § 4

Utdyping av kravet om at støttekontakt skal iverksettes innen rimelig tid:

Retten til nødvendige omsorgstjenester etter § 2-1a omfatter også at tjenester ytes til rett tid. I utgangspunktet skal tjenester iverksettes umiddelbart. Dersom det er forhold som gjør at vedtak ikke kan iverksettes som forutsatt, må det vurderes om det skal settes inn midlertidige tiltak for å ivareta brukerens behov frem til vedtaket kan iverksettes. Hvis bydelen ikke iverksetter vedtak om støttekontakt fra det tidspunktet vedtaket angir eller innen tre uker har vurdert andre tiltak, så har ikke bydelen sikret at vedtak iverksettes til rett tid.

Avviket bygger på følgende:

Bydelen har ikke egne retningslinjer for saksbehandlingstiden.

Det ikke klart hvem som har ansvaret for å kontrollere saksbehandlingstiden.

Det foretas ikke systematisk løpende kontroll av saksbehandlingstid.

16 av 123 vedtak er ikke iverksatt.

En bruker har ventet 1-3 måneder, 5 brukere har ventet 3-6 måneder, 9 brukere har ventet 6-12 måneder og 1 bruker har ventet over 12 måneder.

Saksbehandlerne har oversikt over egne ikke iverksatte vedtak, men det kontrolleres ikke fra overordnede at alle vedtak iverksettes til rett tid.

Mottakskonsulent gir beskjed til saksbehandler når oppdragsavtaler og/eller timelistene har uteblitt 3-4 måneder og den tredje måned det har vært underforbruk. Saksbehandlerne kontrollerer ikke rutinemessig at vedtak blir iverksatt og i det omfang som er innvilget.

I rutine ”Saksbehandling av søknad om avlastning og støttekontakt” står ”Hvis vedtaket ikke er effektuert innen 3 måneder (Fylkesmannen utheving), skal alternative tiltak vurderes. Dette skal dokumenteres i Gerica. Tilsvarende gjelder ved midlertidige stopp og rekruttering av ny oppdragstaker tar mer enn 3 måneder.

Rutinen er ikke kjent.

Det foretas ikke vurdering av behovet for midlertidige tiltak i alle saker når tjenesten ikke kan iverksettes innen rimelig tid eller når tjenesten bortfaller/reduseres i vedtaksperioden. 

Vurdering av behovet for midlertidige tiltak dokumenteres ikke.

Det kontrolleres ikke at slike vurderinger foretas.

Det er ikke systematisk meldt avvik på det reviderte området.

Det er ikke gitt opplæring av hva som kan være aktuelle avvik.

Utarbeidelse av nødvendige rutiner er i startfasen.

Det er kjent at mange brukere ikke får iverksatt vedtak om støttekontakt til rett tid. Det er ikke iverksatt korrigerende tiltak.

6. Regelverk

Lov om pasient- og brukerrettigheter.

Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester

Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker – forvaltningsloven

Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonskart
• Oversikt over ansatte
• Stillingsbeskrivelser
• Oversikt over internkontrollsystemet 
•  Avvik for 2011/2012 og tilsynsrapporter
• Oversikt over gjennomsnittlig saksbehandlingstid
• Oversikt over ikke iverksatte vedtak
• Aktuelle prosedyrer

10 vedtak om støttekontakt m. søknadsskjema og dokumentasjon på iverksetting.

10 vedtak om avlastning m. søknadsskjema og dokumentasjon på iverksetting.

• 5 vedtak om BPA m. søknadsskjema og dokumentasjon på iverksetting.

Gjennomgang av dokumentasjon under tilsynsbesøket

• Flere prosedyrer.
• Oversikt over hvor mange brukere som mottar de ulike tjenestene.
• Journalutskrifter fra vedtaksdato der innvilgede tjenester ikke var iverksatt.
• Oppdatert oversikt over saksbehandlingstiden.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn datert 24.09.12
• Oversendelse av dokumentasjon fra Bydel Søndre Nordstrand mottatt 22.10.12
• Program datert 30.10.12

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Jeanette Kleven, sosionom – revisor
Snorre Førli, jurist - revisor
Karianne Arnkværn, jurist - revisjonsleder