Rapport fra tilsyn med sosiale tjenester i NAV - behandling av søknader om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar for barn i Bydel St.Hanshaugen 2012

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Temaet for tilsynet er behandling av søknad om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar for barn. Gjennom tilsynet skal det undersøkes om bydelen ved sine styringsaktiviteter (internkontroll) sikrer at søkers rett til økonomisk stønad blir ivaretatt. For å undersøke dette tas det utgangspunkt i bestemmelsene om økonomisk stønad i lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen §§ 18 og 19, i saksbehandlingskrav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift og i krav til internkontroll.

Målsettingen med tilsynet vil være å undersøke om:

• Kommunen sikrer, ved tilstrekkelige styringstiltak, at det foretas forsvarlig kartlegging ved behandling av søknad om økonomisk stønad fra person med forsørgeransvar
• Kommunen sikrer at det foretas forsvarlige vurderinger ved behandling av søknader om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar

Det ble gitt ett avvik under tilsynet

Avvik 1:

Bydel St.Hanshaugen sikrer ikke en systematisk kartlegging av barns behov, slik at individuelle behov blir tilstrekkelig ivaretatt i alle saker med søknader fra personer med forsørgeransvar for barn.

Dato: 18.06.12

Arnfinn Løvik
revisjonsleder

Mari Pleym
revisor

Marit Thorseth
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved NAV St.Hanshaugen Sosialtjenesten i perioden 21.03.12- 18.06.12. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år, og er en del av et landsomfattende tilsyn, gjennomført etter oppdrag fra Statens helsetilsyn.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Per 01.01.2011 hadde Bydel St.Hanshaugen 33 137 innbyggere. NAV St.Hanshaugen ble etablert 17. mars 2009. Under bydelsdirektøren er det 3 avdelinger i tillegg til bydelsoverlege. Avdelingsdirektør i Velferd- og helseavdelingen er overordnet bl.a. den kommunale delen av NAV-kontoret. NAV St.Hanshaugen Sosialtjenesten blir ledet av seksjonssjef, med to oppfølgingsseksjoner, en kvalifiseringsseksjon og en merkantil seksjon. I tillegg er det et felles publikumsmottak med en felles leder for både statlige og kommunalt ansatte. Ansatte i publikumsmottaket og de to oppfølgingsseksjonene har vært aktuelle for intervju under tilsynet.

Månedlig antall klienter har gått ned fra 2010 til 2011, og bydelen har. hatt lavere utbetalinger av økonomisk stønad i 2011 enn året før. I tillegg har stønadslengden gått ned for alle aldersgrupper.

Ifølge rapportering til Oslo kommune, Byrådsavdeling for eldre og sosiale tjenester, var det 17 familier med flere enn tre barn som søkte sosialhjelp i 2011. Av disse mottok 12 familier økt støtte til tilleggsytelser/andre formål i 2011.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 21.03.12. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 09.05.12.

Intervjuer

9 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 10.05.12.

4. Hva tilsynet omfattet

Temaet for tilsynet var å undersøke om bydelen sikret at behandling av søknader om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar for barn ble behandlet i henhold til lov­ og forskriftskrav.

Målsettingen med tilsynet var derfor å undersøke om:

• Kommunen sikrer, ved tilstrekkelige styringstiltak, at det foretas forsvarlig kartlegging ved behandling av søknad om økonomisk stønad fra person med forsørgeransvar
• Kommunen sikrer at det foretas forsvarlige vurderinger ved behandling av søknader om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar

5. Funn

Avvik 1

Bydel St.Hanshaugen sikrer ikke en systematisk kartlegging av barns behov, slik at individuelle behov blir tilstrekkelig ivaretatt i alle saker med søknader fra personer med forsørgeransvar for barn.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Lov om sosiale tjenester i NAV §§ 18 og 19, jfr. §§ 4 og 41
• Forvaltningsloven§ 17
• Internkontrollforskriften § 4

Avviket bygger på følgende:

• I henhold til Oslo kommunes veiledende retningslinjer ytes det barnetillegg for hvert barn til og med familiens tredje, mens barnefamilier med fire eller flere barn får samme beløp. Det forutsettes imidlertid at alle sosialhjelpssøknader blir individuelt vurdert.
• I Bydel St.Hanshaugens interne retningslinjer ved behandling av søknader om sosialhjelp, gjeldende fra februar 2012, pkt. 1.20 Store barnefamilier og samvær med barn, står det: "I vedtak skal det synliggjøres at vi har sett og vurdert barn i familien. Når det ytes sosialhjelp til barnefamilier skal det alltid vurderes hvilke konsekvenser det vil få for barn. Det skal alltid tas hensyn til utgifter til forsørgelse av alle barn".
• "Barnetrygd holdes utenom inntektsberegningen. Til barnefamilier med flere enn 3 barn ytes det ikke barnetillegg".
• "Vi skal ha fokus på barnefattigdom og integrering og kan yte støtte til barnehage fra og med barn 4".
• Ved gjennomgang av saksmapper fremkommer det at Bydel St.Hanshaugen har som praksis å følge Oslo kommunes retningslinjer med å yte barnetillegg for hvert barn til og med familiens tredje barn.
• Bydel St.Hanshaugen foretar ikke alltid en konkret og individuell vurdering av stønadsbehovet utover kommunens satser.
• Bydel St.Hanshaugen bruker et datasystem som automatisk gir forslag til stønadsnivå basert på kommunens satser.
• Det ble bekreftet gjennom intervjuene at det ikke var praksis for å innvilge barnetillegg utover 3 barn.
• Det kan innvilges tilleggsytelser til spesielle utgifter som for eksempel barnehage, men de sentrale kommunale satsene er bestemmende for utmåling av ordinært livsopphold.
• Det fremgår ikke av kartleggingsskjema forelagt tilsynet at det er særskilt fokus på barns behov.
• I få antall saker fremgår kartlegging utover antall barn, alder og faktisk forsørgeransvar. Det fremgår ikke alltid om det foreligger behov utover kommunal sats for barnetillegg.
• Det er forskjellig praksis rundt informasjon til søkerne om hva det kan søkes om av tilleggsytelser.
• Familiene må i stor grad selv definere et særskilt behov og fremsette søknad.
• Bydel St.Hanshaugen har få skriftlige rutiner knyttet til kartlegging og vurdering av saker som omhandler barn.
• Bydel St.Hanshaugen har interne retningslinjer knyttet til store barnefamilier som til dels er motstridende. Ledelsen følger ikke tilstrekkelig med på om retningslinjene blir fulgt, eller evaluerer retningslinjene.
• Det oppgis at feil og mangler meldes muntlig til nærmeste leder.
• Det finnes en prosedyre og skjema for melding av avvik. Det er utarbeidet veiledning til utfylling av skjemaet. Disse dokumentene er ikke kjent for de ansatte.
• Det er ikke gitt opplæring i avvikssystemet.
• Bydel St.Hanshaugen gjennomfører stikkprøvekontroll ved hvert 25. vedtak.

Kontrollen har ikke avdekket manglende kartlegging og individuell vurdering i saker vedrørende personer med forsørgeransvar for barn.

6. Vurdering av enhetens styringssystem

Bydelens ledelse er ansvarlig for å sikre forsvarlige tjenester og etterlevelse av sosiallovgivningen gjennom systematiske styringstiltak, jfr. internkontrollforskriften.

Bydel St.Hanshaugen har interne retningslinjer som tilsier at barns forhold skal vektlegges i vurderingen av søknader fra barnefamilier. Tilsynsmyndighetens funn under tilsynet tilsier at det ikke alltid foretas tilstrekkelige individuelle vurderinger, og ledelsen har ikke tilstrekkelig styring med at interne retningslinjer blir fulgt.

Ledelsen har ikke i tilstrekkelig grad sikret utarbeidelse av kartleggingsverktøy/skjema som kan sikre at barns behov blir klarlagt og tatt med i vurderingen ved søknader fra personer med forsørgeransvar for barn.

Bydelen har utarbeidet prosedyre for avviksmelding, med skjema og veieledning for utfylling av skjemaet. De ansatte var ikke kjent med prosedyren, og bydelen anses ikke å ha et tilstrekkelig internkontrollsystem som kan sikre opplæring av de ansatte i håndtering av avvik.

Bydelen gjennomfører stikkprøvekontroll av hvert 25. vedtak, uten at dette har ført til at de forhold som tas opp i avviket har blitt avdekket og korrigert.

7. Regelverk

• Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen (2009)
• Forvaltningsloven (1967)
• Forskrift om internkontroll (2010)
• Rundskriv I-34/2001 Sosialtjenesteloven kapittel 5

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Årsberetning for 2011 Bydel St.Hanshaugen
• NAV St.Hanshaugen Virksomhetsplan 2012
• Nasjonale mål, hovedprioriteringer og tilskudd i de kommunale sosiale tjenestene i arbeids- og velferdsforvaltningen 2012
• Prosedyre tverrfaglig samarbeid
• Virksomhetsplan NAV-kontor
• Organisasjonskart bydel
• Oversikt over vedtaksfullmaker og delegasjon
• Organisasjonskart NAV kommunale tjenester, oversikt over ansatte
• Stillings- og arbeidsbeskrivelser Bydel St.Hanshaugen
• Interne retningslinjer ved behandling av søknader om sosialhjelp
• Normer for økonomisk sosialhjelp 2012
• Rapportering til Byrådsavd. for eldre og sosiale tjenester om sosialhjelp til store barnefamilier 2011
• Prosedyre for avviksmelding
• Avviks-/forbedringsskjema, med veileder for utfylling av skjemaet
• Svarbrev til Helse- og sosialombudet i Oslo vedrørende innhenting av dokumentasjon i nødhjelpssaker
• Helse- og sosialombudet. Årsmelding 2011
• Referat fra Brukerutvalg 05.12.11 og 05.03.12
• Referat fra Partnerskapsmøte14.04.11 og 29.09.11
• To vedtak om innvilgelse av økonomisk stønad
• Tre vedtak med avslag på økonomisk stønad

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Mottak- henvendelsesskjema
• Bekreftelse/innkalling til timeavtale med dokumentasjonskrav
• Mal for kartlegging i mottak
• Opplæringsplan i PM- vår 2012
• 26 saksmapper med søknader behandlet etter §§ 18 og 19 fra personer med forsørgeransvar for barn

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Diverse E-poster

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Rådgiver Mari Pleym, revisor

Rådgiver Marit Thorseth, revisor

Seniorrådgiver Arnfinn Løvik, revisjonsleder

Rådgiver Agnethe Luren deltok som observatør.