Rapport fra tilsyn med kommunale omsorgstjenester i Oslo kommune, Bydel Grorud 2012

Sammendrag

Fylkesmannen i Oslo og Akershus har gjennomført tilsyn i Bydel Grorud.

Fylkesmannen undersøkte om bydelen gjennom sin styring (internkontroll) sikrer at tjenestene brukerstyrt personlig assistanse, støttekontakt, avlastningstiltak, barnebolig og aldershjem ytes til rett tid.

Det ble gitt 1 avvik under dette tilsynet.

•  Bydel Grorud sikrer ikke at vedtak om støttekontakt og individuell avlastning iverksettes til rett tid

Dato 30.05.12:

Karianne Arnkværn
revisjonsleder

Jeanette Kleven
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Bydel Grorud i perioden 20.03.12 – 31.05.12. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn etter lov om kommunale helse- og omsorgstjenester § 12-3 og kommuneloven kapittel 10 A.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten

Bydel Grorud, Oslo kommune har ca 26 000 innbyggere.

Bydelen er organisert etter bestiller/utøver modell. Bestillerenheten har ansvaret for å tildele tjenestene tilsynet omfattet. Bestillerenheten har også ansvaret for å følge opp tjenesteytingen ved innvilget barnebolig, aldershjemplass, gruppeavlastning og boligavlastning og der tjenestene kjøpes fra private leverandører. Avdeling velferd og sosiale tjenester iverksetter vedtak om støttekontakt, individuell avlastning og brukerstyrt personlig assistanse der kommunen er arbeidsgiver.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 20.03.12.

Åpningsmøte ble avholdt 22.05.12.

Intervjuer

10 personer ble intervjuet.

Sluttmøte ble avholdt 23.05.12.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

4. Hva tilsynet omfattet

Temaet for tilsynet var å undersøke om bydelen sikrer at tjenestene ytes til rett tid.

Det som ble undersøkt under tilsynet var:

• Om bydelen sikrer at vedtak fattes uten ugrunnet opphold/innen rimelig tid
• Om bydelen sikrer at innvilgede tjenester iverksettes til rett tid og at tjenesten ytes i det omfang som er bestemt i hele vedtaksperioden.
• Om bydelen sikrer at det foretas midlertidige vurderinger av om det er behov for kompenserende tiltak der vedtak ikke blir iverksatt innen rimelig tid.

5. Funn

Avvik 1:

Bydel Grorud sikrer ikke at vedtak om støttekontakt og individuell avlastning iverksettes til rett tid

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Pasient- og brukerrettighetsloven § 2-1 a jf lov om kommunale helse- og omsorgstjenester § 3-2, nr. 6 bokstav b og d, internkontrollforskriften § 4

Utdyping av kravet om at støttekontakt og avlastning skal iverksettes innen rimelig tid:

Retten til nødvendige omsorgstjenester etter § 2-1a omfatter også at tjenester ytes til rett tid. I utgangspunktet skal tjenester iverksettes umiddelbart. Dersom det er forhold som gjør at vedtak ikke kan iverksettes som forutsatt, må det vurderes om det skal settes inn midlertidige tiltak for å ivareta brukerens behov frem til vedtaket kan iverksettes. Hvis bydelen ikke iverksetter vedtak om avlastning og støttekontakt fra det tidspunktet vedtaket angir eller innen tre uker har vurdert andre tiltak, så har ikke bydelen sikret at vedtak iverksettes til rett tid.

Avviket bygger på følgende:

• I prosedyren ” Saksbehandling helse- og omsorgstjenester” punkt 6 står det at ” Bestillerenheten har ansvar for å sikre at tjenesten blir utført med avtalt kvalitet og omfang.”
• I praksis har VST ansvaret for iverksettelsen og oppfølgingen i vedtaksperioden.
• VST dokumenterer i Gerica når tjenesten er iverksatt og ved opphør i vedtaksperioden. Det er ikke rutiner for at saksbehandlerne ved bestillerenheten kontrollerer at tjenestene ytes i samsvar med vedtaket. Det er ikke bestemt når VST skal melde til bestillerkontoret om at tjenesten ikke er iverksatt eller om at tjenesten reduseres eller bortfaller i vedtaksperioden.
• Bydelen har prosedyre og praksis på at vedtak skal iverksettes snarest mulig og senest innen 4 måneder fra det tidspunktet vedtaket angir. I prosedyrene opplyses det at avvik skal meldes når det ikke er rekruttert støttekontakt eller avlaster innen 4 måneder etter utsending av vedtaket fra bydelen.
• I følge bydelens prosedyre ” Rekruttering, opplæring og oppfølging av støttekontakter og avlastere” kan det ta opptil 14 dager før utførerkonsulent I VST kontakter bruker/brukers foresatte etter utsending av vedtaket fra bydelen eller etter at bydelen har blitt kjent med at nåværende støttekontakt eller avlaster sier opp sitt oppdrag.
• Av de ti siste vedtakene om tildeling av støttekontakt fattet før 01.03.12 var 9 vedtak ikke iverksatt innen 3 uker.
• Av de 8 siste vedtakene om tildeling av individuell avlastning fattet før 01.03.12 var 4 vedtak ikke iverksatt innen 3 uker
• Bestillerkontoret foretar ikke vurderinger av behov for midlertidig tiltak når vedtaket ikke kan iverksettes innen rimelig tid eller når tjenesten bortfaller/reduseres i vedtaksperioden.
• Klager og mishagsytringer dokumenteres i journal , men rapporteres ikke til leder.
• Det rapporteres ikke avvik når vedtak ikke kan iverksettes innen rimelig tid

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Kravet til internkontroll innebærer at kommunens ledelse har ansvar for å sikre etterlevelse av sosiallovgivningen gjennom systematisk styring og kontinuerlig forbedringsarbeid.

Tilsynsmyndighetene har avdekket svikt i forhold til at innvilget støttekontakt og privat avlastning iverksettes til rett tid.

Tilsynsmyndigheten vurderer at kommunens styringssystem er mangelfullt på dette lovområdet.

Det er et tett formelt og uformelt samarbeid mellom Bestillerenheten og Avdeling for velferd- og sosiale tjenester, men ansvarsfordelingen ved iverksettelse av støttekontakt og individuell avlastning er uklar. I tillegg er skjønnspregede ord i rutinene (som ”innen rimelig tid” og ”ved behov) ikke konkretisert. Dette medfører at det blir personavhengig og systemet for å fange opp at vedtak blir iverksatt og fulgt opp i hele vedtaksperioden blir sårbart.

Tilsynsmyndighetene bemerker i tillegg at avvikssystemet ikke er i bruk og at klager og beklagelser ikke dokumenteres på en slik måte at de kan indikere sårbare områder i virksomheten og det tas med i bydelens forbedringsarbeid.

7. Regelverk

• Lov om pasient- og brukerrettigheter.
• Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker – forvaltningsloven
• Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonskart
• Oversikt over ansatte som har ansvar for å fatte vedtak.
• Oversikt over ansatte som har ansvar for å iverksette tjenestene.
• Oversikt over bydelens internkontrollsystem
• Prosedyrer for saksbehandling og prosedyrer for iverksetting av tjenester.
• Oversikt over gjennomsnittlig saksbehandlingstid for tjenestene avlastning (individuell, gruppe- og boligavlastning), støttekontakt, langtidsopphold i aldershjem og brukerstyrt personlig assistanse.
• Oversikt over vedtak som ikke er i verksatt (ventelister) på tjenestene støttekontakt, avlastning, langtidsopphold i aldershjem.

• 10 vedtak om støttekontakt m. søknadsskjema og dokumentasjon på iverksetting.
• 10 vedtak om avlastning m. søknadsskjema og dokumentasjon på iverksetting.
• 10 vedtak om aldershjem m. søknadsskjema og dokumentasjon på iverksetting.
• 5 vedtak om BPA m. søknadsskjema og dokumentasjon på iverksetting.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel av 20.03.12 tilsyn
• Oversendelse av dokumentasjon fra Bydel Grorud datert 30.04.12
• Program datert 08.05.12

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Jeanette Kleven, sosionom – revisor
Karianne Arnkværn, jurist - revisjonsleder