Rapport fra tilsyn med kommunale omsorgstjenester i Oslo kommune, Bydel Ullern 2012

Sammendrag

Fylkesmannen i Oslo og Akershus har gjennomført tilsyn i Bydel Ullern.

Fylkesmannen undersøkte om bydelen gjennom sin styring (internkontroll) sikrer at tjenestene brukerstyrt personlig assistanse, støttekontakt, avlastningstiltak, barnebolig og aldershjem ytes til rett tid.

Det ble gitt 1 merknad under dette tilsynet.

Bydel Ullern bør forbedre sin internkontroll for å styrke arbeidet med å iverksette vedtak om støttekontakt og individuell avlastning innen rimelig tid og arbeidet med å vurdere behov for midlertidige tiltak når vedtak ikke blir iverksatt innen 3 uker. Bydelen bør blant annet klargjøre hvem som har ansvaret for at tjenestene ytes til rett tid, styrke kontrollen og dokumentere midlertidige vurderinger

Dato: 29.5.12

Karianne Arnkværn
revisjonsleder

Jeanette Kleven
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Bydel Ullern i perioden 19.03.12- 29.05.12. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn etter lov om kommunale helse- og omsorgstjenester § 12-3 og kommuneloven kapittel 10 A.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten

Bydel Ullern, Oslo kommune har ca 31 000 innbyggere.

Bydelen er organisert etter en to nivå modell. Søknadsavdelingen som er direkte underlagt bydelsdirektøren, har ansvaret både for å tildele og iverksette omsorgstjenester etter lov om kommunale helse- og omsorgstjenester. Bydelen har ikke aldershjem.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter: Revisjonsvarsel ble utsendt 19.03.12. Åpningsmøte ble avholdt 15.05.12.

Intervjuer

6 personer ble intervjuet.

Sluttmøte ble avholdt 16.05.12.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet

Dokumentunderlag.

4. Hva tilsynet omfattet

Temaet for tilsynet var å undersøke om bydelen sikrer at tjenestene ytes til rett tid. Det som ble undersøkt under tilsynet var:

• Om bydelen sikrer at vedtak fattes uten ugrunnet opphold/innen rimelig tid
• Om bydelen sikrer at innvilgede tjenester iverksettes til rett tid og at tjenesten ytes i det omfang som er bestemt i hele vedtaksperioden.
• Om bydelen sikrer at det foretas midlertidige vurderinger av om det er behov for kompenserende tiltak der vedtak ikke blir iverksatt innen rimelig tid.

5. Funn

Tilsynsmyndigheten har merket seg:

• Etter tilsyn knyttet til støttekontakt- og avlastningstjenester i 2008, har Bydel Ullern igangsatt tiltak for å bedre rekrutteringen av støttekontakter og individuelle avlastere
• 89 av 92 vedtak om støttekontakt er iverksatt. Av de 3 vedtakene som ikke er iverksatt har bydelen funnet støttekontakter i 2 av sakene. Vedtakene vil dermed bli iverksatt i løpet av kort tid.
• 62 av 65 vedtak om avlastning er iverksatt. Av de 3 vedtakene som ikke er iverksatt har bydelen funnet avlaster/avlastningssted i 2 av sakene.
• De fleste vedtakene er iverksatt innen 2-3 uker
• I gjennomgåtte saker der det hadde tatt lang tid å iverksette støttekontakt/avlastning, har saksbehandlerne muntlig gjort rede for at behovet for midlertidige tjenester var vurdert
• Det er tett uformell og formell kontakt mellom konsulent for funksjonshemmede, saksbehandlere og avdelingssjef som medvirker til at bydelen har oversikt over arbeidet med iverksettelsen og at det blir foretatt vurderinger av behovet for midlertidige tjenester der prosessen tar lang tid.

Merknad:

Bydel Ullern bør forbedre sin internkontroll for å styrke arbeidet med å iverksette vedtak om støttekontakt og individuell avlastning innen rimelig tid og arbeidet med å vurdere behov for midlertidige tiltak når vedtak ikke blir iverksatt innen 3 uker. Bydelen bør blant annet klargjøre hvem som har ansvaret for at tjenestene ytes til rett tid, styrke kontrollen og dokumentere midlertidige vurderinger.

Merknaden bygger på følgende:

• Det er uklart hvem som har ansvaret for å iverksette innvilgede tjenester til rett tid og i det omfanget som fremgår av vedtaket. Det er ikke fast rapportering til saksbehandler dersom tjenesten bortfaller helt eller delvis i vedtaksperioden.
• Det er ulik oppfatning av om saksbehandler eller avdelingssjef har ansvaret for å holde oversikt over ikke iverksatte vedtak. Avdelingssjef tar ut lister over ikke tildelte tjenester minimum en gang pr. mnd, men gir ikke systematisk tilbakemelding til saksbehandlerne.
• Det er utarbeidet prosedyre" iverksetting av vedtak om støttekontakt og avlastning," Den er i varierende grad kjent og er ikke i bruk. Herunder følges det ikke opp at
• konsulent melder tilbake til saksbehandler hvis vedtaket ikke er iverksatt innen rimelig tid (3 uker.)
• Det foretas vurdering av behov for midlertidige tjenester innen 3 uker etter at vedtaket ble fattet.
• Midlertidige vurderinger dokumenteres ikke
• Avdelingssjef kontrollerer ikke at det gjøres vurderinger av behovet for andre tiltak når vedtaket ikke er iverksatt innen 3 uker.
• Bydelen har et avvikssystem, men det er ikke i bruk på dette området.
• Beklagelser nedtegnes ikke

6. Regelverk

• Lov om pasient- og brukerrettigheter.
• Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker- forvaltningsloven
• Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonskart for Bydel Ullern og oversikt ansatte på Søknadsavdelingen.
• Innholdsfortegnelse internkontroll for Søknadsavdelingen og rutine for avvikshåndtering.
• Oversikt gjennomsnittlig saksbehandlingstid.
• Oversikt over vedtak som ikke er iverksatt.
• Oversikt over ansatte som har ansvar for å fatte vedtak og for å iverksette tjenestene tilsynet omfatter.
• Stillingsbeskrivelser.
• Aktuelle prosedyrer og rutiner om tildeling og iverksetting av tjenester.
• 10 siste vedtak om støttekontakt fattet før 01.03.2012.
• 10 siste vedtak om avlastning fattet før O1.03.2012.
• 5 siste vedtak brukerstyrt personlig assistanse.

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket: " .

• 2 saksmapper om individuell avlastning1l saksmappe om avlastning i bolig
• 2 saksmapper om støttekontakt
• 3 saksmapper om brukerstyrt personlig assistanse

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel av 19.03.12 tilsyn
• Oversendelse av dokumentasjon fra Bydel Ullern kommune datert 20.04.12
• Program datert 08.05.12
• Oversendelse av tilleggsdokumentasjon 07.05.12
• Informasjon om hvilke saksmapper som skulle gjennomgås under tilsynet 08.05.12

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Jeanette Kleven, sosionom - revisor
Karianne Arnkværn, jurist- revisjonsleder