Rapport fra tilsyn med sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen ved NAV Vestre Aker sosialtjeneste 2012

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende område:

Temaet for tilsynet er behandling av søknad om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar for barn. Gjennom tilsynet skal det undersøkes om bydelen ved sine styringsaktiviteter (internkontroll) sikrer at søkers rett til økonomisk stønad blir ivaretatt. For å undersøke dette tas det utgangspunkt i bestemmelsene om økonomisk stønad i lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen§§ 18 og 19, i saksbehandlingskrav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift og i krav til internkontroll.

Målsettingen med tilsynet vil være å undersøke om:

• Kommunen sikrer, ved tilstrekkelige styringstiltak, at det foretas forsvarlig kartlegging ved behandling av søknad om økonomisk stønad fra person med forsørgeransvar
• Kommunen sikrer at det foretas forsvarlige vurderinger ved behandling av søknader om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar

Det ble ikke gitt noen avvik under tilsynet.

Det ble gitt 1 merknad under dette tilsynet. Merknaden er som følger:

Bydel Vestre Aker har mulighet for forbedring med hensyn til å dokumentere hvilke opplysninger som skal innhentes og hvilke vurderinger som er gjort i saker som omhandler økonomisk stønad til personer med forsørgeransvar for barn.

Dato: 11.05.12

Mari Pleym
revisjonsleder

Arnfinn Løvik og Tore Sørensen
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved NAV Vestre Aker i perioden 28.02.12-11.05.12. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år, og er et landsomfattende tilsyn, gjennomført etter oppdrag fra Statens Helsetilsyn.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen (Nav)§ 9 og kommuneloven kapittel lO a.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Bydel Vestre Aker er en bydel med 45.165 innbyggere (tall pr. 01.01.11). Bydelen er organisert slik at de utøvende tjenestestedene er enheter som rapporterer til enhetsleder i bydelens lederteam, som igjen rapporterer til bydelsdirektøren. Sosialtjenesten er organisert med enhetsleder samt mellomledere for mottak, oppfølging, kvalifisering og bolig. I alt har sosialtjenesten 21,5 årsverk. Aktuelle saksbehandlere å intervjue i forbindelse med tilsynet, var ansatte i mottak og oppfølgingsseksjon.

Av styringsdokument for 2012 fremgår det at bydelen har et budsjett i forhold til økonomisk sosialhjelp på kr. 25 422 (oppgitt i l 000). Antall klienter med utbetaling pr. måned har gått ned fra 2010 til2011. Samlet med kvalifiseringsprogram og introduksjonsprogram er det en liten oppgang i det totale antall klienter, men det oppgis å være stor gjennomstrømming av klientmassen i løpet av året. Tall for 2010 viste om lag 4.000 vedtak pr. år. Registrering saksbehandlingstid viser at 91 %av sakene ble behandlet innen 14 dager.

Bydelen har flere tilbud til barn og unge, blant annet fritidsklubb, studio, etter skoletid, internettcafe, åpen barnehage, integrerende samlingssted, ungdomsråd og uteteam. Det er også satt av midler til prosjekt rundt innkjøp av fritidsutstyr til utlån.

Tilsynsmyndigheten har blitt oversendt bydelens rapportering til byrådsavdelingen i forhold til innvilget sosialhjelp til store barnefamilier. Den viser at bydelen i 2011 hadde 14 store barnefamilier (familier med flere enn tre barn) som søkte økonomisk stønad. Av disse er alle 14 familier innvilget økt basisbeløp og mens seks familier er innvilget tilleggsytelser/stønad til andre formål. Bydel Vestre Aker har som intern retningslinje og praksis å innvilge barnetillegg til faktisk antall barn i en familie.

Det er gjennomført brukerundersøkelse ved NAV Vestre Aker/PM. Rapporten er forelagt tilsynsmyndigheten. Den viser at 84 % av brukerne er fornøyde med servicen de har fått i PM. Det var relativ liten deltakelse i brukerundersøkelsen, med en svarprosent på 58%.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 28.02.12. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 24.04.12.

Intervjuer

7 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 25.04.12

4. Hva tilsynet omfattet

Tema for tilsynet var å undersøke om kommunen sikret forsvarlig kartlegging og at det gjøres individuelle vurderinger som grunnlag for beslutning om å innvilge økonomisk stønad og for beslutning om stønadens størrelse.

Målsetningen med tilsynet var derfor å undersøke:

• Om kommunen sikret forsvarlig kartlegging, dvs. innhenting av opplysninger som må foreligge for at saken skal være tilstrekkelig opplyst i henhold til lov- og  forskriftskrav
• Om kommunen sikrer forsvarlige vurderinger, dvs. individuell behovsprøving ved søknader fra personer med forsørgeransvar i henhold til lov- og forskriftskrav

5. Funn

Det ble ikke gitt noen avvik under tilsynet.

Det ble gitt en merknad under tilsynet:

Bydel Vestre Aker har mulighet for forbedring med hensyn til å dokumentere hvilke opplysninger som skal innhentes og hvilke vurderinger som er gjort i saker som omhandler økonomisk stønad til personer med forsørgeransvar for barn.

Merknaden bygger på følgende:

Bydel Vestre Aker har ikke kartleggingsverktøy hvor barnefamiliers behov har særskilt fokus eller som sier noe om hvilke opplysninger som skal innhentes i slike saker.

De opplysninger som benyttes for å vurdere saken fremkommer ikke enhetlig og samlet, men er gjengitt i ulike dokumenter i saksmappene. Opplysningene er derfor ikke alltid like lett tilgjengelige.

I intervjuene ble det opplyst at det i saker som angår barnefamilier foretas en konkret vurdering av barns situasjon og vedtakets konsekvens for disse. Disse vurderingene er imidlertid ikke dokumentert i alle vedtak.

Både saksbehandlere og ledere opplyser at mange saker vurderes og hjemles etter § 18, selv om det omsøkte ikke er en del av nødvendig livsopphold og kun skal vurderes og hjemles etter § 19.

Ved avslag etter § 18 er § 19 nevnt, men det benyttes ofte standardformulering uten at det dokumenteres at det er foretatt individuelle vurderinger etter § 19.

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Bydelens ledelse er ansvarlig for å sikre forsvarlige tjenester og etterlevelse av sosiallovgivningen gjennom systematiske styringstiltak, jf internkontrollforskriften.

Tilsynsmyndigheten har fått tilsendt intern retningslinje knyttet til vurdering av

saker/utmåling av stønad. Videre er det opplyst at Oslo kommunes kvalitetshåndbok benyttes. I forhold til kartlegging finnes generelle sjekklister, bilde på benyttet elektronisk fagsystem som sier noe om hvilke forhold en saksbehandler skal kartlegge.

NAV Vestre Aker har få skriftlige rutiner/retningslinjer, kartleggingsverktøy/skjema med fokus på barns situasjon. Måten bydelen sikrer dette er gjennom diskusjon på fagmøter og tilgang på ledere for veiledning samt ekstern veileding, vedtakskontroll og stikkprøvekontroll. Bydelen har pr. i dag ikke et formalisert avvikssystem, men det ble opplyst at saksbehandlere hadde kunnskap om hva de skulle melde om og at det ble meldt til nærmeste leder om forhold som gjelder kvalitet på tjenestene.

Tilsynsmyndigheten finner imidlertid grunn til å påpeke at dette er sårbart, da man i for stor grad er avhengig av enkeltpersoner og at de andre nevnte tiltakene fungerer. Tilsynsmyndighetens mener at flere skriftlige rutiner/interne retningslinjer vil bidra til at etterfølging av rutiner er lettere etterprøvbart. Bydelen er i gang med implementering av Kvalitetslosen og tilsynsmyndighetens oppfatning er at utarbeidning/nedfelling av muntlige rutiner i forhold til kartlegging og vurdering kan være en naturlig del av dette arbeidet.

7. Regelverk

• Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker, forvaltningsloven
• Lov om arbeids- og velferdsforvaltningen
• Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen (Ikrafttredelse 19.11.2010)
• Rundskriv I-34/2001 Sosialtjenesteloven kapittel 5

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Siste årsmelding for NAV sosialtjenesten
• Virksomhetsplan
• Organisasjonskart
• Mål og styringsdokument
• Organisasjonsoversikt
• Delegasjonsreglement
• Stillingsbeskrivelser/stillingsintrukser
• Oversikt over personell med navn og stilling/utdanning og stillingsprosent
• Oversikt for internkontroll for tjenesten; rutine for vedtakskontroll og behandling av klagesaker samt serviceklage/klage på saksbehandler, sjekkliste ved søknad om økonomisk stønad
• Rutine for utmåling - veiledende satser 2012
• Brukerundersøkelse
• Rapport fra kommunerevisjonen
• Opplærings og kompetanseplan
• Helse- og sosialombudets årsmelding for 2011 (ikke egne bemerkninger til NAV Vestre Aker sosialtjeneste)
• To siste referater fra partnerskapsmøte
• 5 siste enkeltvedtak om tildeling av økonomisk stønad til person med forsørgeransvar for barn (2 innvilgelser og 3 avslag) vedlagt journalnotater

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

25 saksmapper, hvorav 5 mapper hvor søker mottar løpende hjelp, hvorav 3 mapper hvor familien har flere enn 3 barn, 5 mapper ang. nye søkere som forsørger barn, hvorav 2 innvilgelse av stønad og 3 avslag, evt. inkludert bruk av korttidssats, 2 mapper med vedtak om innvilgelse og 3 med avslag etter§ 19, 2 mapper med vedtak om innvilgelse og 3 med avslag på nødhjelp, inkl. stenging av strøm/utkastelse fra bolig, og hvor det er barn i familien, 5 saksmapper hvor søker har samvær med barn.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Program sendt pr. e.post 17.04.12
• E-post i forbindelse med etterspørring av elektronisk tilgang og andre praktiske opplysninger 20.04.12
• Telefon med svar 23.04.12 samt oversending av sjekkliste for nye klienter, sjekkliste for informasjon gitt i mottaksfasen, huskeliste råd, veil., informasjon og dokumentasjon ifbm søknad om sosialhjelp sendt pr. fax samme dag.

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Mari Pleym, revisjonsleder
Arnfinn Løvik, revisor
Tore Sørensen, revisor
Agnethe Luren, observatør