Helsetilsynet

Fylkesmannen i Østfold

Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet ble det konstatert avvik fra lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheten har vurdert de tiltakene som er satt i verk som tilstrekkelige. Tilsynet er derfor avsluttet.

 

Sammendrag
2 Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3 Gjennomføring
4 Hva tilsynet omfattet
5 Funn
6 Kommunens styringssystem
7 Regelverk
8 Dokumentunderlag
9 Deltakere ved tilsynet:

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder: Avlastning- og støttekontakttjenester etter sosialtjenesteloven.

Om kommunen sikrer forsvarlig tildeling av avlastning- og støttekontakttjenester, jf. Sosialtjenesteloven § 4-2 bokstavene b og c

Om kommunen sikrer at avlastere og støttekontakter har tilstrekkelig kunnskap og ferdigheter innenfor det aktuelle området, jf. Sosialtjenesteloven § 2-3 og forskrift om internkontroll § 4 bokstav c.

Det ble funnet 3 avvik og gitt 1 merknad.

Avvik 1:

Kommunen sikrer ikke forsvarlig tildeling av avlasting og støttekontakt tjenester.

Avvik 2:

Kommunen sikrer ikke at det ikke tas vederlag for avlastning.

Avvik 3:

Kommunen sikrer ikke at avlastere og støttekontakter har tilstrekkelige kunnskaper og ferdigheter innenfor det aktuelle området.

Merknad 1:

Generell informasjon om tjenestene kan forbedres. Kommunen har informasjon om tjenestene på nettsiden. Det finnes ikke skriftlig materiell som viser de tjenester som kommunen yter.

Dato:

Marit Werner Haabeth
revisjonsleder
Nina Westby Evensen
revisor

 

 

Kari Riiser
revisor
Jens Ragnar Nygaard
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Moss kommune utført 15 og 16 mai 2007. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Moss er Østfolds tredje største by, med ca 30.000 innbyggere.

Kommunen er organisert etter en modell i to nivåer med sentralisert forvaltning og desentralisert tjenesteproduksjon.

Forvaltningen er i hovedsak lokalisert i rådhuset. Forvaltningskontoret for helse og omsorg, tildeler alle omsorgstjenester for alle innbyggere over 18 år. For de under 18 år er det forvaltningskontoret for kultur og oppvekst som tildeler tjenester.

Virksomhetene utfører tjenester i henhold til enkeltvedtak fattet av forvaltningen.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 23.02.2007. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble avholdt 29.03.2007. Fra kommunen møtte virksomhetsleder Mona C. Jacobsen, virksomhetsleder Tor-Øystein Gulliksen, virksomhetsleder Kenneth Johannessen, saksbehandler Vera Nikolaisen, saksbehandler Ulla Løken Kiserud, saksbehandler Inger Lise Hansen, saksbehandler Inger Johanne Vorren, fagkoordinator Elin Brenne Midtsem, saksbehandler Marianne Ekvold, kommunalsjef Inger Johanne Fjeldbraaten, rådgiver Cathrine Silseth. Fra tilsynet møtte revisjonsleder Marit Werner Haabeth og revisor Jens Ragnar Nygaard.

Åpningsmøte ble avholdt 15.05.2007.

Intervjuer
7 personer ble intervjuet. Det ble i tillegg avholdt 14 telefonintervjuer. 5 støttekontakter for barn, 4 støttekontakter for voksne og 5 avlastere.

Dette ble gjennomført i forkant av tilsynet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble ikke gjennomført befaringer.

Sluttmøte ble avholdt 16.05.2007.

4. Hva tilsynet omfattet

Finne ut om og hvordan virksomhetene etterlever myndighetskrav i ulike faser av tildeling og oppfølging av avlastnings- og støttekontakttjenester overfor målgruppen

  • Forsvarlig tildeling av avlastningstjenester
  • Forsvarlig tildeling av støttekontakttjenester
  • Sikring av at avlastere og støttekontakter har tilstrekkelige kunnskaper og ferdigheter innenfor det aktuelle området

Målgruppen ved dette tilsyn er:

  • Alle med behov for sosialtjenestene avlastning og støttekontakt herunder
    – barn
    – eldre
    – mennesker med fysiske og psykiske funksjonshemminger
    – rusavhengige

5. Funn

Avvik: 3

Merknader: 1

Avvik 1:

Kommunen sikrer ikke forsvarlig tildeling av avlasting og støttekontakt tjenester.

Hjemmel:

  • Lov om sosiale tjenester § 4-3 og § 4-2 bokstav b
  • Lov om sosiale tjenester § 2-1 første, annet og tredje ledd
  • Kvalitetsforskriften § 3
  • Internkontrollforskriften § 3 og § 4

Avviket bygger på:

  • Utsatt behandling av søknader til tiltak er funnet/ ledig kapasitet på avlastningsinstitusjonene.
  • Vedtak som ikke gir fullt medhold er ikke begrunnet.
  • Omfang av avlastning tildeles etter kapasitet på avlastningsinstitusjonene og ikke nødvendigvis etter behov.

Avvik 2:

Kommunen sikrer ikke at det ikke tas vederlag for avlastning.

Hjemmel:

  • Lov om sosiale tjenester § 11-2 annet ledd jf.
  • Forskriftene til lov om sosiale tjenester (1992-12-04 nr.915) § 8-2 første ledd nr. 3

Avviket bygger på:

  • Serviceerklæring for Peer Gynts vei

Avvik 3:

Kommunen sikrer ikke at avlastere og støttekontakter har tilstrekkelige kunnskaper og ferdigheter innenfor det aktuelle området.

Hjemmel:

  • Lov om sosiale tjenester § 2-1
  • Internforskriften § 4 annet ledd c.

Avviket bygger på:

  • Tjenesteyterne etterlyser opplæring og oppfølging/ veiledning.
  • Foreligger ikke planer og/ eller systemer for opplæring av tjenesteyterne.
  • Kommunen har ikke systemer for veiledning. Praksis med at tjenesteyterne selv kan henvede seg, fungerer ikke godt nok.

Merknad 1:

Generell informasjon om tjenestene kan forbedres. Kommunen har informasjon om tjenestene på nettsiden. Det finnes ikke skriftlig materiell som viser de tjenester som kommunen yter.

6. Kommunens styringssystem

Moss kommune dokumenterte ledelsens gjennomgang av virksomheten. Dokumentasjonen viste til: Skjema for avviksmeldinger, kvartalsrapportering og vedtaksmøter, en gang pr. mnd med forvaltningssjefen.

Gjennom intervju ble fylkesmannen gjort kjent med at praksis for melding av avvik er ulik mellom de to forvaltningsenhetene. Hva som skal meldes er uklart, og ansatte har lite kunnskap om hva som skjer videre dersom de har meldt avvik.

7 Regelverk

  • Lov 1967-02-10 nr 00: Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven).
  • Lov 1982-11-19 nr 66: Lov om helsetjenesten i kommunene (kommunehelsetjenesteloven).
  • Lov 1984-03-30 nr 15: Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten (tilsynsloven).
  • Lov 1991-12-13 nr 81: Lov om sosiale tjenester m.v. (sosialtjenesteloven).
  • For 1992-12-04 nr 915: Forskrift til lov om sosiale tjenester m.v.
  • For2003-06-27 nr 792: Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene for tjenesteyting etter lov av 19. november 1982 nr. 66 om helsetjenesten i kommunene og etter lov av 13. desember 1991 nr. 81 om sosiale tjenester m.v. (kvalitetsforskriften)
  • For 2002-12-20 nr 1731: Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten (internkontrollforskriften - IK).

8 Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Organisasjonskart for Moss kommune
  • Organisasjonskart for forvaltningen helse- og omsorg, samt oversikt over navn og funksjonsbeskrivelse for ansatte som tildeler avlastning og støttekontakt
  • Delegasjonsreglement for Moss kommune
  • Rutiner og tildelingskriterier for støttekontakt og avlastningstjenester
  • Tjenestebeskrivelse for støttekontakt og avlastningstjenester fra kommunens hjemmesider
  • Søknadsskjema
  • Kontrakt for støttekontaktoppdrag
  • Kontrakt for avlastningsoppdrag
  • Informasjon som sendes til personer som ønsker å bli støttekontakter
  • Skjema for å kartlegge støttekontakter
  • Oversikt over klagesaker på støttekontakt og avlastningstjenester
  • Oversikt over støttekontakter
  • Beskrivelse av arbeidsfordeling ved tildeling av avlastningstjenester ved Solliestua avlastningshjem
  • Avtale med Peer Gyntsvei bolig- og avlastning
  • Servicerklæring med Peer Gyntsvei bolig- og avlastning
  • Innhenting av opplysninger
  • Innhenting av politiattester fra oppdragstakere
  • Orienteringsbrev til foreldre/foresatte
  • Funksjonskartlegging
  • Avtaler mellom kommuneforvaltningen og virksomhetene
  • KOSTRA – antall mottakere av avlastning og støttekontakt
  • Informasjon om avlastning og støttekontakt på kommunens nettsider
  • Informasjon fra intervjuer med 5 støttekontakter for barn og 5 avlastere for barn
  • 4 støttekontakter for voksne

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Journaler - mapper og elektronisk tilhørende
  • 8 siste vedtak om støttekontakt for barn
  • 8 siste vedtak om avlastning for barn
  • 5 siste vedtak om støttekontakt for voksne (rusmisbrukere/fysisk og psykisk funksjonshemmede/eldre)
  • 5 siste vedtak om avlastning for voksne
  • 10 siste vedtak om korttidsopphold med underliggende dokumenter i anonymisert form
  • Eventuell dokumentasjon på ledelsens gjennomgang av virksomheten

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • Varsel om tilsyns datert 23.02.07
  • Dokumenter fra Moss kommune datert 30.03. 07

9 Deltakere ved tilsynet:

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

nger Lise Hansen

Saksbehandler, kultur og oppvekst

x

x

x

Ulla Løken Kiserud

Saksbehandler/merkantil kultur og oppvekst

x

x

Thomas H. Meyer

Nestleder kultur og oppvekst

x

x

x

Inger Johanne Vorren

Saksbehandler, psykisk helse

x

x

x

Elin Brenne Midtsem

Fagkoordinator, Forvaltningskontoret

x

x

x

Aina Wold

Saksbehandler, helse og omsorg

x

x

x

Helen Szabo

Saksbehandler, psykisk helse

x

x

x

Cathrine Silseth

Rådgiver, helse og omsorg

x

x

Inger Johanne Fjeldbraaten

Kommunalsjef

x

Tor-Øystein Gulliksen

Virksomhetsleder, psykatri- og rustjenester

x

x

Einar Håland

Forvaltningssjef

x

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Nina Westby Evensen, revisor
Jens Ragnar Nygaard, revisor
Kari Riiser, revisor
Marit Werner Haabeth, revisjonsleder