Helsetilsynet

Hovedmeny

Historisk arkiv Dette innholdet er arkivert og vil ikke bli oppdatert.

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Østfold

Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet ble det konstatert avvik fra lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheten har vurdert de tiltakene som er satt i verk som tilstrekkelige. Tilsynet er derfor avsluttet.

 

Sammendrag

Denne rapporten beskriver avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene av kommunens barnevern, skole og helse- og sosialtjenester. Systemrevisjonen omfattet kommunens styring og kontroll med at barn og unge i grunnskolealder med behov for særskilte tjenester fra to eller flere av områdene, får individuelt tilrettelagte, koordinerte og forsvarlige tjenester og at barn/ unge og foreldre/foresatte får medvirke.

Tilsynet har avdekket at Hvaler kommune har en utfordring i å avdekke problemer hos barn som har behov for særskilte tjenester på et tidligst mulig tidspunkt.

Tilsynet avdekket 1 avvik:

Avvik 1

Hvaler kommune sikrer ikke forsvarlig saksbehandling ved tildeling av tjenester til alle barn med sammensatte behov.

Dato:

Solveig Hagelskjær
revisjonsleder
Kari Riiser
revisor

 

 

Tor Frigård
revisor
Anders Brandt
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Hvaler kommune i perioden 26. juni 2007 (Varsel om tilsyn) - 17.oktober 2007 (sluttmøte ved tilsyn). Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens og Helsetilsynets planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år. Målgruppen for tilsynet er barn og unge i grunnskolealder med behov for særskilte tjenester fra to eller flere av områdene barnevern, skole og helse- og sosialtjenesten. Fokuset har vært rettet mot de enkelte deltjenester og hvordan kommunen har fått disse til å fungere sammen.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6 og opplæringsloven og barnevernsloven. Helsetilsynet fører tilsyn med helsetjenester og helsepersonell.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

 

Hvaler kommune hadde pr. 1. januar 2007 3880 innbyggere. Kommunen er organisert i 3 seksjoner: Helse- og sosialseksjonen, opplærings- og kulturseksjonen og Miljø- og teknikkseksjonen, med underliggende virksomheter.

De virksomhetene som har relevans for dette tilsynet er:

  • Virksomhet for barn, unge og voksne, herunder: barnevern, avdeling for helsevern og unge, PPT, avdeling for psykiatri og sosialtjenesten
  • Skolene

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 26. juni 2007. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 16. oktober 2007.

Intervjuer
7 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket fremkommer av kapitel 8. Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 17. oktober 2007.

4. Hva tilsynet omfattet

  • Oppstartsfasen: I gangsetting av koordinerende arbeid for barna i målgruppen, 
    herunder: tilgjengelighet, håndtering av nye henvendelser, planlegging, utredning og beslutning
  • Iverksetterfasen: Om kommunen sikrer gjennomføring av koordinerte tjenester og samhandling mellom tjenesteyterne, 
    herunder: planer, beslutninger og vedtak om konkrete tjenester og tiltak
  • Oppfølgingsfasen: Om kommunen sikrer evaluering og oppfølging av  tjenestene, 
    herunder: oppfølging, evaluering og eventuell endring av tjenester og  tiltak

5. Funn

Avvik 1

Hvaler kommune sikrer ikke forsvarlig saksbehandling ved tildeling av tjenester til alle barn med sammensatte behov.

Avvik fra:

  • Sosialtjenesteloven § 8-1 og opplæringsloven § 5-1, jf. forvaltningsloven §§ 16, 17, 23, 24, 25, 27 og 35.
  • Opplæringsloven kap. 5.
  • Internkontrollforskriften § 4 og opplæringsloven § 13-10.

Avviket bygger på følgende observasjoner:

  • Vedtak om spesialundervisning er ikke så klare og tydelige at det fremgår hva slags opplæringstiltak elevene tilbys, jf. Ot. Prp. 46 (1997–1998). Det er manglende sammenheng mellom dokumentene som danner grunnlag for vedtak om spesialundervisning ( IOP, sakkyndig vurdering og vedtak)
  • I journaler foreligger det søknader uten tilsvarende vedtak. Det er uklart om alle søknader er behandlet
  • Vedtak om en sosial tjeneste har medført endring til ugunst for mottaker i andre innvilgede sosialtjenester/gyldig vedtak uten at reglene i forvaltningsloven om endring av vedtak uten klage er fulgt
  • Saksutredningen ved behandling av søknad om sosiale tjenester er i noen tilfeller mangelfull i forhold til hva det er søkt om, og dermed også i forhold til om søknaden er innvilget i sin helhet eller ikke
  • Støttekontakt med 3 timer i uka innvilges uten at det går fram av saken om dette omfanget dekker hjelpebehovet i den enkelte sak. Dette innebærer at den individuell vurderingen er mangelfull
  • Det fremkom igjennom tilsendt dokumentasjon og intervjuer at kommunen ikke har et system for å kvalitetssikre saksbehandling gjennom for eksempel internrevisjoner, avvikssystem eller annen rapportering

Kommentar:
I følge forvaltningslovens bestemmelser om saksbehandling skal vedtak være skriftlige og det skal gå fram av begrunnelsen hva som ligger til grunn for beslutningen. Dette er viktig for å ivareta søkernes rettsikkerhet, deres mulighet til å forstå vedtaket og deres mulighet til å klage. For å sikre riktige avgjørelser er det viktig at saken er så godt opplyst som mulig før vedtak treffes.

6. Vurdering av kommunens styringssystem (internkontroll)

 

Internkontroll skal bidra til faglig forsvarlige tjenester, og er et verktøy som skal sikre at arbeidsoppgaver blir utført, styrt og forbedret i henhold til lovens krav.

I Hvaler kommune foreligger det skriftlig delegering av myndighet fra rådmannen, men denne stemmer ikke i alle tilfeller med praksis. Det er behov for grenseoppganger og avklaring av arbeidsoppgaver.

Det er etablert skriftlige rutiner for samarbeid. Det finnes et system for tverretatlige grupper for barn og unge, men det er ulike oppfatninger om hvem som sitter/eventuelt bør sitte i tverrfaglige grupper og team. Tjenester til barn og unge i målgruppen er ofte etablert før ”Tiltak for funksjonshemmede”/ Sosialtjenesten kobles inn i en sak.

Etterlevelse av regler for saksbehandling eller gjennomføring av nødvendig samarbeid blir ikke etterspurt fra ledelsen.

Kvaliteten på mye av arbeidet som utføres er personavhengig og baseres ikke på kvalitetssystemer for virksomhetene. Kommunen har en utfordring i å få en felles rutine for samarbeid.

7. Regelverk

  • Lov om grunnskolen og den vidaregåande opplæringa (opplæringslova)
  • Lov om barneverntjenester av 17.07.1992 nr. 100 (barnevernloven)
  • Forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester av 14.12.2005 nr. 1584.
  • Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten av 30.04.1984 nr. 15 (tilsynsloven)
  • Lov om helsetjenesten i kommunene av 19.11.1982 nr. 66 (kommunehelsetjenesteloven)
  • Lov om pasientrettigheter av 02.07.1999 nr. 63 (pasientrettighetsloven)
  • Lov om helsepersonell av 02.07.1999 nr. 64 (helsepersonelloven)
  • Forskrift om habilitering og rehabilitering av 28.06.2001 nr. 765
  • Forskrift om pasientjournal av 21.12.2001 nr. 1385
  • Forskrift om kommunens helsefremmende og forebyggende arbeid i helsestasjons- og skolehelsetjenesten av 03.04.2003 nr. 450
  • Lov om sosiale tjenester (sosialtjenesteloven)
  • Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten av 20.12.2002
  • Forskrift om individuell plan etter helselovgivningen og sosialtjenesteloven av 23.12.2004
  • Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven) av 10.02.1967 nr 00

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Kommunens organisasjonskart
  • Delegasjonsreglement fra rådmannen
  • Navn og funksjonsbeskrivelser for ansatte
  • Kommunens rutiner og/eller prosedyrer for arbeid med barn med behov for tjenester fra flere virksomheter:
    1. Rutine fagteam for voksne (sosialtjenesten)
    2. Rutiner for vedtak om støttekontakt (Tiltak hos funksjonshemmede)
    3. Koordinerende enhet
    4. Etablering av ansvarsgrupper
    5. Prosedyre og mal for bruk av individuell plan
    6. Samordning av tiltak for barn med spesielle behov
    7. Ansvarsgrupper- tiltak og ansvarsfordeling - Tids og tempoplan
  • Kopi av dokumenter for 5 barn

Dokumenter/ dokumentasjon som ble gjenomgått under revisjonsbesøket:

  • 3 journaler fra tiltak for funksjonshemmede
  • 4 vedtak med tilhørende dokumentasjon om spesialundervisning
  • Årshjul spesialpedagogikk ( utdelt under intervju)

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • varsel om tilsyn, brev av 26. juni 2007
  • brev av 17. august 2007 fra Hvaler kommune med oversendelse av etterspurt dokumentasjon
  • e- post av 8. oktober 2007 fra Hvaler kommune med oversendelse av etterspurt tilleggsdokumentasjon
  • e- post av 9. oktober21. september 2007 fra Fylkesmannen i Østfold med forespørsel om tilleggsdokumentasjon

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Nav

Funksjon / stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Lars H. Larsen

Seksjonssjef, helse og sosial

X

X

X

Astri Engblad

Seksjonssjef, opplæring og kultur

X

X

X

Wenche H. Lie

Leder PPT

X

 

X

Reidar Andersen

Leder psykiatritjenesten

X

X

X

Barbro T.L. Bjørk

Spes.Ped.veil. Hvaler U-skole

X

 

X

Svein Syversen

Rektor Hvaler U-skole

X

X

X

Tom Herman Lie

Rektor Floren skole

X

 

X

Siv Bankerud

Stedfortreder, barnevern

X

   

Bente Svennes

leder sosialtjenesten

X

 

X

Veronika Kopreitan

Virksomhetsleder TFF

X

X

X

Anders Bekkevold

Koordinator TFF

X

X

 

Beate Pedersen

Leder barnevernstjenesten

   

X

Torild Bogen

Ledende helsesøster

 

X

X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Kari Riiser, rådgiver
Tor Frigård, rådgiver
Anders Brandt, rådgiver
Solveig Hagelskjær, revisjonsleder