Helsetilsynet

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Østfold

Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet ble det konstatert avvik fra lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheten har vurdert de tiltakene som er satt i verk som tilstrekkelige. Tilsynet er derfor avsluttet.

 

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Gjennomføring
4. Hva tilsynet omfattet
5. Funn
6. Vurdering av kommunens styringssystem (internkontroll)
7. Regelverk
8. Dokumentunderlag
9. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag

Denne rapporten beskriver avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene av kommunens barnevern, skole og helse- og sosialtjenester. Systemrevisjonen omfattet kommunens styring og kontroll med at barn og unge i grunnskolealder med behov for særskilte tjenester fra to eller flere av områdene, får individuelt tilrettelagte, koordinerte og forsvarlige tjenester og at barn/ unge og foreldre/foresatte får medvirke.

Under tilsynet ble det avdekket ett avvik og to merknader:

Avvik 1

Trøgstad kommune sikrer ikke forsvarlig saksbehandling ved tildeling av tjenester til alle barn med sammensatte behov.

Merknad 1

Kommunen kan forbedre sin informasjon/opplæring om de ulike tjenestene til ansatte som kan komme i kontakt med målgruppene for tjenestene.

Merknad 2

Kommunen kan forbedre, og i større grad skriftliggjøre, sitt system for samarbeid om og koordinering av tjenester til barn med sammensatte behov

Dato: 2. november 2007

Solveig Hagelskjær
revisjonsleder
Anders Brandt
revisor

 

 

Kari Riiser
revisor
Tor Frigård
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Trøgstad kommune i perioden 26. juni 2007 (varsel om tilsyn) - 28. september 2007 (sluttmøte ved tilsyn). Revisjonen inngår som en del av planlagt tilsynsvirksomhet i inneværende år for Fylkesmannen i Østfold og Helsetilsynet i Østfold.

Målgruppen for tilsynet er barn og unge i grunnskolealder med behov for særskilte tjenester fra to eller flere av områdene barnevern, skole og helse- og sosialtjenesten. Fokuset har vært rettet mo de enkelte deltjenester og hvordan kommunen har fått disse til å fungere sammen.

Fylkesmannen fører tilsyn med skole, barnevern og sosialtjenester, og Helsetilsynet i fylket fører tilsyn med helsetjenester. I dette tilfellet har vi valgt å utføre et felles tilsyn med disse tjenesteområdene

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Trøgstad kommune har ca. 5000 innbyggere. Kommunen er organisert i 13 selvstendige virksomheter med rådmannen som øverste leder.

De virksomhetene som har relevans for dette tilsynet er:

  • Barnevernstjenesten
  • Nav
  • Pleie og omsorg
  • Helsetjenesten
  • Skolene

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 26. juni 2007 . Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble ikke avholdt.

Åpningsmøte ble avholdt 25. september 2007.

Intervjuer
10 personer ble intervjuet.

Sluttmøte ble avholdt 28. september 2007

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 28. september 2007.


4. Hva tilsynet omfattet

Oppstartsfasen:

I gangsetting av koordinerende arbeid for barna i målgruppen,

  • herunder: tilgjengelighet, håndtering av nye henvendelser, planlegging, utredning og beslutning

Iverksetterfasen:

Om kommunen sikrer gjennomføring av koordinerte tjenester og samhandling mellom tjenesteyterne,

  • herunder: planer, beslutninger og vedtak til konkrete tjenester og tiltak

Oppfølgingsfasen:

Om kommunen sikrer evaluering og oppfølging av tjenestene,

  • herunder: oppfølging, evaluering og eventuell endring av tjenester og tiltak

5. Funn

Avvik 1

Trøgstad kommune sikrer ikke forsvarlig saksbehandling ved tildeling av tjenester til alle barn med sammensatte behov.

Avvik fra:

  • Sosialtjenesteloven § 8-1 og opplæringsloven § 15-1, jf. forvaltningsloven §§ 17, 23, 24, 25 og 27
  • Opplæringsloven kap. 5
  • Internkontrollforskriften § 4 og opplæringsloven § 13-10

Avviket bygger på følgende observasjoner:

  • Vedtak om støttekontakt er ikke tilstrekkelig begrunnet i de tilfellene der man ikke innvilger ønsket omfang.
  • Tilsendte enkeltsaker om spesialundervisning dokumenterer ulik saksforberedelse og saksbehandling.
  • Det er funnet muntlig avslag uten forutgående saksbehandling på muntlig søknad om avlastning.
  • Enkelte vedtak om spesialundervisning mangler opplysninger om innhold, organisering og omfang.
  • Rektorene er delegert myndighet til å fatte vedtak om spesialundervisning, men har ikke fått opplæring i saksbehandling.
  • Det foreligger ikke oppdaterte rutiner/prosedyrer for saksbehandlingsprosessen i alle virksomheter.
  • Kommunen har ikke et system for å kvalitetssikre saksbehandling gjennom for eksempel internrevisjoner, avvikssystem eller annen rapportering.

Kommentar:
I følge forvaltningslovens bestemmelser om saksbehandling skal vedtak være skriftlige og det skal gå fram av begrunnelsen hva som ligger til grunn for beslutningen. Dette er viktig for å ivareta søkernes rettsikkerhet, deres mulighet til å forstå vedtaket og deres mulighet til å klage.

For å sikre riktige avgjørelser er det viktig at saken er så godt opplyst som mulig før vedtak treffes.

Merknad 1

Kommunen kan forbedre sin informasjon/opplæring om de ulike tjenestene til ansatte som kan komme i kontakt med målgruppene for tjenestene.

  • Ikke alle tjenesteytere som kommer i kontakt med barn med sammensatte behov, er kjent med tjenestetilbudet fra andre virksomheter

Merknad 2

Kommunen kan forbedre, og i større grad skriftliggjøre, sitt system for samarbeid om og koordinering av tjenester til barn med sammensatte behov.

  • Det utarbeides ulike planer som for eksempel IP, IOP og tiltaksplan uten at disse nødvendigvis ses i sammenheng
  • Tidligere opprettede tverretatlige grupper for barn/unge fungerer ikke etter forutsetningene for alle aldersgrupper

6. Vurdering av kommunens styringssystem (internkontroll)

Internkontroll skal bidra til faglig forsvarlige tjenester, og er et verktøy som skal sikre at arbeidsoppgaver blir utført, styrt og forbedret i henhold til lovens krav.

I Trøgstad kommune foreligger det ikke skriftlig videredelegering av myndighet fra rådmannen til virksomhetsledere. Det er behov for grenseoppganger og avklaring av arbeidsoppgaver mellom enkelte virksomheter.

Det er i liten grad nedfelt skriftlige rutiner for samarbeid. Det finnes imidlertid et system for tverretatlige grupper for barn/unge, men det er varierende hvordan disse fungerer. Kunnskapen om gruppenes eksistens var varierende blant informantene.

Gjennom intervjuene kom det fram at ikke alle ansatte var like godt informert om kommunens tjenestetilbud. Kvaliteten på mye av arbeidet som utføres er personavhengig og baseres ikke på kvalitetssystemer for virksomhetene. Virksomhetene rapporterer til rådmannen i forhold til balansert målstyring. Dette omhandler blant annet brukere, ressurser og medarbeidere, men i liten grad avviksrapportering på selve tjenestetilbudet og koordineringen av dette.

Etterlevelse av regler for saksbehandling eller gjennomføring av nødvendig samarbeid blir ikke etterspurt fra ledelsen.

7. Regelverk

  • Lov om grunnskolen og den vidaregåande opplæringa (opplæringslova)
  • Lov om barneverntjenester av 17.07.1992 nr. 100 (barnevernloven)
  • Forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester av 14.12.2005 nr. 1584.
  • Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten av 30.04.1984 nr. 15 (tilsynsloven)
  • Lov om helsetjenesten i kommunene av 19.11.1982 nr. 66 (kommunehelsetjenesteloven)
  • Lov om pasientrettigheter av 02.07.1999 nr. 63 (pasientrettighetsloven)
  • Lov om helsepersonell av 02.07.1999 nr. 64 (helsepersonelloven)
  • Forskrift om habilitering og rehabilitering av 28.06.2001 nr. 765
  • Forskrift om pasientjournal av 21.12.2001 nr. 1385
  • Forskrift om kommunens helsefremmende og forebyggende arbeid i helsestasjons- og skolehelsetjenesten av 03.04.2003 nr. 450
  • Lov om sosiale tjenester (sosialtjenesteloven)
  • Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten av 20.12.2002
  • Forskrift om individuell plan etter helselovgivningen og sosialtjenesteloven av 23.12.2004
  • Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven) av 10.02.1967 nr 00

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Kommunens organisasjonskart
  • Delegasjonsreglement
  • Kommunens rutiner og/eller prosedyrer for arbeid med barn med behov for tjenester fra flere virksomheter:
    1. prosedyrer for skolehelsetjenesten
    2. tverretatlige grupper barn/ unge
    3. bekymringsmelding til barnevernstjenesten
    4. henvisning til psykisk helsearbeider
    5. Rutiner ved behov for særlig hjelp (skole)
    6. Oversikt over navn og funksjonsbeskrivelse for ansatte i barnevernstjenesten, sosial/ omsorgstjenesten med ansvar for barn, skolehelsetjenesten, fastlegen, rektorer, lærere med nøkkelfunksjoner i forhold til målgruppen og forvaltning/fagstøtte og samordning
    7. Kopi av dokumenter for 5 barn
  • Dokumenter som ble gjenomgått under revisjonsbesøket:
  • Diverse journaler

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • 5 barnevernsaker

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • Varsel om tilsyn, brev av 26. juni 2007
  • Brev av 16. august 2007 fra Trøgstad kommune med oversendelse av etterspurt dokumentasjon
  • E- post av 5. september 2007 fra Fylkesmannen i Østfold , ber om tilleggdokumentasjon
  • Brev av 6. september 2007 fra Trøgstad kommune med oversendelse av etterspurt tilleggsdokumentasjon
  • E- post av 21. september 2007 fra Fylkesmannen i Østfold vedlagt program for tilsynet

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Tom- Arne Tørfoss

rådmann

x

x

x

Kåre Steffensen

rektor, Trøgstad ungdomsskole

x

x

Sidsel Skjelstad

rektor, Skjønhaug skole x x x

x

x

x

Hege Bakke

helsesjef/ ledende helsesøster

x

x

x

Erik Skauen

forvaltningssjef

x

x

Heidi Johansen

koordinator for funksjonshemmede

x

x

x

Wenche Hvidsten

leder Nav

x

x

Solveig Lier

leder barnevernstjenesten

x

x

x

Anne- Sofie Olsen

saksbehandler

x

x

Synnøve Wollan

helsesøster

x

Kristine Elsness

spesialpedagog

x

x

Svein Oshaug

skolefaglig rådgiver

x

x

x

Sissel Røen Ytrehus

pleie- og omsorgsleder

x

x

Gro Kristensen

psykiatrisk helsearbeider

x

Kåre Ruud

rektor, Båstad skole

x

Trond A. Enger

rektor, Havnås skole

x

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Kari Riiser, rådgiver
Tor Frigård, rådgiver
Anders Brandt, rådgiver
Atle Grønstøl, rådgiver deltok på sluttmøtet
Solveig Hagelskjær, revisjonsleder