Helsetilsynet

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Østfold

Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet ble det konstatert avvik fra lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheten har vurdert de tiltakene som er satt i verk som tilstrekkelige. Tilsynet er derfor avsluttet.

 

Sammendrag

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Østfold gjennomførte i perioden 07.03.08 (varsel) - 26.06.08 (rapport) tilsyn med kommunale barnevern-, helse- og sosialtjenester til barn i Marker kommune.

Tilsynet omfattet tjenester og tiltak til utsatte barn i skolepliktig alder og tiltak eller tjenester knyttet til overgangen fra barn til voksen. Tilsynet undersøkte om de tre kommunale tjenestene ved behov samarbeider om å gi utsatte barn rette tiltak og tjenester til rett tid.

Tilsynet er en del av et landsomfattende tilsyn i 2008 initiert av Barne- og likestillingsdepartementet og Statens helsetilsyn.

Under tilsynet ble det avdekket ett avvik.

Avvik:

Marker kommune sikrer ikke prosessene som leder frem til at tiltaksplaner utarbeides samtidig med at det fattes vedtak om hjelpetiltak fra barneverntjenesten.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Barnevernloven § 4-5
  • Forskrift om internkontroll § 4

Dato: 26.06.08

Atle Grønstøl
revisjonsleder
Anette Mjelde
revisor

 

 

Anders Brandt
revisor

 

 

1. Innledning


Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i perioden 07.03.08 (varsel) - 26.06.08 (rapport) gjennomført av Fylkesmannen og Helsetilsynet i Østfold. Tilsynet er en del av et landsomfattende tilsyn i 2008 med kommunale barnevern-, helse- og sosialtjenester til utsatte barn i skolepliktig alder og med overgangen av ansvaret for tjenester fra kommunalt barnevern til kommunal sosialtjeneste ved 18 eller 23 års alder.

Dette tilsynet omfatter både barneverntjenester etter barnevernloven og sosialtjenester etter sosialtjenesteloven som er underlagt tilsyn av Fylkesmannen, samt helsetjenester etter helselovgivningen som er underlagt tilsyn av Helsetilsynet i fylket. Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket har oppnevnt et felles tilsynslag for å gjennomføre tilsynet. Foreliggende rapport er utarbeidet i felleskap, og oppfølging av eventuelle avvik vil bli koordinert av Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket.

Svikt oppstår ofte der flere tjenester og lovverk har tilgrensende eller overlappende formål og oppgaver. Barne- og likestillingsdepartementet og Statens helsetilsyn har tilsynserfaring som tilsier at oppmerksomhet må rettes mot tjenester til de brukere som har behov for samordnete tjenester. De barna som har behov for tjenester fra barnevern, helsetjenester og/eller sosialtjenester er sårbare, og barna kan få sin situasjon betydelig forverret hvis kommunene ikke klarer å møte behovene og rettighetene deres på en helhetlig måte.

Formålet med en systemrevisjon er å vurdere om virksomheten, gjennom sin internkontroll, ivaretar ulike krav i lovgivningen. Revisjonen omfatter undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved gransking av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler eventuelle avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift

Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring


2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Marker kommune er organisert i en to-nivå-modell. Rådmannen utøver den daglige overordnede ledelse sammen med to kommunalsjefer. Kommunen er inndelt i 10 virksomheter som ledes av virksomhetsledere. Marker kommune etablerte Nav-kontor høsten 2007. Sosialtjenesten er en del av Nav-Marker. Virksomheter som omfattes av dette tilsynet er virksomhet familie og helse og virksomhet Nav-Marker. Barneverntjenesten og helsetjenesten er egne enheter i virksomhet familie og helse.


3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 7. mars 2008. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble avholdt 18. april 2008.

Gjennomgang av saksmapper 6. mai 2008.

Åpningsmøte ble avholdt 8. mai 2008.

Intervjuer ble gjennomført 8. og 9. mai 2008.

9 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 9. mai 2008.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet omfattet undersøkelse av om kommunens helse- sosial og barneverntjenester, som har kontakt med utsatte barn og unge i skolepliktig alder, sikrer at de får nødvendig og rett hjelp til rett tid og på en samordnet måte. Dette ble gjort ved å undersøke om det fra kommunenes side legges til rette for at tjenestene gir nødvendig hjelp etter lovgivningen, og om kommunen sikrer dette ved oppfølging og kontroll av om kommunens praksis er i samsvar med dens plikter.

Tilsynet undersøkte nærmere om tjenestene og utøverne hadde tilstrekkelig kunnskap om hverandres oppgaver, rammer og tjenestetilbud slik at de ved behov samarbeider om å fange opp og utrede de utsatte barna. Det ble blant annet sett på ivaretakelsen av meldinger til barnevernet, på praktisering av taushetsplikt, opplysningsplikt og opplysningsrett, samt på innhenting av samtykke fra barn og foreldre.

Videre omfattet tilsynet undersøkelse av om tjenestene i tilstrekkelig grad bruker og informerer hverandre og samarbeider når det er behov for det. Som en del av dette samarbeidet ble rutiner for samarbeid, faste møtetidspunkt, klar og kjent oppgavefordeling og lignende undersøkt. Det ble undersøkt om det gjennomføres medisinske undersøkelser ved behov, og om sosialtjenesten vurderer behov for kontakt med barnevernet i saker der sosialtjenestene yter stønad eller bistand til familier.

Det ble videre undersøkt om barnevern-, helse- og sosialtjenesten i kommunen samarbeider med skole, PPT, barnehager, spesialisthelsetjenester og statlig barnevern når det er behov for det. Det ble også undersøkt om de tre kommunale tjenestene ivaretar individuell planlegging ved utarbeidelse av henholdsvis tiltaksplaner etter barnevernloven og individuelle planer etter helse og sosiallovgivningen. Tilsynet undersøkte også om de tre tjenestene ved behov samarbeider om tilrettelegging og gjennomføring av individuelle planer og tiltaksplaner.

Tilsynet omfattet om de tre tjenestene kontinuerlig evaluerer de samlede tiltak og tjenester som ytes til det enkelte barn. Det ble undersøkt nærmere om evalueringene omfatter om barn og foreldre medvirker ved evalueringer av tjenester og tiltak, om man møtes som avtalt, om de ressurser som er besluttet brukt faktisk settes inn, om det er klart hvem som har påtatt seg ansvar for hvilke oppgaver, konsekvenser av omorganiseringer og oppgaveendringer og om man har nådd de mål som var utgangspunktet for samarbeidet.

Tilsynet undersøkte videre om kommunene forbereder og ved behov gjennomfører overgang fra barnevern til sosialtjeneste sammen med den aktuelle ungdommen i god tid, ved for eksempel prosedyrebeskrivelser, faste kontaktpersoner, regelmessig fellesmøter eller lignende.

Tilsynet undersøkte om, og på hvilken måte, kommunens ledelse følger med på at tjenestene samarbeider om utsatte barn og overgangen mellom barnevern og sosialtjeneste. Det ble for eksempel undersøkt om kommunen overvåker at vedtatte tiltak, prosedyrer og oppgavefordeling er gjennomført i praksis, om tjenestene har så god kjennskap til hverandre at de bruker hverandre ved behov, om det er vurdert hvilke områder i samarbeidet som er sårbare for svikt, og om de overvåker om tjenestene fungerer som forutsatt og at tiltaksplaner og individuelle planer evalueres. Det ble også sett på om kommunen har oversikt over klager på de tre tjenestene og anvender disse til forbedring av tjenestene.

Tilsynet undersøkte om kommunen har lagt til rette, ved ansettelser, kartlegging av ansattes kompetanse, opplæringstiltak og lignende, for at ansatte i de tre tjenestene har tilstrekkelig kompetanse til å kunne samarbeide ved behov. Det ble også undersøkt om det er tilrettelagt for bruk av kvalifiserte tolker når det er nødvendig.

Tilsynet undersøkte om kommunen har dokumentasjonssystemer som ivaretar behovet for informasjon om tjenester og tiltak som grunnlag for samarbeid mellom tjenestene.

5. Funn

Avvik 1:

Marker kommune sikrer ikke prosessene som leder frem til at tiltaksplaner utarbeides samtidig med at det fattes vedtak om hjelpetiltak fra barneverntjenesten.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Barnevernloven § 4-5
  • Forskrift om internkontroll § 4

Kommentar:

Det fremgår av barnevernloven § 4-5 at barneverntjenesten skal utarbeide tiltaksplaner når hjelpetiltak iverksettes. Tiltaksplaner skal bidra til å tydeliggjøre barnets særlige behov og sikre den faglige kvaliteten ved barnevernets tiltaksarbeid. Det er videre et mål at tiltaksplaner skal sikre oppfølging og evaluering av iverksatte hjelpetiltak.

Avviket bygger på følgende observasjoner:

  • Gjennomgang av saksmapper viser at det ikke er utarbeidet tiltaksplaner i mange saker der hjelpetiltak er iverksatt.
  • Det bekreftes i intervju at tiltaksplaner ikke systematisk utarbeides samtidig med at vedtak om hjelpetiltak fattes.
  • Det fremgår ikke av vedtak om hjelpetiltak at det er utarbeidet tiltaksplan.
  • I barneverntjenestens årsrapportering for 2007 går det frem at det mangler tiltaksplaner i 37 av 38 saker. Kommunen har påbegynt arbeidet med å rette på forholdene.
  • Det er ikke utarbeidet rutiner som beskriver hvordan kommunen skal jobbe med tiltaksplanarbeidet.

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Det følger av sosialtjenesteloven § 2-1, lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 3 og barnevernloven § 2-1 2. ledd at kommunen skal etablere systemer for internkontroll med egen virksomhet. Internkontroll handler om virksomhetens interne styring og egen kontroll. Det er et ledelsesverktøy – et hjelpemiddel for styring og utvikling av den daglige drift. Internkontrollen skal bidra til at myndighetskrav etterleves, daglige arbeidsoppgaver blir utført, styrt og forbedret i henhold til helse- sosial og barnevernlovgivningen.

På bakgrunn av de funn og avvik som er avdekket under tilsynet, vurderes det at Marker kommune har et forbedringspotensiale når det gjelder å få på plass et tilfredsstillende internkontrollsystem. Det er god kunnskap blant ansatte om de ulike deltjenestenes ansvar, arbeidsmetoder og oppgaver. Det er lav terskel for å ta kontakt mellom tjenestene. Det er i liten grad utarbeidet skriftlige rutiner for de ulike deltjenestenes arbeid, og hvordan samarbeid på tvers av virksomhetene og avdelingene skal foregå. Det foretas heller ikke systematiske risikovurderinger for hvor det kan være fare for svikt i tjenesteytingen.

7. Regelverk

  • lov om barneverntjenester av 17. juli 1992 nr. 100 (bvl.)
  • lov om helsetjenesten i kommunene av 19. november 1982 nr. 66 (khl.)
  • lov om sosiale tjenester mv av 13. desember 1991 nr. 81 (sotjl.)
  • forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester av 14. desember 2005 nr. 1584
  • forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten av 20. desember 2002 nr. 1731
  • forskrift om kommunens helsefremmende og forebyggende virksomhet i helsestasjon og skolehelsetjenesten av 3. april 2003 nr 450 (forskrift om helsestasjon og skolehelsetj.)
  • forskrift av 23. desember 2004 nr 1837 om individuell plan etter helselovgivningen og sosialtjenesteloven
  • lov om pasientrettigheter av 2. juli 1999 nr 63 (pasientrettighetsloven - pasrl.)
  • lov om helsepersonell mv av 2. juli 1999 nr 64 (helsepersonelloven – hlspl.)
  • lov om statlig tilsyn med helsetjenesten av 30. mars 1984 nr 15 (tilsynsloven)
  • forskrift om fastlegeordningen i kommunene av 14. april 2000 nr. 328.
  • forskrift om pasientjournal av 21. desember 2000 nr. 1385
  • lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker av 2. oktober 1967 (forvaltningsloven)
  • lov om kommuner og fylkeskommuner av 25. september 1992 nr 107 (kommuneloven – koml.)
  • lov om arbeids- og velferdsforvaltningen av 16. juni 2006 nr 20

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Organisasjonskart
  • Oversikt over ansatte i barneverntjenesten, sosialtjenesten, helsestasjonstjenesten og psykisk helsetjeneste
  • Delegasjonsreglement fra kommunestyret til rådmann samt internt delegasjonsreglement
  • Årsrapport for virksomhet familie og helse for 2007
  • Mal for samtykkeerklæring
  • Mal for registreringsskjema ved henvendelse
  • Mal for henvisningsskjema til psykisk helse
  • Diverse rutiner hentet fra kvalitetssystemet
  • Opplæringsplan for Marker kommune
  • Nøkkeltall for psykiske helsetjenester til barn og unge

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Saksmapper fra psykisk helse der det er gitt tjenester til barn i skolepliktig alder, eller tjenester til voksne med omsorg for barn i skolepliktig alder
  • Saksmapper fra helsestasjonstjenesten
  • Saksmapper fra barneverntjenesten
  • Saksmapper fra sosialtjenesten

Korrespondanse mellom virksomheten og tilsynsmyndighetene:

  • Varsel om tilsynsbesøk datert 07.03.08
  • Oversendelse av dokumenter fra Marker kommune mottatt 09.04.08
  • Oversendelse av program for tilsynet i e-post 28.04.08
  • Diverse korrespondanse på telefon og e-post mellom Fylkesmannen og kommunens kontaktperson
  • Oversendelse av foreløpig rapport datert 16.06.08
  • Kommunens kommentarer til foreløpig rapport pr. e-post 26.06.08

9. Deltakere ved tilsynet


I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på formøte, åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Formøte

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Anne Marit Aadalen

Leder barneverntjenesten

x

x

x

x

Bjørg Olsson

Virksomhetsleder familie og helse

x

x

x

Ingjerd Raanes Vangstad

Saksbehandler, barneverntjenesten

x

x

Sandra Urtubia

Psykisk helsearbeider, barn og unge

x

x

Marit Solerød

Avd.leder psykisk helse

x

x

x

Ann Kristin Bønødegård

Virksomhetsleder omsorg

x

x

Liv Buer

Ledende helsesøster

x

x

x

Per Øyvind Sundell

Kommunesjef

x

x

Per Lennart Dybvik

Sosialkonsulent

x

x

x

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Anders Brandt, revisor
Anette Mjelde, revisor
Atle Grønstøl. revisjonsleder