Helsetilsynet

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Østfold

Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet ble det konstatert avvik fra lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheten har vurdert de tiltakene som er satt i verk som tilstrekkelige. Tilsynet er derfor avsluttet.

 

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Gjennomføring
4. Hva tilsynet omfattet
5. Funn
6. Vurdering av virksomhetens styringssystem
7. Regelverk
8. Dokumentunderlag
9. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Østfold gjennomførte i perioden 10.03.08 (varsel) - 27.06.08 (rapport) tilsyn med kommunale barnevern-, helse- og sosialtjenester til barn i Våler kommune.

Tilsynet omfattet tjenester og tiltak til utsatte barn i skolepliktig alder, og tiltak eller tjenester knyttet til overgangen fra barn til voksen. Tilsynet undersøkte om de tre kommunale tjenestene ved behov samarbeider om å gi utsatte barn rette tiltak og tjenester til rett tid.

Tilsynet er en del av et landsomfattende tilsyn i 2008 initiert av Barne- og likestillingsdepartementet og Statens helsetilsyn.

Det ble avdekket ett avvik under tilsynet

Avvik:

Våler kommune har ikke etablert et system som sikrer tilstrekkelig informasjon og samarbeid mellom helsetjenesten og barneverntjenesten for å fange opp og utrede tjenestebehov til utsatte barn og unge i skolepliktig alder.

Dato: 27.06.08

Atle Grønstøl
revisjonsleder
Anette Mjelde
revisor

 

 

Anders Brandt
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i perioden 10.03.08 (varsel) til 15.05.08 (sluttmøtet) gjennomført av Fylkesmannen og Helsetilsynet i Østfold. Tilsynet er en del av et landsomfattende tilsyn i 2008 med kommunale barnevern-, helse- og sosialtjenester til utsatte barn i skolepliktig alder, og med overgangen av ansvaret for tjenester fra kommunalt barnevern til kommunal sosialtjeneste ved 18 eller 23 års alder.

Dette tilsynet omfatter både barneverntjenester etter barnevernloven og sosialtjenester etter sosialtjenesteloven som er underlagt tilsyn av Fylkesmannen, samt helsetjenester etter helselovgivningen som er underlagt tilsyn av Helsetilsynet i fylket. Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket har oppnevnt et felles tilsynslag for å gjennomføre tilsynet. Foreliggende rapport er utarbeidet i felleskap, og oppfølging av eventuelle avvik vil bli koordinert av Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket.

Svikt oppstår ofte der flere tjenester og lovverk har tilgrensende eller overlappende formål og oppgaver. Barne- og likestillingsdepartementet og Statens helsetilsyn har tilsynserfaring som tilsier at oppmerksomhet må rettes mot tjenester til de brukere som har behov for samordnete tjenester. De barna som har behov for tjenester fra barnevern, helsetjenester og/eller sosialtjenester er sårbare, og barna kan få sin situasjon betydelig forverret hvis kommunene ikke klarer å møte behovene og rettighetene deres på en helhetlig måte.

Formålet med en systemrevisjon er å vurdere om virksomheten, gjennom sin internkontroll, ivaretar ulike krav i lovgivningen. Revisjonen omfatter undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved gransking av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler eventuelle avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift

Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring


2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold


Våler kommune har litt i overkant av 4000 innbyggere. Kommunen er organisert i 3 enheter; Natur og miljø, Helse- og sosial og Kultur og undervisning. Sentralt for dette tilsynet er Helse og sosial, som er inndelt i tre virksomheter; Helsetjenester, Sosialtjenester inkludert barnevern og pleie og omsorgstjenester. Disse tre virksomhetene ledes av hver sin virksomhetsleder. Helse og sosialenheten ledes av helse- og sosialsjef. Denne stillingen er for tiden vakant. Kommunen skal etablere Nav kontor i løpet av oktober 2009, og står nå foran en omorganisering.


3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 10. mars 2008. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble avholdt 18.april 2008.

Gjennomgang av saksmapper 13. mai 2008.

Åpningsmøte ble avholdt 14 mai 2008.

Intervjuer ble gjennomført 14. og 15. mai 2008.

10 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 15.mai 2008.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet omfattet undersøkelse av om kommunens helse- sosial og barneverntjenester, som har kontakt med utsatte barn og unge i skolepliktig alder, sikrer at de får nødvendig og rett hjelp til rett tid og på en samordnet måte. Dette ble gjort ved å undersøke om det fra kommunens side legges til rette for at tjenestene gir nødvendig hjelp etter lovgivningen, og om kommunen sikrer dette ved oppfølgning og kontroll av om kommunens praksis er i samsvar med dens plikter.

Tilsynet undersøkte nærmere om tjenestene og utøverne hadde tilstrekkelig kunnskap om hverandres oppgaver, rammer og tjenestetilbud, slik at de ved behov samarbeider om å fange opp og utrede de utsatte barna. Det ble blant annet sett på ivaretakelsen av meldinger til barnevernet, på praktisering av taushetsplikt, opplysningsplikt og opplysningsrett, samt på innhenting av samtykke fra barn og foreldre.

Videre omfattet tilsynet undersøkelse av om tjenestene i tilstrekkelig grad bruker og informerer hverandre og samarbeider når det er behov for det. Som en del av dette samarbeidet ble rutiner for samarbeid, faste møtetidspunkt, klar og kjent oppgavefordeling og lignende undersøkt. Det ble undersøkt om det gjennomføres medisinske undersøkelser ved behov, og om sosialtjenesten vurderer behov for kontakt med barnevernet i saker der sosialtjenestene yter stønad eller bistand til familier.

Det ble videre undersøkt om barnevern-, helse- og sosialtjenesten i kommunen samarbeider med skole, PPT, barnehager, spesialisthelsetjenester og statlig barnevern når det er behov for det. Det ble også undersøkt om de tre kommunale tjenestene ivaretar individuell planlegging ved utarbeidelse av henholdsvis tiltaksplaner etter barnevernloven og individuelle planer etter helse og sosiallovgivningen. Tilsynet undersøkte også om de tre tjenestene ved behov samarbeider om tilrettelegging og gjennomføring av individuelle planer og tiltaksplaner.

Tilsynet omfattet om de tre tjenestene kontinuerlig evaluerer de samlede tiltak og tjenester som ytes til det enkelte barn. Det ble undersøkt nærmere om evalueringene omfatter om barn og foreldre medvirker ved evalueringer av tjenester og tiltak, om man møtes som avtalt, om de ressurser som er besluttet brukt faktisk settes inn, om det er klart hvem som har påtatt seg ansvar for hvilke oppgaver, konsekvenser av omorganiseringer og oppgaveendringer og om man har nådd de mål som var utgangspunktet for samarbeidet.

Tilsynet undersøkte videre om kommunene forbereder og ved behov gjennomfører overgang fra barnevern til sosialtjeneste sammen med den aktuelle ungdommen i god tid ved for eksempel prosedyrebeskrivelser, faste kontaktpersoner, regelmessig fellesmøter eller lignende.

Tilsynet undersøkte om og på hvilken måte kommunens ledelse følger med på at tjenestene samarbeider om utsatte barn og overgangen mellom barnevern og sosialtjeneste. Det ble for eksempel undersøkt om kommunen overvåker at vedtatte tiltak, prosedyrer og oppgavefordeling er gjennomført i praksis, om tjenestene har så god kjennskap til hverandre at de bruker hverandre ved behov, om det er vurdert hvilke områder i samarbeidet som er sårbare for svikt, og om de overvåker om tjenestene fungerer som forutsatt og at tiltaksplaner og individuelle planer evalueres. Det ble også sett på om kommunen har oversikt over klager på de tre tjenestene og anvender disse til forbedring av tjenestene.

Tilsynet undersøkte om kommunen har lagt til rette, ved ansettelser, kartlegging av ansattes kompetanse, opplæringstiltak og lignende, for at ansatte i de tre tjenestene har tilstrekkelig kompetanse til å kunne samarbeide ved behov. Det ble også undersøkt om det er tilrettelagt for bruk av kvalifiserte tolker når det er nødvendig.

Tilsynet undersøkte om kommunen har dokumentasjonssystemer som ivaretar behovet for informasjon om tjenester og tiltak som grunnlag for samarbeid mellom tjenestene.

5. Funn

Avvik 1:

Våler kommune har ikke etablert et system som sikrer tilstrekkelig informasjon og samarbeid mellom helsetjenesten og barneverntjenesten for å fange opp og utrede tjenestebehov til utsatte barn og unge i skolepliktig alder.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Barnevernloven (bvl) §§ 2-1 og 3-1 jf. § 3-2 1. og 2. ledd
  • Kommunehelsetjenesteloven (khl) § 1-4 2.ledd
  • Helsepersonelloven (hlspl) § 33 1. ledd
  • Forskrift om internkontroll i helse- og sosialtjenesten § 4
  • Forskrift om internkontroll i barneverntjenesten § 4

Avviket bygger på følgende observasjoner:

  • Det opplyses i intervjuer at samarbeidet mellom barneverntjenesten og helsestasjonstjenesten ikke fungerer tilfredsstillende.
  • Det er opprettet familieteam som skal være en tverrfaglig møteplass. Teamet er en ressursgruppe der familier kan søke råd og veiledning, og veiledningsgruppe for medarbeidere i enkeltsaker. Teamet består av ulike fagpersoner, men det uttrykkes ulik forståelse av hvordan teamet skal brukes, og hvordan man skal jobbe i teamet.
  • Bortsett fra familieteamet er det ikke etablert faste møtepunkter mellom helsetjenesten og barneverntjenesten hvor man drøfter enkeltsaker og hvordan tjenestene samarbeider.
  • Det fremkommer i intervjuer at meldinger fra helsestasjonstjenesten i enkelte tilfeller kommer for sent til barneverntjenesten eller at det ventes for lenge med å ta kontakt med barneverntjenesten
  • Det opplyses i intervjuer at antall bekymringsmeldinger fra helsestasjonstjenesten til barneverntjenesten har gått merkbart ned de siste årene. Denne utviklingen er meldt til virksomhetsnivå uten at dette har ført til en vurdering av årsak og behov for tiltak.
  • Det er ikke foretatt systematiske opplæringstiltak i forhold til meldeplikt, opplysningsplikt og taushetsplikt samt barnevernets arbeidsmetoder.
  • Kommunen har ikke overordnet system for å evaluere samarbeid, metodebruk og arbeidsfordeling mellom de ulike tjenestene
  • Det fremgår av intervjuer at kommunen ikke har foretatt systematiske vurderinger av sårbarhet og risikoområder.

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Det følger av sosialtjenesteloven § 2-1, lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 3 og barnevernloven § 2-1 2. ledd at kommunen skal etablere systemer for internkontroll med egen virksomhet. Internkontroll handler om virksomhetens interne styring og egen kontroll. Det er et ledelsesverktøy – et hjelpemiddel for styring og utvikling av den daglige drift. Internkontrollen skal bidra til at myndighetskrav etterleves, daglige arbeidsoppgaver blir utført, styrt og forbedret i henhold til helse- sosial og barnevernlovgivningen.

Våler kommune har langt på vei etablert et internkontrollsystem. Kommunen har utarbeidet rutiner og prosedyrer på de reviderte områdene. Ansvar og oppgaver er plassert. Kommunen har imidlertid et forbedringspotensial i forhold til å etablere et overordnet system for evaluering, risikovurdering og korrigering av tjenestene og samarbeidet.

7. Regelverk

  • lov om barneverntjenester av 17. juli 1992 nr. 100 (bvl.)
  • lov om helsetjenesten i kommunene av 19. november 1982 nr. 66 (khl.)
  • lov om sosiale tjenester mv av 13. desember 1991 nr. 81 (sotjl.)
  • forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester av 14. desember 2005 nr. 1584
  • forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten av 20. desember 2002 nr. 1731
  • forskrift om kommunens helsefremmende og forebyggende virksomhet i helsestasjon og skolehelsetjenesten av 3. april 2003 nr 450 (forskrift om helsestasjon og skolehelsetj.)
  • forskrift av 23. desember 2004 nr 1837 om individuell plan etter helselovgivningen og sosialtjenesteloven
  • lov om pasientrettigheter av 2. juli 1999 nr 63 (pasientrettighetsloven - pasrl.)
  • lov om helsepersonell mv av 2. juli 1999 nr 64 (helsepersonelloven – hlspl.)
  • lov om statlig tilsyn med helsetjenesten av 30. mars 1984 nr 15 (tilsynsloven)
  • forskrift om fastlegeordningen i kommunene av 14. april 2000 nr. 328.
  • forskrift om pasientjournal av 21. desember 2000 nr. 1385
  • lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker av 2. oktober 1967 (forvaltningsloven)
  • lov om kommuner og fylkeskommuner av 25. september 1992 nr 107 (kommuneloven – koml.)
  • lov om arbeids- og velferdsforvaltningen av 16. juni 2006 nr 20

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Organisasjonskart for Våler kommune
  • Handlingsprogram for Våler kommune 2008-2011
  • Planhjul og målkart i Våler kommune (helse og sosial)
  • Plan for gjennomføring av brukerundersøkelser i Våler kommune våren 2008
  • Plan for kvalitetssikring av helse- og sosialtjenesten i Våler kommune – Internkontrollsystem
  • Mandat for ”Familieteamet”
  • Mandat for ”Tverrfaglig Oppvekst Gruppe”
  • Rutine for oppfølging av barn og unge med AD/HD
  • Rutine for IP i Våler kommune
  • Beskrivelse av barneverntjenestens mål og oppgaver
  • Rutinehåndbok for barneverntjenesten
  • Stillingsbeskrivelse for ansatte i barneverntjenesten
  • Oversikt over ansatte i virksomhet Sosial (inkl. barnevern og tiltak for funksjonshemmede)
  • Oversikt over tjenester i virksomhet Sosial (inkl. barnevern og tiltak for funksjonshemmede)
  • Måltall/resultater for barnevern sosial og tiltak for funksjonshemmede
  • Årsmelding for virksomhet sosial (inkl. barnevern og tiltak for funksjonshemmede)
  • Opplæringsplan for virksomhet sosial – 2007/2008
  • Oversikt over ansatte og stillingshjemler i helsetjenesten
  • Stillingsbeskrivelser for fagsjefer i helsetjenesten
  • Årsmelding for helsetjenesten 2007
  • Virksomhetsplan for helsetjenesten 2008
  • Handlingsplan for psykisk helsearbeid 2007-2010
  • Tiltaksplan for brukerundersøkelse psykisk helse – 2007
  • Diverse rutiner for psykisk helsearbeid
  • Diverse rutiner for samarbeid mellom helsestasjon og andre etater
  • Informasjonsbrosjyre – psykisk helsearbeid
  • Mal for samtykkeerklæring
  • Informasjonsbrosjyre for Våler helsestasjon og skolehelsetjenesten
  • Utdrag fra ”kommunens helsefremmede og forebyggende arbeid i helsestasjons- og skolehelsetjenesten” veileder
  • Oversikt over helsestasjonstjenestens tverrfaglige samarbeidsfora
  • Opplæringsplan for virksomhet helse

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Saksmapper fra psykisk helse der det er gitt tjenester til barn i skolepliktig alder, eller tjenester til voksne med omsorg for barn i skolepliktig alder.
  • Saksmapper fra helsestasjonstjenesten
  • Saksmapper fra sosialtjenesten
  • Saksmapper fra tiltak for funksjonshemmede

Korrespondanse mellom virksomheten og tilsynsmyndighetene:

  • Varsel datert 10.03.08
  • Oversendelse av dokumenter fra Våler kommune 08.04.08
  • Oversendelse av program for tilsynet i e-post 05.05.08
  • Diverse telefonsamtaler mellom Fylkesmannen og kommunens kontaktperson.
  • Oversendelse av foreløpig tilsynsrapport datert 16.06.08
  • Kommunens tilbakemelding på foreløpig tilsynsrapport datert 27.06.08

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på formøtet, åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Formøte

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Karin Johannessen

Virksomhetsleder sosial

X

X

X

X

Sissel Pedersen

Koordinator for funksjonshemmede

X

Tone Lima

Fagsjef psykisk helsearbeid

X

X

X

X

Anne T. Kopperud

Fagleder

X

X

X

X

Eline Uthus

Virksomhetsleder helse

X

X

X

X

Boye Hamre

Sosialkonsulent

X

X

X

X

Harald Hammer

Ass. Rådmann

X

Arve Langøy

Fagleder barnevern

X

X

X

X

Maylene Dueskar

Sosialkonsulent

X

Anne Schillinger

Psykiatrisk sykepleier/helsesøster

X

X

X

Lene Rønvik

Barnevernkonsulent

X

X

Helge Støwer

Rådmann

X

X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Anette Mjelde, revisor
Anders Brandt, revisor
Atle Grønstøl, revisjonsleder