Helsetilsynet

Fylkesmannen i Østfold

Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet ble det konstatert avvik fra lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheten har vurdert de tiltakene som er satt i verk som tilstrekkelige. Tilsynet er derfor avsluttet.

 

Sammendrag

1. Innledning

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

3. Gjennomføring

4. Hva tilsynet omfattet

5. Funn

6. Regelverk

7. Dokumentunderlag

8. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene av kommunens sosial- og helsetjenester som tilsynet omfattet. Systemrevisjonen omfattet kommunens styring og kontroll med at voksne som har alvorlig psykisk sykdom, får individuelt tilrettelagte, koordinerte og forsvarlige tjenester, og at tjenestemottaker får medvirke. Revisjonen omfatter alle faser i tjenesteytingen fra planlegging og tildeling til iverksetting, gjennomføring og evaluering av tildelte sosial- og helsetjenester.

Gjennomgåtte dokumenter, intervjuer og verifikasjoner tyder i all hovedsak på at det er etablert nødvendige tiltak for å styre virksomheten slik at voksne personer som har alvorlig psykisk sykdom mottar forsvarlige tjenester. Tilsynet avdekket likevel ett avvik knyttet til iverksetting av vedtak om støttekontakt. Virksomhetens internkontroll sikrer ikke at det settes inn andre tiltak der støttekontakt ikke kan skaffes. Det gjelder spesielt kravet om at ansvarlige for virksomheten må vurdere om eksisterende ordninger, rutiner og praksis er tilfredsstillende.

Påpekte mangler ved internkontrollen/kvalitetsstyringssystemet kan redusere virksomhetens evne til å gi individuelt tilrettelagte, koordinerte og forsvarlige tjenester. Videre svekkes virksomhetens mulighet til å følge opp om praksis er i strid med rutiner og regelverk for øvrig.

Under tilsynet ble det avdekket ett avvik og gitt en merknad.

Avvik:

Kommunen sikrer ikke at vedtak om støttekontakt blir iverksatt innen forsvarlig tid

Merknad:

Kommunen har et forbedringspotensial ved utforming av vedtak fra psykisk helseteam

Dato: 14.05.09

Atle Grønstøl
revisjonsleder

Astrid Sponheim Hunderi
revisor

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Trøgstad kommune i perioden 27.10.08 (varsel om tilsyn) – 14.05.09 (rapport). Tilsynet inngår i den planlagte tilsynsvirksomheten til Fylkesmannen og Helsetilsynet i Østfold. Målgruppen for tilsynet er voksne med alvorlig psykisk sykdom.

Tilsynet omfatter både helsetjenester etter helselovgivningen, som er underlagt tilsyn fra Helsetilsynet i fylket, og sosiale tjenester etter sosialtjenesteloven, som er underlagt tilsyn fra Fylkesmannen. Koordinerte og helhetlige tjenester er blant de mest kritiske faktorer ved tjenesteytingen til personer som er alvorlig psykisk syke.

Fylkesmannen som ansvarlig for tilsynet med sosialtjenesten og Helsetilsynet i fylket som ansvarlig for tilsynet med helsetjenesten, har oppnevnt et felles tilsynsteam for å gjennomføre tilsynet. Det er utarbeidet en felles rapport. Oppfølgingen av avvikene vil bli koordinert.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6. Helsetilsynet i fylket er gitt myndighet til å føre tilsyn med helsetjenesten etter lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 2.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Trøgstad kommune har litt i overkant av 5000 innbyggere. Kommunen er organisert etter tonivåmodellen. Den administrative organisasjonen ledes av rådmann og kommunalsjef. Kommunen er videre inndelt i 13 selvstendige virksomheter som ledes av virksomhetsledere som har vedtaksmyndighet, budsjettansvar og personalansvar innenfor sin virksomhet. Virksomhetslederne rapporterer direkte til rådmannen. Tilsynet omfattet tre virksomheter; helsetjenesten, NAV Trøgstad, og pleie og omsorg.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble sendt ut 27.10.08 Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 11.12.08

Intervjuer ble foretatt 11.12.08 og 12.08.08

9 personer ble intervjuet.

Sluttmøte ble avholdt 12.12.08

4. Hva tilsynet omfattet

Temaet for tilsynet var hvordan kommunen gjennom organisering, styring og ledelse sikrer at voksne som er alvorlig psykisk syke får forsvarlige tjenester. Tilsynet omfattet store deler av de kommunale sosial - og helsetjenestene. Problemstillingene som er undersøkt er delt opp langs en tidslinje i tre faser:

  • Oppstartsfasen som omhandler tilgjengelighet, håndtering av nye henvendelser, planlegging, utredning og beslutning
  • Iverksettingsfasen som omhandler alt fra planer, beslutninger og vedtak til konkrete tjenester og tiltak
  • Oppfølgingsfasen som omhandler oppfølging av tjenestemottaker, revurdering av behov og eventuell justering av tjenester.

Kommunens oppgaver innenfor de forskjellige fasene henger sammen. Svikt som avdekkes kan få konsekvenser både ved oppstart, iverksetting og senere oppfølging. For den enkelte bruker kan det variere hvordan sakene starter opp, og om for eksempel deler av tjenestetilbudet utredes mens andre deler iverksettes. For mange av de aktuelle tjenestemottakere kan det også være at tjenestebehovet både i bredde og omfang utvikles over lang tid uten noen egentlig ”startpunkt”. I tilknytning til hver fase er det også undersøkt om kommunen oppfyller krav i sosial- og helselovgivningen gjennom:

  • Brukermedvirkning
  • Koordinering
  • Individualisering
  • Faglig forsvarlig tjenesteyting

5. Funn

Avvik 1:

Kommunen sikrer ikke at vedtak om støttekontakt blir iverksatt innen forsvarlig tid

Avvik fra: sosialtjenesteloven § 4-3, jf. § 4-2 bokstav c, kvalitetsforskriften § 3, internkontrollforskriften § 4 annet ledd bokstavene f og g, jf. §§ 4 og 5.

Avviket bygger på følgende :

  • Flere vedtak om støttekontakt er ikke er iverksatt. Det opplyses at årsaken til dette er mangel på støttekontakter og vanskeligheter med å rekruttere støttekontakter.
  • Virksomhetens internkontroll sikrer ikke at det settes inn andre tiltak der støttekontakt ikke kan skaffes. Det gjelder spesielt kravet om at ansvarlige for virksomheten må vurdere om eksisterende ordninger, rutiner og praksis er tilfredsstillende

Merknad 1:

Kommunen har et forbedringspotensial ved utforming av vedtak fra pskykisk helseteam

Merknader bygger på:

  • Noen vedtak hjemles i kommunehelsetjenesten, andre vedtak hjemles i sosialtjenesteloven. Det er ikke tydelig og klart når de ulike lovhjemlene anvendes
  • Vedtakene er lite spesifikke mht. hvilke tjenester tjenestemottakeren har fått innvilget. Mange av vedtakene beskriver at ”psykiatriske tjenester innvilges” uten at det det er nærmere angitt hva hjelpebehovet er eller på hvilken måte hjelpebehovet skal dekkes.
  • Det er i liten grad angitt omfang av tjenesten i form for eksempel timer pr. dag eller uke.
  • I mange saker mangler det koordinert og samordnet utredning og kartlegging av tjenestebehovet. Det er i liten grad redegjort for hvilke vurderinger som ligger til grunn.
  • Det er ikke etablert kontrollrutiner som sikrer at vedtak fattet av psykisk helseteam er i henhold til forvaltningslovens bestemmelser.

Kommentar:

En viss fleksibilitet i vedtakene vil ofte være en fordel. Man kan lettere skreddersy et opplegg som passer brukeren. Dessuten vil man kunne gjøre mindre endringer i tjenestene i tråd med variasjonene i behovene til brukeren uten å måtte treffe nye vedtak hver gang. Vedtakene må likevel ikke bli så vage at det går på bekostning av brukerens rettssikkerhet. Når omfang og type tjenester ikke fremgår av vedtaket, mister tjenestemottakeren en mulighet til å klage på omfang og type tjeneste. Mangelfull eller manglende begrunnelse kan også medføre at kommunen ikke gjennomfører nødvendig kvalitetssikring av innhold og type tjeneste som tildeles.

6. Regelverk

  • Lov av 30. mars 1984 nr.15 om statlig styring med helsetjenesten
  • Lov av 13. desember 1991 nr.81 om sosiale tjenester m.v.
  • Lov av 19. november 1982 nr.66 om helsetjenesten i kommunene
  • Lov av 2. juli 1999 nr.63 om pasientrettigheter
  • Lov av 2. juli 1999 nr.64 om helsepersonell m.v.
  • Lov av 10. februar 1967 om behandlingsmåter i forvaltningssaker
  • Forskrift av 23. desember 2004 nr.1837 om individuell plan etter helselovgivningen og sosialtjenesteloven
  • Forskrift av 28. juni 2001 nr.765 om habilitering og rehabilitering
  • Forskrift av 27. juni 2003 nr. 792 om kvalitet i pleie- og omsorgstjenesten
  • Forskrift av 21. desember 2002 nr.1385 om pasientjournal
  • Forskrift av 20.desember 2002 nr.1731 om internkontroll i sosial –og helsetjenesten

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Oversikt over organisasjonen (organisasjonskart), med beskrivelse av hvilke deler av kommunen som har oppgaver og ansvar for helse- og sosialtjenester til voksne med psykiske lidelser
  • Oversikt over ansatte med oppgaver innenfor tilsynets tema
  • Delegasjonsreglement og beskrivelse av hvordan ansvar og myndighet er delegert
  • Årsmeldinger og virksomhetsplaner for de reviderte tjenesteområdene
  • Skriftlige samarbeidsavtaler eller prosedyrer innenfor tilsynets tema
  • Dokumentasjon og annen informasjon som gjelder koordinering av tjenester, herunder utredning, planlegging, gjennomføring og evaluering av tjenester til voksne med psykiske lidelser
  • Opplysninger om tiltak som sikrer brukermedvirkning
  • Opplysninger om rutiner/prosedyrer for gjennomgang av driften, herunder evaluering av resultater/tjenesten
  • Opplæringsplaner for tjenesteområdene
  • Andre styrende dokumenter i internkontroll/kvalitetssystemet, herunder avvikssystem
  • Annen relevant dokumentasjon som etter kommunens mening kan gi oversikt og informasjon om tjenesten

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

Under tilsynsbesøket ble det gjennomgått saksmapper fra pleie og omsorg, psykisk helseteam og NAV Trøgstad.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • Varsel om tilsyn, brev datert 27.10.08
  • Kommunens oversendelse av dokumenter datert 20.11.08
  • Oversendelse av program for tilsynet 01.12.08
  • Diverse korrespondanse pr. tlf og e-post
  • Oversendelse av vedtak og avviksmeldinger fra pleie og omsorg datert 17.12.08
  • Oversendelse av foreløpig tilsynsrapport datert 11.03.09

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Hilde Naddumsether

Fung. Fagleder, helsetjenesten

X

X

Liv Sundal

Sps. Hjelpepleier, helsetjenesten

X

Ingrid Evensen

Sykepleier, pleie og omsorg

X

Riittaleena Ahlquist-Bergstrøm

Psykisk helsearbeider, helsetjenesten

X

X

Birgitte Knudsen

Boveileder, NAV Trøgstad

X

X

X

Heidi Johansen

Konsulent for funksjonshemmede, NAV Trøgstad

X

X

X

Rita J. Elg

Aktivitør, helsetjenesten

X

Aslak Aftenstjerne

Fagkonsulent, pleie og omsorg

X

Erik Skauen

Kommunesjef

X

X

Hege Bakke

Virksomhetsleder, helsetjenesten

X

X

X

Ruth Raknerud

Miljøarbeider/sosionom, helsetjenesten

X

Sissel Røen Ytrehus

Virksomhetsleder, pleie og omsorg

X

X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Atle Grønstøl, seniorrådgiver
Astrid Sponheim Hunderi, seniorrådgiver