Helsetilsynet

Fylkesmannen i Østfold

Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet ble det konstatert avvik fra lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheten har vurdert de tiltakene som er satt i verk som tilstrekkelige. Tilsynet er derfor avsluttet.

 

Sammendrag

1. Innledning

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

3. Gjennomføring

4. Hva tilsynet omfattet

5. Funn

6. Regelverk

7. Dokumentunderlag

8. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag

Fylkesmannen i Østfold gjennomførte i perioden 16.04.09 til 09.06.09 tilsyn med Askim kommunes etterlevelse av plikt til å fremskaffe midlertidig husvære i henhold til sosialtjenesteloven § 4-5.

Tjenesten er på tidspunktet for tilsynet lagt til kommunens sosialkontortjeneste. Nav kontoret var på dette tidspunktet ennå ikke etablert. Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

  • Om tjenesten midlertidig bolig var gjort kjent for innbyggere som hadde behov for tjenesten og om behovene ble fanget opp.
  • Om behovet var utredet og om tjenesten kunne iverksettes umiddelbart
  • Om kommunen hadde oversikt over og la til rette for at opphold i midlertidig bolig ikke ble langvarig
  • Om de ansattes og tjenestemottakerens erfaringer og tilbakemeldinger ble benyttet i Forbedringsarbeidet

Det ble funnet ett avvik under tilsynet, jf. rapporten kapittel 5.

Dato: 26.04.10

Jens R. Nygaard
revisjonsleder

Nina Westby Evensen
revisor

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Askim kommune i perioden fra 16.04.09 med varsel om tilsyn og til gjennomført tilsynsbesøk 09.06.09. Revisjonen inngikk som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet for 2009.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med tjenesten midlertidig husvære etter dagjeldende lov om sosiale tjenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved gransking av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Askim kommune er Østfolds 5. by og er regionsenter i indre Østfold. Kommunen har vel 14.700 innbyggere og ligger sentralt plassert ved E18. Askim er som regionsenter, og med nærhet til Oslo, attraktiv for både bosetning og næringsliv. Ca 2000 personer pendler inn i kommunen til sine arbeidsplasser, og ca 3000 pendler daglig ut av kommunen, de fleste til Oslo- regionen.

Tjenesten midlertidig husvære er på tidspunktet for tilsynet lagt til kommunens virksomhet sosiale tjenester. NAV- kontor ble etablert i kommunen høsten 2009 og tjenesten midlertidig bolig er ved lovendring gjeldende fra 01.01.10 lovfestet som en tjeneste som skal leveres av kommunen innenfor NAV.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 16.04.09. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble ikke avholdt.

Åpningsmøte ble avholdt 09.06.09.

Intervjuer

3 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 09.06.09.

Foreløpig tilsynsrapport ble utarbeidet 04.11.09. Kommunen har ikke gitt noen merknader til denne.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet omfattet kommunes tilbud om midlertidig husvære. Tilsynet ble gjennomført etter tre innfallsvinkler: Oppstart, iverksetting og oppfølging.

I oppstartsfasen undersøkte tilsynet kommunens system for informasjon og kjennskap til tjenesten, om det ble foretatt forsvarlig utredning av behov, om det fattes enkeltvedtak og om det er tilbud til alle grupper.

I iverksettingsfasen ble det undersøkt om tjenesten kunne iverksettes innen rimelig tid.

I oppfølgingsfasen ble systemet for oppfølging av den enkelte som bodde i midlertidige husvære undersøkt.

5. Funn

Avvik 1:

Askim kommune sikrer ikke at tjenestemottakere som er i behov av midlertidig husvære mottar et forsvarlig tilbud etter lov om sosiale tjenester § 4-5.

Avvik fra følgende myndighetskrav: Lov om sosiale tjenester § 4-5

Avviket bygger på følgende:

  • Mangelfullt informasjonsmateriell om tjenesten
  • Feilaktig lovhjemling av tjenesten i tildelingsvedtak (§ 5-1) Det er ikke fattet vedtak om avslag på tjenesten
  • Vedtak om innvilget tjeneste er fattet i etterkant av oppholdet i det midlertidige husværet
  • Kommunen gjør ikke systematisk bruk av avvik og bruker- erfaringer med tjenesten i sitt forbedringsarbeid
  • Kommunen sikrer ikke at tilbudte midlertidige husvære er av forsvarlig kvalitet iht. rundskriv U-5/2003

6. Regelverk

  • Lov om sosiale tjenester § 4-5 om midlertidig husvære
  • Internkontrollforskrift i sosial- og helsetjenesten

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Boligsosial handlingsplan for Askim kommune 2004- 2009
  • Informasjon om tjenesten fra kommunens intranett Informasjon om tjenesten fra kommunens hjemmeside Dokument ”Sjekkliste før tilsynsbesøk 9. juni 2009” Organisasjonskart
  • Delegering av myndighet fra rådmannen til virksomhetsleder
  • Delegering av myndighet til fagkoordinator
  • Funksjons- og oppgavebeskrivelse for alle saksbehandlerne i virksomheten
  • Rutinehåndbok, virksomhet sosiale tjenester, ajourført 2009
  • Kompetanseplan for helse- og sosialområdet 2007- 2010
  • Tertialrapporter
  • NAV Askim – grensesnitt mot kommunale samarbeidspartnere

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Klientmapper for personer som har henvendt seg til sosialtjenesten og søkt om midlertidig husvære.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • Fylkesmannens brev  av 16.04.09 om varsel om tilsyn
  • Kommunens oversendelse av dokumentasjon ved brev av 10.05.09
  • Foreløpig tilsynsrapport 04.11.09

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Aase Koppang

Sosionom, mottakskonsulent

X

X

X

Rita H. Skoglund

Sosionom, rus/psykiatri

X

X

Vivi- Ann T. Bjerke

Avd. leder NAV Askim

X

X

Anne K. Berg

Avd. leder NAV Askim

X

X

Gunn Melnæs

Fagkoordinator sosiale tjenester

X

X

X

Marit Femmen

Virksomhetsleder/ prosjektleder NAV

X

X

X


Fra tilsynsmyndigheten deltok:
Revisorene Nina Westby Evensen, Kjersti Salberg og Dag Olsen og revisjonsleder Jens R. Nygaard