Helsetilsynet

Fylkesmannen i Østfold

Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet ble det konstatert avvik fra lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheten har vurdert de tiltakene som er satt i verk som tilstrekkelige. Tilsynet er derfor avsluttet.

 

Sammendrag

1. Innledning

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

3. Gjennomføring

4. Hva tilsynet omfattet

5. Funn

6. Regelverk

7. Dokumentunderlag

8. Deltakere ved tilsynet


Sammendrag

Fylkesmannen i Østfold gjennomførte i perioden 16.04.09 til 09.06.09 tilsyn med Moss kommunes etterlevelse av plikt til å fremskaffe midlertidig husvære i henhold til sosialtjenesteloven § 4-5.

Tjenesten er på tidspunktet for tilsynet lagt til kommunens sosialkontortjeneste. Nav- kontoret var på dette tidspunktet ennå ikke etablert i kommunen. Denne rapporten beskriver de avvik

og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

  • Om tjenesten midlertidig bolig var gjort kjent for innbyggere som hadde behov for tjenesten og om behovene ble fanget opp.
  • Om behovet var utredet og om tjenesten kunne iverksettes umiddelbart
  • Om kommunen hadde oversikt over og la til rette for at opphold i midlertidig husvære ikke ble langvarig
  • Om de ansattes og tjenestemottakerens erfaringer og tilbakemeldinger ble benyttet i forbedringsarbeidet

Det ble funnet ett avvik under tilsynet, jf. rapporten kapittel 5:

Moss kommune sikrer ikke at tjenestemottakere som er i behov av midlertidig husvære får et forsvarlig tilbud etter sosialtjenesteloven § 4-5

Dato:

Jens R. Nygaard
revisjonsleder

Nina Westby Evensen
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Moss kommune i perioden 17.04.09 – 18.06.09. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Moss kommune er en bykommune i Østfold med vel 29.000 innbyggere. Byen fungerer som et regionsenter for omliggende landkommuner. Med sin beliggenhet nær sentrale ferdselsårer som E- 6 og jernbane er kommunen attraktiv for bosetting og næringsliv.

Tjenesten midlertidig husvære er på tidspunktet for tilsynet lagt til kommunens forvaltningskontor for sosiale tjenester. NAV- kontor skal etableres i kommunen høsten 2009, og tjenesten midlertidig husvære skal følge med som en tjeneste som skal leveres av Nav - kontoret i Moss.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 17.04.09. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapittel 7 ”Dokumentunderlag”.

Åpningsmøte ble avholdt 18.06.09.

Intervjuer

4 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 18.06.09.

Foreløpig tilsynsrapport foreligger ved rapport datert 07.12.09.

Tilsvar til foreløpig tilsynsrapport foreligger ved kommunens brev av 29.12.09.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet omfattet kommunes tilbud om midlertidig husvære. Tilsynet ble gjennomført etter tre innfallsvinkler: Oppstart, iverksetting og oppfølging.

I oppstartsfasen undersøkte tilsynet kommunens system for informasjon om tjenesten og spredning av kunnskap om tjenesten til aktuelle tjenesteytere. Videre ble det undersøkt om det ble foretatt forsvarlig utredning av behov ved henvendelser om tjenesten, om det fattes enkeltvedtak og om tjenesten gjøres tilgjengelig for alle aktuelle brukere.

I iverksettingsfasen ble det undersøkt om tjenesten kunne iverksettes innen rimelig tid.

I oppfølgingsfasen ble kommunens system for oppfølging av den enkelte beboer i midlertidig husvære undersøkt.

5. Funn

Avvik 1

Moss kommune sikrer ikke at tjenestemottakere som er i behov av midlertidig husvære får et forsvarlig tilbud etter sosialtjenesteloven § 4-5

Avvik fra følgende myndighetskrav: Lov om sosiale tjenester § 4-5

Avviket bygger på følgende:

  • Kommunen har ikke system for å sikre at midlertidig husvære som tilbys holder rett og forsvarlig kvalitet iht. rundskriv U- 5/2003.
  • Kommunen sikrer ikke at tjenesten finnes i nødvendig antall i forhold til befolkningens behov.
  • Feilaktig lovhjemling ved tildeling av tjenesten (§§ 5-1 og 6-1)
  • Fare for at muntlige søknader om tjenesten i ekspedisjonen ikke håndteres videre som søknad om midlertidig husvære.
  • Søkere til tjenesten kartlegges ift. andre muligheter før søknad leveres og sluttbehandles. Kommunen hadde ikke vedtak om rene avslag om tjenesten. Vedtak om innvilget tjeneste er fattet i etterkant av oppholdet i det midlertidige husværet.
  • Kommunen gjør ikke systematisk bruk av tilfeller av svikt i tjenesten og brukernes erfaringer med tjenesten i sitt systematiske forbedringsarbeid av tjenesten.

6. Regelverk

  • Lov om sosiale tjenester § 4-5 om midlertidig husvære
  • Internkontrollforskrift i sosial- og helsetjenesten

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Organisasjonskart kommuneforvaltning sosiale tjenester
  • Boligsosial handlingsplan for Moss kommune 2008
  • Aktiv sosial boligpolitikk i Moss kommune, vedtatt i formannskapet 30.03.09
  • Søknadsskjema, Bokart
  • Flytskjema; samarbeid Moss kommunale eiendomsselskap (MKE) og sosialtjenesten
  • Leiekontrakt MKE Rutine: Tildeling av bolig
  • Rutine: Økonomisk sosialhjelp – husleiegaranti Befaringsrapport fra ing. Egil Watndal – eksempler Samarbeid Moss kommune – Leieboerforeningen Samarbeid Moss kommune – Kriminalomsorgen Prosjekt Kontra utkastelse – Presentasjon av prosjekt
  • Dokumentasjon på diverse aktiviteter for kompetanseutvikling av ansatte
  • Revisjonsteamet har også gransket informasjon om tjenesten midlertidig husvære som er lagt ut på kommunens hjemmeside.

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Deler av klientmapper for personer som har henvendt seg til sosialtjenesten med behov for midlertidig husvære. Resterende dokumentasjon var innelåst i kommunens hvelv. Hvelvet hadde umiddelbart før tilsynet gått i vranglås og dokumentene var følgelig utilgjengelige for både kommunen og tilsynet. De resterende dokumentene ble imidlertid overlevert tilsynet i kopi kort tid etter tilsynsbesøket og legges til grunn som dokumentasjon for tilsynet.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen: Fylkesmannens brev av 17.04.09 om varsel om tilsyn

  • Kommunens oversendelse av dokumentasjon ved brev av 07.05.09
  • Foreløpig tilsynsrapport datert 07.12.09
  • Tilsvar til foreløpig tilsynsrapport datert 29.12.09

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Ellen A. Johansen

Sosionom, mottak

X

X

X

Aud Kruse Gundersen

Saksbehandler boligkonsulent

X

X

Ann Elise Berger

Saksbehandler mottak, kommunale garantier

X

X

Liv Torunn Enger

Fagkoordinator mottaksteam

X

X

X

Ingvild Sandsberg

Fagkoordinator oppfølgingsteam

X

X

Kari- Mette Mjønner

Prosjektleder, Nav- leder fra 19.10.09

X

X

Eva Hustoft

Saksbehandler oppfølging

X

X

X

Anders Edin

Sosionom mottak

X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Revisorene Kjersti Salberg, Nina Westby Evensen, Dag Marcussen Olsen og revisjonsleder Jens R. Nygaard