Helsetilsynet

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Hovedtema for dette tilsynet er hvordan institusjonen gjennom sin internkontroll sikrer at det ikke benyttes ulovlig tvang ved ransaking av rom og eiendeler, kroppsvisitasjon og beslaglegging/tilintetgjøring, samt hvordan institusjonen forholder seg til situasjoner der beboere rømmer fra institusjonen.

Det b1e avdekket tre avvik under tilsynsbesøket:

Avvik 1:

Institusjonen sikrer ikke at beslutning om kroppsvisitasjon og ransaking av rom og eiendeler tas av avdelingsleder.

Avvik 2:

Institusjonen sikrer ikke at ungdommen får mulighet til å uttale seg ved frivillig tilbakeføring etter en rønming

Avvik 3:

Institusjonen sikrer ikke at det som beslaglegges utelukkende er farlig gjenstander og rusmidler.

Dato: 17.12.10

Maria Kjølberg Evensen
revisor

Anders Brandt
revisjonsleder

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Aleris Ungplan AS, Bofellsskap region Øst Sarpsborg i perioden 02.11.10 - 08.12.10. Revisjonen inngår som en de1 av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

I medhold av barnevernloven §§ 2-3 fjerde ledd bokstav c og 5-7 skal Fylkesmannen føre tilsyn med at barneverninstitusjoner drives i samsvar med barnevernloven og tilhørende forskrifter. Tilsynsforskriften § 9 på1egger Fylkesmannen å føre ti1syn ved systemrevisjon i institusjonene hvert år. Ved denne tilsynsmetoden undersøkes om virksomheten gjennom sin internkontroll sikrer oppfyllelse av bestemte lovkrav innenfor de tema tilsynet omfatter. En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Revisjonen omfattet undersøkelse om: hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter tiltakene følges opp i praksis og korrigeres hvis det er nødvendig tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avviker mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknader forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten fmner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Aleris Ungplan AS, Bofellesskap region Øst Sarpsborg er en privat barneverninstitusjon som tilbyr omsorgs-, opplærings-ogbehandlingstilbud tilpasset den enkelte ungdom. Institusjonens administrasjon har adresse i Sarpsborg kommune. Institusjonen tar imot jenter og gutter mellom 12 og 18 (23) år. Institusjonens avdelinger tar imot ungdommer med hjelpetiltak, omsorgs- og/eller atferdsvedtak avhengig av avdeIingens godkjenning og kapasitet. Dette gjelder ungdommer som av ulike årsaker ikke lenger kan bo hjemme, som har det vanskelig med segog sine omgivelser, og som i kortere eller lengre tid er i behov av et institusjonsopphold for å få til en endring i sin livssituasjon.

Institusjonen har på tilsynstidspunktet 6 avde1inger lokalisert u1ike steder i Østfold fylke. 4 av disse er institusjonsavdelinger med medlevertumus, i de 2 andre avdelingene bor ungdommene i separate leiligheter med døgnkontinuerlig oppfølging av miljøterapeut. Institusjonen er godkjent for plassering av til sammen 33 barn og unge med hjemmel i barnevemloven § 4-4 5. ledd, § 4-6, § 4-12 og §§ 4-24, 4-25 og 4-26. Hver avdeling er organisert med egen personalgruppe 1edet av avdelingsleder. Institusjonen har 4 avdelingsledere som er delegert ansvar for sine tiltak. De rapporterer til leder for bofellesskapet, som er øverste administrative og faglige leder.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Forhåndsgransking av dokumenter

På forhånd gjennomgikk revisjonsteamet tilsendt dokumentasjon og prosedyrer

Åpningsmøte 07.12.10

Informasjon fra Fylkesmannen om gjennomføring av revisjonen

Dokumentgjennomgang 07.12.10

Gjennomgang av diverse fremlagt dokumentasjon

Intervjuer 7. og 8.12.10

7 ansatte ble intervjuet, jf liste nedenfor.

Sluttmøte 08.12.10

Sluttmøte med kort presentasjon av funn og observasjoner.

4. Hva tilsynet omfattet

Hovedtema for dette tilsynet er hvordan institusjonen gjennom sin internkontroll sikrer at det ikke benyttes ulovlig tvang ved ransaking av rom og eiendeler, kroppsvisitasjon og beslaglegging /tilintetgjøring samt hvordan institusjonen forholder seg til situasjoner der beboere rømmer fra institusjonen. Fylkesmannen har undersøkt om institusjonens ledelse følger med på at praksisen som utøves er i samsvar med myndighetskrav som gjelder på de aktuelle områdene, og evt. iverksetter tiltak for å korrigere praksis dersom dette er nødvendig.

Ransaking av rom og eiendeler og kroppsvisitasjon
Tilsynet undersøkte om institusjonen har rutiner for når en beboer kan kroppsvisiteres, og når vedkommendes rom og eiendeler kan ransakes, og hvem som kan beslutte slik ransaking. Videre ble det undersøkt hvorvidt rutinene var i samsvar med rettighetsforskriftens bestemmelser, og om de ble fulgt opp i praksis.

Beslaglegging og tilintetgøring
Tilsynet undersøkte om institusjonen har rutiner for hva som kan beslaglegges, hvem som beslutter dette og hva som gjøres med det som beslaglegges. Videre ble det undersøkt om institusjonens rutiner er i samsvar med rettighetsforskriftens bestemmelser på dette området og om de bIir fulgt opp i praksis.

Tilbakeføring ved rømming
Tilsynet undersøkte om institusjonen har rutiner for hvordan de ansatte skal forholde seg når beboere rømmer fra institusjonen. Herunder hva som defineres som "rømming", hvem som kontaktes ved rømming, og hvordan institusjonen samarbeider med barneverntjenesten og politiet i slike situasjoner. Det ble videre undersøkt om institusjonens rutiner er i samsvar med rettighetsforskriftens bestemmelser på dette området og om de følges opp i praksis. Det ble undersøkt om institusjonen dokumenterer hvordan situasjonene håndteres, og hvordan tilbakeføringsprosessen blir gjennomført.

5. Funn

Det ble avdekket tre avvik under denne revisjonen.

Avvik 1

Institusjonen sikrer ikke at beslutning om kroppsvisitasjon og ransaking av rom og eiendeler tas av avdelingsleder.

Avvik fra:

  • Forskrift om rettigheter og bruk av tvang under opphold i barneverninstitusjon§§ 14 og 16.

Kommentar:

Etter forskriften §§ 14 og 16 skal beslutninger om kroppsvisitasjon og ransaking av rom og eiendeler, tas av styrer eller styrers stedfortreder.

Avviket bygger på følgende observasjoner:

  • Ved gjennomgang av 11 vedtak om kroppsvisitasjon eller ransaking, var ingen beslutninger dokumentert tatt av avdelingsleder.
  • Intervjuer bekrefter at institusjonen har en ulik forståelse av hvem som kan ta beslutning om kroppsvisitasjon og ransaking. Ved enkelte avdelinger tas beslutningene av miljøterapeut eller teamleder.
  • Intervjuer og dokumentgjennomgang bekrefter at institusjonen mangler system for å kontrollere at beslutning om tvang fattes i tråd med rettighetsforskriften og egne prosedyrer.

Avvik 2:

Institusjonen sikrer ikke at ungdommen får mulighet til å uttale seg ved frivillig tilbakeføring etter en rømning.

Avvik fra:

  • Forskrift om rettigheter og bruk av tvang under opphold i barneverninstitusjon § 19.

Kommentar:

Etter forskriften § 19 skal institusjonen ved hver tilbakeføring skrive en rapport om forholdet, hvor beboeren har anledning til å uttale seg.

Avviket bygger på følgende observasjoner:

  • Ved gjennomgang av 21 rømmingsrapporter, gikk det ikke frem om ungdommen har fått anledning til å uttale seg.
  • Intervjuer bekrefter at institusjonen ikke systematisk ber om ungdommens uttalelse til rømmingsrapporten.

Avvik 3:

Institusjonen sikrer ikke at det som beslaglegges utelukkende er farlig gjenstander og rusmidler.

Avvik fra:

  • Forskrift om rettigheter og bruk av tvang under opphold i barneveminstitusjon § 17.

Kommentar:

Etter forskriften § 17 om beslaglegging og tilintetgjøring, kan rusmidler og farlige gjenstander som blir funnet ved inntak eller under oppholdet i institusjonen beslaglegges.

Avviket bygger på følgende observasjoner: Ved gjennomgang av tvangsprotokoller og intervju fremgår det at institusjonen ved tre tilfeller har beslaglagt tyvegods og en beboers egne penger.

  • Intervjuer bekrefter at ikke alle ansatte har kunnskap om hva som kan beslaglegges.
  • Intervjuer og dokumentgjennomgang bekrefter at institusjonen mangler system for å fange opp beslag som ikke er gjort i tråd med rettighetsforskriften og egne prosedyrer.

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Det følger av barnevernloven § 5-10 at barneverninstitusjoner skal etablere systemer for internkontroll med egen virksomhet. Internkontrollen skal sikre en forsvarlig standard på institusjonen. Det er et ledelsesverktøy —et hjelpemiddel for styring og utvikling av den daglige drift. Internkontrollen skal bidra til at myndighetskrav etterleves, daglige arbeidsoppgaver blir utført, styrt og forbedret i henhold til barnevernloven.

Tilsynsmyndigheten er kjent med at Aleris Ungplan AS, Bofellesskap region Øst Sarpsborg er ISO sertifisert av Det norske Veritas. Gjennomgang av internkontrollen viser at institusjonen har prosedyrer for områdene som tilsynet omfatter, og at de har et avvikssystem. Intervjuer viste at de ansatte var kjent med avvikssystemet og avviksskjema. Imidlertid var ikke alle ansatte kjent med hva som skal rapporteres av avvik. Dette kan føre til at institusjonen ikke fanger opp og får korrigert eventuell svikt. Tilsynsmyndigheten vurderer at institusjonen ikke godt nok følger med på om etablerte prosedyrer, vedrørende hvem som beslutter bruk av tvang og hva som kan beslaglegges, følges opp i praksis, jf. Internkontrollforskriften § 12. 2 ledd bokstav g og h.

7. Regelverk

  • Lov av 17.07.1992 om barneverntjenester
  • Forskrift om rettigheter og bruk av tvang under opphold i barneverninstitusjon
  • Forskrift om tilsyn med barn i barneverninstitusjoner for omsorg og behand1ing
  • Forskrift om krav til kvalitet i barneverninstitusjoner

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Oversikt over institusjonens organisering, herunder organisasjonskart
  • Oversikt over ansatte, stillingsprosent, utdanning, arbeidssted og ansiennitet
  • Institusjonsplan med internkontroll og tilhørende prosedyrer
  • Diverse rutinebeskrivelser for oppfølging av: Prosedyre for kroppsvisitasjon Prosedyre for urinprøvetaking Prosedyre for ransaking og beslaglegging Prosedyre for rømming
  • Rutinehåndbok med oversikt over prosedyrer vedrørende rettighetsforskriften
  • Rutiner for inntak, heninder prosedyrer og sjekklister
  • Beskrivelse av de ulike fasene under oppholdet, herunder prosedyrer og sjekklister'
  • Rutiner for utskriving, herunder prosedyrer og sjekklister
  • Håndbok med personalreglement
  • Prosedyrer for forebyggende og korrigerende tiltak, herunder prosedyrer og avviksskjema
  • Stillingsinstrukser for: Leder for bofellesskapet Avdelingsleder Særkontakt Miljøterapeut

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Tvangsprotokoller fra avdelingene Sæbytunet, Kværnhusløkka og Ørneveien
  • Rømmingsrapporter fra avdelingen Sæbytunet, Kværnhusløkka og Ørneveien

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • 02.11.10: Varsel om tilsyn datert 02.11.10
  • 19.11.10: Oversendelse av etterspurt dokumentasjon fra virksomheten
  • 24.11.10: Oversendelse av program for tilsynet

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og overhvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet
NavnFunksjon / stillingÅpningsmøteIntervjuSluttmøte

Robin Andre Le-Nordmand

Miljøarbeider

X

X

 

Thomas Berglund

Miljøterapeut

X

X

X

Anja E. Klemsdal

Miljøterapeut

X

X

 

Kjell Hauge

Stedfortreder leder bofelleskapet

X

 

X

Leif Ericsson

Avdelingsleder

X

X

X

Cecilie Skadalen

Miljøterapeut

X

X

 

Morgen Hauge

Leder bofellesskapet

X

X

X

Marit Øby

Avdelingsleder

 

X

 

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Maria Kjølberg Evensen, revisor Anders Brandt, revisjonsleder