Rapport fra planlagt tilsyn med avtalespesialister innen psykisk helsevern i Østfold avtalepraksis for psykiater 2010

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Revisjonen omfattet følgende områder:

• Hvordan avtalespesialisten i sin virksomhet mottar og håndterer henvisninger
• Hvordan forsvarligheten i pasientbehandlingen sikres ved samhandling med henvisende instans / fastlege (for eksempel i forhold til utskrivning av vanedannende medikamenter), og i utredning og behandling av pasientene
• Hvordan avtalespesialisten i sin virksomhet følger opp helsepersonells plikter tilknyttet føring og oppbevaring av pasientjournal
• Hvordan avtalespesialisten gjennom organisering og rutiner i sin virksomhet sørger for at disse forholdene kvalitetssikres

Ved tilsynet ble det ikke gjort funn som ga grunnlag for å konstatere avvik eller merknader.

Virksomheten fremsto som en systematisk og faglig godt fundert spesialistpraksis.

Dato:

Elisabeth Lilleborge Markhus
fylkeslege 

Lasse Johnsen
revisjonsleder

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter planlagt tilsyn avtalepraksisen til psykiater, Fredrikstad i perioden 11.05.10 (varsel om tilsyn) – 18.06.10 (sluttmøte avholdt). Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet Helsetilsynet i Østfold gjennomfører i inneværende år. Samtidig inngår dette tilsynet som en del av et planlagt felles tilsyn for helsetilsynet i fylkene i Helseregion Sør-Øst med avtalespesialister i psykisk helsevern (psykiatere og psykologspesialister). I den forbindelse blir det gjennomført tilsyn med to avtalepraksiser i hvert fylke i regionen, en psykiater og en psykologspesialist.

Helsetilsynet i fylket er gitt myndighet til å føre tilsyn med helsetjenesten etter lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 2.

Formålet med den planlagte revisjonen er å vurdere om innehaveren av avtalepraksisen i sin virksomhet ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Tilsynet er gjennomført i forhold til en avgrenset del av avtalespesialistens kliniske virksomhet.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen, og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift

Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Psykiateren driver sin praksis i fellesskap med andre fagpersoner innen psykiatri ved senter for kognitiv terapi i Fredrikstad. Ved praksisen er det tilknyttet hjelpepersonell 4 timer 4 dager i uken.

Psykiateren er utdannet lege fra 1978, og psykiater fra 1992. Han er veileder NFKT (Norsk forening for kognitiv terapi)/DNLF. Han deltar ved kurs og kongresser jevnlig i Norge og utlandet.

Psykiateren har driftsavtale med Helse Sør-Øst i 100 %. Avtalen er ikke oversendt Helsetilsynet i Østfold i forbindelse med tilsynet.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 11.mai 2010, med anmodning om oversendelse av angitt ønskede dokumenter innen 31. mai 2010. Psykiateren ble i forkant av tilsynet kontaktet per telefon og informert om tilsynet. Helsetilsynet i Østfold ved revisjonsleder har også etter dette hatt telefonisk kontakt med psykiater.

Helsetilsynet i Østfold mottok etterspurt dokumentasjon den 11. juni 2010. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt den 18. juni 2010.

Intervjuer

Det ble gjennomført en samtale med psykiater Hjorth underveis i gjennomgangen av de fremlagte pasientjournalene, og i etterkant av journalgjennomgangen.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring ved praksisens lokaler hvorunder arkivskap for sikker oppbevaring av papirdokumentasjon ble inspisert. Revisjonsteamet ble også vist dokumentasjonssystemet PsykBase.

Sluttmøte ble avholdt samme dag.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet omfattet en vurdering av:

1. Hvordan avtalespesialisten i sin virksomhet mottar og håndterer henvisninger

2. Hvordan forsvarligheten i pasientbehandlingen sikres ved samhandling med henvisende instans / fastlege (for eksempel i forhold til utskrivning av vanedannende medikamenter), og i utredning og behandling av pasientene

3. Hvordan avtalespesialisten i sin virksomhet følger opp helsepersonells plikter tilknyttet føring og oppbevaring av pasientjournal

4. Hvordan avtalespesialisten gjennom organisering og rutiner i sin virksomhet sørger for at disse forholdene kvalitetssikres ved virksomhetens internkontroll

5. Funn

Ved tilsynet ble det ikke gjort funn som ga grunnlag for å konstatere avvik eller merknader.

6. Regelverk

Myndighetskrav som stod sentralt i forbindelse med foreliggende tilsyn:

• Lov av 30.03.84 nr 15 om statlig tilsyn med helsetjenesten
• Lov av 02.07.99 nr 64 om helsepersonell m.v, herunder § 4 om krav til forsvarlighet, § 39 om plikt til å føre journal
• Lov av 1999-07-02 nr. 63 om pasientrettigheter (pasientrettighetsloven)
• Lov 1999-07-02 nr 61 om spesialisthelsetjenesten (spesialisthelsetjenesteloven)
• Lov av 2001-05-18 nr. 24 om helseregistre og behandling av helseopplysninger
• Forskrift av 20.12.02 nr 1731 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten
• Forskrift av 2000-12-21 nr 1385 om pasientjournal. Med merknader.

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Brev av 09. juni 2010 med opplysninger til de forespurte områder herunder.

Opplysninger om faglig kompetanse

Tilbakemelding på innrapporterte pasientdata til NPR

Dokumentasjon som ble gjennomgått under tilsynsbesøket:

• Papirutskrifter av 10 forhåndsutvalgte pasientjournaler fra PsykBase (5 journaler der behandlingen ble avsluttet i løpet 2009, og 5 journaler fra pågående behandlingsforløp)
• 4 tilfeldig valgte journaler i PsykBase
• Alle henvisningsbrev mottatt for pasienter tatt under behandling i 2009 og 2010
• Arkivskap vedrørende mottatte henvisninger for pasienter som ikke er mottatt til behandling

Korrespondanse mellom avtalespesialisten og Helsetilsynet i Østfold:

• Telefonisk varsel om tilsyn
• Varselbrev av 11. mai 2010
• Program for tilsynet, datert 10. juni 2010

8. Deltakere ved tilsynet

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Revisjonsleder / seniorrådgiver Lasse Johnsen Helsetilsynet i Østfold
Revisor / ass. fylkeslege Rolf B. Winther Helsetilsynet i Buskerud
Ekstern fagrevisor / psykiater Jan Fredrik Andresen Diakonhjemmet sykehus