Rapport fra stikkprøvetilsyn med saksbehandling ved søknad om avlastning og korttidsopphold til eldre i Halden kommune 2010

Sammendrag

Statens Helsetilsyn har på oppdrag fra Helse- og omsorgsdepartementet planlagt tilsyn med tjenester til eldre i perioden 2009-2012. Stikkprøvetilsyn med saksbehandlingen ved søknad om avlastning og korttidsopphold i 6 kommuner i Østfold er en del av dette tilsynet.

Denne rapporten beskriver funn etter gjennomgang av tilsendt dokumentasjon. Tilsynet omfattet følgende temaer i saksbehandlingen:

• utredningsplikt
• individuell vurdering
• vedtak, begrunnelse, innhold og informasjon om klageadgang

Tilsynet er utført av Fylkesmannen og Helsetilsynet i Østfold og gjelder saker etter både lov om sosiale tjenester og lov om helsetjenesten i kommunene.

Dokumentgjennomgangen viser at Halden kommunes saksbehandling ikke er i samsvar med regelverket på følgende områder:

1) Det er ikke dokumentert i vedtakene at det er gjort individuelle vurderinger

2) Vedtakenes innhold og begrunnelse er ikke i alle tilfeller i samsvar med reglene i forvaltningsloven

3) Søknadene behandles ikke fortløpende

Dato: 11.05.11

Kari Riiser
revisjonsleder Kjersti Haugan
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter stikkprøvetilsyn med saksbehandling i Halden kommune i perioden 12.05.10 – 11.05.11. Tilsynet inngår som en del av Fylkesmannens og Helsetilsynet i Østfolds planlagte tilsynsvirksomhet i 2010.

Statens Helsetilsyn har på oppdrag fra Helse- og omsorgsdepartementet planlagt tilsyn med tjenester til eldre i perioden 2009-2012. Stikkprøvetilsyn med saksbehandlingen ved søknad om avlastning og korttidsopphold i 6 kommuner i Østfold er en del av dette tilsynet.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6. Helsetilsynet i fylket er gitt myndighet til å føre tilsyn med helsetjenesten i kommunene i lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 2.

Rapporten omhandler de funn som er gjort ved gjennomgang av tilsendt dokumentasjon og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

2. Gjennomføring

Stikkprøvetilsynet omfattet følgende aktiviteter:

• Varsel om tilsyn ble utsendt 12.05.10.
• Kommunen informerte Fylkesmannen om kontaktperson i brev av 03.06.10
• Telefonsamtale mellom representant for tilsynet og kontaktpersonen om dokumentasjon og frist for innsending 21.06.10
• Varsel om frist for innsending av dokumentasjon ble utsendt 24.06.10
• Dokumentasjon ble oversendt fra kommunen i brev av 24.08.10
• Telefonsamtale mellom representant for tilsynet og kontaktpersonen om de funn som foreligger i rapport fra tilsyn 11.05.11

3. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet har undersøkt tre områder innenfor saksbehandling ved søknad om avlastning og korttidsopphold for eldre

• utredningsplikt
• individuell vurdering
• vedtak, begrunnelse, innhold og informasjon om klageadgang

4. Dokumentunderlag

10 vedtak om avlastning med de dokumentene/opplysningene som kommunen har lagt til grunn ved behandling av saken

10 vedtak om korttidsopphold med de dokumentene/opplysningene som kommunen har lagt til grunn ved behandling av saken

Informasjon om ”Rutiner ved søknad om avlastning/korttid” datert 24.08.10

5. Funn

1) Det er ikke dokumentert i vedtakene at det er gjort individuelle vurderinger

Funnet bygger på følgende observasjoner:

• Sakene om avlastning inneholder ingen vurderinger av om innvilget tjeneste dekker behovet til søker, heller ikke i de tilfellene der søknaden ikke er innvilget fullt ut
• I noen saker er det innvilget noe annet enn det som følger av søknaden, men det er ikke skriftliggjort hvilke vurderinger som ligger til grunn for resultatet
• Ingen av sakene om avlastning inneholder vurderinger av om den omsorgstrengende fyller vilkårene i sosialtjenesteloven § 4-3 og dermed heller ikke om de har krav på tjenester etter § 4-2 a-d eller ikke
• Alle vedtak om avlastning er identiske, bortsett fra hva som er innvilget og hvor avlastningsoppholdet skal gjennomføres. Ingen individuelle vurderinger synliggjøres i sakene
• Alle vedtak om korttidsopphold er i hovedsak identiske, bortsett fra hva som er innvilget og hvor avlastningsoppholdet skal gjennomføres. Ingen individuelle vurderinger synliggjøres i sakene

2) Vedtakenes innhold og begrunnelse er ikke i alle tilfeller i samsvar med reglene i forvaltningsloven

Funnet bygger på følgende observasjoner:

• Foreløpige meldinger inneholder ikke informasjon om hvorfor søknaden ikke er besvart i løpet av en måned og ikke informasjon om når det kan forventes svar på søknaden (forvaltningsloven § 11)
• Begrunnelse for alle vedtak om avlastning er den samme enten søknaden er fullt innvilget, delvis innvilget, eller det er innvilget noe annet en det er søkt om. Begrunnelsen inneholder ikke de faktiske forhold som vedtaket bygger på, eller de hovedhensyn som har vært avgjørende ved skjønnsutøvelsen (forvaltningsloven § 25)
• I saker hvor det er søkt om både avlastning og korttidsopphold, er det ikke begrunnet hvorfor avlastning er valgt

3) Søknadene behandles ikke fortløpende

Funnet bygger på følgende observasjoner:

• Liste over avlastningssøknader gjennomgås hver uke, jf. kommunens vedlagte ”Rutiner ved søknad om avlastning/korttid”
• De fleste vedtakene om avlastning er datert rett før eller samtidig med start av tjenesten uavhengig av om det er søkt lang tid i forveien
• Kommunen opplyser at det ikke er gitt avslag på søknader om avlastning eller korttidsopphold. At vedtakene fattes ved tiltaksstart, viser at kommunen unnlater å fatte vedtak fortløpende, men venter til de har en ledig plass. Dette medfører i noen tilfeller at saksbehandlingstiden blir svært lang
• I henhold til ”Foreløpig melding i forvaltningssak” blir søknadene jevnlig vurdert, med det er ikke dokumentert at det tas beslutninger i form av vedtak

Andre kommentarer:

• Det går fram av vedtakene om avlastning at oppholdet er gratis.
• Informasjon om klageadgang er i samsvar med regelverket.
• Det går fram av saksdokumentene at det i hovedsak foretas grundige kartlegginger/utredning
• I alle sakene om korttidsopphold vises det til ”Deres søknad”. I mange av dem er det påført ”muntlig” for hånd. I andre opplyses det på dokumentoversikten at det ikke foreligger søknad. Dette innebærer at standardtekst som ikke er relevant ikke er rettet opp eller fjernet fra saken.

6. Regelverk

• Lov om sosiale tjenester
• Lov om helsetjenester i kommunene
• Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker