Rapport fra tilsyn med behandling av økonomisk stønad (stønad til livsopphold og stønad i særlige tilfelle) ved Nav Eidsberg 2010

Sammendrag

Fylkesmannen i Østfold har gjennomført tilsyn ved Nav Eidsberg for å undersøke om virksomheten i sitt styringssystem påser at søknad om økonomisk stønad behandles i tråd med lover og retningslinjer. Vi har lagt vekt på å undersøke om kommunene har styringssystem som avdekker og korrigerer praksis dersom søknadene ikke blir behandlet individuelt.

Denne rapporten beskriver de avvik som ble påpekt innenfor det reviderte område. Det ble ved tilsynet avdekket funn som gav grunnlag for ett avvik:

         Eidsberg kommune, ved Nav Eidsberg sikrer ikke at kartlegging og vurderinger om søknader om økonomisk stønad foretas i henhold til lov og forskriftskrav.

Dato: 2.12.10

Nina Westby Evensen
revisjonsleder

Jens R. Nygaard
revisor

1.   Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Nav Eidsberg i perioden 21.7.10 – 2.11.10. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år. Revisjonen er initiert på bakgrunn av landsomfattende tilsyn med behandling av økonomisk stønad i henhold til Lov om sosiale tjenester i Nav.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester i Nav § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler ett avvik som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Nav Eidsberg ble åpnet i 2007. Nav-kontoret er samlokalisert med kommunens servicekontor og har en egen tilbaketrukket skranke med tilhørende samtalerom. Eidsberg kommune har ca 11 000 innbyggere og ligger sentralt i Indre Østfold. Virksomhetsleder har etatsleder for helse og velferd som nærmeste leder. Etatsleder er i rådmannens lederteam. Kommunen har hatt en økning i antallet mottakere av økonomisk stønad i 2008 (340) og 2009 (415), hovedårsaken er i følge virksomhetsplanen økt arbeidsledighet.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 21.7.10.

Formøte ble avholdt 5.10.10.

Åpningsmøte ble avholdt 1.11.10.

Intervjuer

Fem ansatte ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring ved Nav-kontorets mottak.

Sluttmøte ble avholdt 2.11.10.

4.Hva tilsynet omfattet

Tilsynet undersøkte om kommunen sikrer at søknader om økonomisk stønad behandles i henhold til lov- og forskriftskrav. Vi la særlig vekt på å undersøke om kommunen sikrer at det foretas individuelle vurderinger.

5.Funn

Avvik:

Eidsberg kommune, ved Nav Eidsberg sikrer ikke at kartlegging og vurderinger om søknader om økonomisk stønad foretas i henhold til lov og forskriftskrav.

Avvik fra følgende myndighetskrav: Lov om sosiale tjenester i NAV §§ 18 og 19, jf §§ 1, 5 og 42, jf forvaltningsloven § 17.

Observasjoner:

• Intervjuer og gjennomgang av sakene viser en rutinemessig innhenting av kontoutskrift som ikke er i tråd med regelverket.
• Gjennomgang av sakene viser at mange søknader er manglende utfylt, både når det gjelder økonomiske opplysninger og helse og sosiale forhold som kan ha betydning for behandlingen.
• Kontroll av vedtak og tilhørende dokumenter viser at grunnlag for direkte utbetaling til boligutleier og strømleverandør i hovedsak ikke fremkommer.
• Individuelle vurderinger synliggjøres i liten grad i vedtakene, det fremkommer oftest bare faktiske opplysninger og lovhenvisning.
• I utvalget er det få vedtak hvor det er innvilget utover kommunens livsoppholdsnorm, dette gjelder også krisehjelp. Det finnes heller ingen vedtak hvor det er innvilget lavere stønad enn kommunens normer.
• Brukers medvirkning er i liten grad synliggjort i de sakene som ble gjennomgått.
• Brukeres og ansattes tilbakemeldinger benyttes ikke systematisk i kvalitetsforbedrings-arbeidet, og resultatet av Fylkesmannens klagebehandling gjøres ikke systematisk kjent for saksbehandlerne.
• Avvikssystemet er bare delvis implementert på området det er ført tilsyn med.

6. Regelverk

• Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
• Forskrift til forvaltningsloven
• Lov om arbeids- og velferdsforvaltningen
• Forskrift om rammer for delegering mellom stat og kommune om oppgaveutførelsen i de felles lokale kontorene i arbeids- og velferdsforvaltningen
• Sosialtjenesteloven kapittel 5. Rundskriv I-34/2001
• Tildeling og utmåling av økonomisk stønad etter sosialtjenesteloven til samboere - presisering av innholdet i sosialdepartementets rundskriv U-2/2004 pkt. 2. Rundskriv IS-6/2004
• Statlige veiledende retningslinjer for utmåling av økonomisk stønad til livsopphold. Rundskriv A-68/2009.
• Sivilombudsmannen sak 2005/390, Dokumentasjonskrav etter sosialtjenesteloven
• Oslo tingrett – Dom 31. januar 2006.

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Rutinehefte for tjenestene økonomisk sosialhjelp, råd og veiledning og midlertidig botilbud
• Organisasjonskart
• Fullmakter
• Rutine for avvikshåndtering
• Virksomhetsplan 2010-10-29 Målekart 2010-10-29 Årsmelding 2009
• B- håndbok for helse – og velferdsetaten

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Saker for 49 personer, hvor alle vedtak, søknader, dokumentasjon fra 2010 frem til tilsynsbesøket er gjennomgått. I tillegg er noen journalnotater for perioden gått gjennom
• Alle avvik meldt fra Nav kontoret i 2010
• Kvalitetskontroll som forelå etter innføring av avvikssystemet, kvalitetskontroll fra oktober 2010
• Opplæringsplan for annet halvår 2010

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Dag Marcussen Olsen, revisor
Jens R. Nygaard, revisor
Nina Westby Evensen, revisjonsleder
Sandra Nordtvedt, observatør