Helsetilsynet

 

Sammendrag

Fylkesmannen i Østfold har gjennomført tilsyn ved Nav Sarpsborg for å undersøke om virksomheten i sitt styringssystem påser at søknad økonomisk stønad behandles i tråd med lover og retningslinjer på området. Vi har lagt vekt på å undersøke om kommunen har et styringssystem som avdekker og korrigerer praksis dersom søknadene ikke blir behandlet individuelt.

Denne rapporten beskriver avvik som ble påpekt innenfor det reviderte område. Det ble identifisert ett avvik:

Sarpsborg kommune, ved Nav Sarpsborg har ikke et styringssystem som sikrer at søknad om økonomisk stønad behandles individuelt i tråd med lov- og forskriftskrav.   

Observasjonene som er grunnlaget for avviket gjengis i punkt 5.   

Det er ikke gitt merknad i dette tilsynet.           

Dato: 2.12.10

Nina Westby Evensen
revisjonsleder

Jens R. Nygaard
revisor

 

 

     

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Nav Sarpsborg i perioden 21.7.10 - 10.11.10. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år, og er en del av et landsomfattende tilsyn, gjennomført etter oppdrag fra Helsetilsynet.   

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester i Nav § 9.   

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.  

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring  

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Sarpsborg kommune er den nest største kommunen i Østfold med i overkant av 52000 innbyggere. Kommunen har et Navkontor som ble åpnet i november 2008. Kontoret er organisert med fem avdelinger: Front/mottak, to oppfølgingsavdelinger, oppfølging med spesialfunksjoner og en avdeling med stab og støtte. I tillegg til avdelingsledere er det fagansvarlige innenfor flere områder, også for de av kommunens tjenester i Nav som tilsynet er rettet mot.

 

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:    

Revisjonsvarsel ble utsendt 21.7.10. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.   

Åpningsmøte ble avholdt 9.11.10.   

Intervjuer

Åtte personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.   

Sluttmøte ble avholdt 10.11.10.

   

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet undersøkte om kommunen sikrer at søknader om økonomisk stønad behandles i henhold til lov- og forskriftskrav. Vi la særlig vekt på å undersøke om kommunen påser at det foretas individuelle vurderinger.   

5. Funn   

Avvik 1:

Sarpsborg kommune, ved Nav Sarpsborg har ikke et styringssystem som sikrer at søknad om økonomisk stønad behandles individuelt i tråd med lov- og forskriftskrav       

Avvik fra følgende myndighetskrav: Lov om sosiale tjenester i Nav §§18 og 19, jf §§ 1, 5 og 42, jf forvaltningslovens § 17.   

Avviket bygger på følgende:

  • Tilbakemeldinger fra brukere benyttes ikke systematisk i forbedringsarbeidet
  • Evaluering av veiledning og saksbehandling gjøres ikke systematisk
  • Rutinehåndboken er ikke oppdatert
  • Det er ingen dokumenterte avvik på kommunalt område i 2010
  • Avklaringsspørsmål i skranken som kan høres av andre
  • Kontoutskrifter innhentes i stor utstrekning, det gis ikke systematisk informasjon om regelverket til bruker om muligheter til å sladde opplysninger i utskriften eller begrunnelsen for innhenting av utskriften
  • Grunnlag for direkte utbetaling til kreditor, oppdeling av livsopphold og bruk av rekvisisjon fremkommer ikke gjennomgående i de saker som er gjennomgått
  • Kredittvurdering ved innvilgelse av lån fremkommer ikke i vedtaket eller dokumentasjon til saken
  • Brukers medvirkning er i liten grad synliggjort i vedtakene
  • vslag med henvisning til § 19 i lov om sosiale tjenester i Nav er svakt begrunnet i de saker som er gjennomgått

   

6. Regelverk

  • Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen.
  • Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
  • Forskrift til forvaltningsloven
  • Lov om arbeids- og velferdsforvaltningen
  • Forskrift om rammer for delegering mellom stat og kommune om oppgaveutførelsen i de felles lokale kontorene i arbeids- og velferdsforvaltningen
  • Sosialtjenesteloven kapittel 5. Rundskriv I-34/2001
  • Tildeling og utmåling av økonomisk stønad etter sosialtjenesteloven til samboere - presisering av innholdet i sosialdepartementets rundskriv U-2/2004 pkt. 2. Rundskriv IS-6/2004
  • Statlige veiledende retningslinjer for utmåling av økonomisk stønad til livsopphold. Rundskriv A-68/2009.
  • Sivilombudsmannen sak 2005/390, Dokumentasjonskrav etter sosialtjenesteloven
  • Oslo tingrett – Dom 31. januar 2006.

   

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Organisasjonskart Nav Sarpsborg
  • Oversikt over ansatte som jobber med kommunale tjenester
  • Mandater og delegasjonsdokumenter kommunalt område
  • Virksomhetsplan 2010-11-16 HMS-plan
  • Rutinehåndbok kommunal
  • Vedtaksmaler og diverse brevmaler   

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Saker for 50 brukere, alle vedtak og søknader for disse brukerne i 2010.

   

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

   

Deltakere ved tilsynet
NavnFunksjon / stillingÅpningsmøteIntervjuSluttmøte

Runar Andersen

Navleder

X

X

X

Anne Topstad

Veileder front/mottak

X

X

 

Torill Andreassen

Veileder ungdomsteamet

X

X

X

Inger – Lise Hansen

Oppfølging 1

X

X

X

Else Salthe

Oppfølging 2

X

X

X

Gro Lund Johansen

Fagansvarlig

X

X

X

Anders Fjeld

Veileder front/mottak

X

X

X

Kirsti Skaug

Kommunesjef

 

X

X

   

Fra tilsynsmyndighetene deltok:   
Jens R. Nygaard, revisor
Dag Marcussen Olsen, revisor
Nina Westby Evensen, revisjonsleder