Rapport fra tilsyn med om kommunens behandling av søknad om økonomisk stønad ved Nav Spydeberg 2010

Sammendrag

Fylkesmannen i Østfold har gjennomført tilsyn ved Nav Spydeberg for å undersøke om virksomheten i sitt styringssystem påser at søknad om økonomisk stønad behandles i tråd med lover og retningslinjer. Vi har lagt vekt på å undersøke om kommunen sikrer at det gjøres individuelle vurderinger.

Det er ikke funnet avvik, men tilsynet har gitt en merknad:

Spydeberg kommune, Nav Spydeberg dokumenterer ikke systematisk sin kartlegging av brukerens situasjon ved søknad om økonomisk stønad.

Dato: 2.12.10

Nina Westby Evensen
revisjonsleder

Jens R. Nygaard
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon, og er gjennomført ved Spydeberg kommune, Nav Spydeberg i perioden 21.7.10 - 5.11.10. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år, og er en del av et landsomfattende tilsyn, gjennomført etter oppdrag fra Helsetilsynet.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester i NAV § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Spydeberg kommune ligger nord i Østfold og har i overkant av 5000 innbyggere. Ved Nav-kontoret er det ca 10 stillingshjemler. Omtrent 3 % av befolkningen mottar sosialhjelp, siste registrerte antall var 97 brukere. Nav- kontoret er organisert som en del av kommunens virksomhet for familierelaterte tjenester. Nav leder har virksomhetsleder som nærmeste leder, og virksomhetslederen er en del av rådmannens ledergruppe.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 21.7.10. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble avholdt 4.9.10.

Åpningsmøte ble avholdt 4.11.10.

Intervjuer

Fem personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring ved Nav- kontorets mottak.

Sluttmøte ble avholdt 5.11.10.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet undersøkte om kommunen sikrer at søknader om økonomisk stønad behandles i henhold til lov- og forskriftskrav. Vi la særlig lagt vekt på å undersøke om kommunen styrer virksomheten slik at det foretas individuelle vurderinger.

5. Funn

Det er ikke gjort observasjoner som gir grunnlag for avvik under dette tilsynet. Vi har funnet grunn til å gi en merknad:

Spydeberg kommune, Nav Spydeberg dokumenterer ikke systematisk sin kartlegging av brukerens situasjon ved søknad om økonomisk stønad.

Merknaden gis fordi det ved gjennomgang av saker og intervjuer fremkommer at kartleggingen som gjøres i samtaler med bruker, ikke nedtegnes systematisk i journal eller følger saken på annen måte. Deler av kartleggingen fremkommer imidlertid i vedtaket.

6. Regelverk

• Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen.
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
• Forskrift til forvaltningsloven
• Lov om arbeids- og velferdsforvaltningen
• Forskrift om rammer for delegering mellom stat og kommune om oppgaveutførelsen i de felles lokale kontorene i arbeids- og velferdsforvaltningen
• Sosialtjenesteloven kapittel 5. Rundskriv I-34/2001
• Tildeling og utmåling av økonomisk stønad etter sosialtjenesteloven til samboere - presisering av innholdet i Sosialdepartementets rundskriv U-2/2004 pkt. 2. Rundskriv IS-6/2004
• Statlige veiledende retningslinjer for utmåling av økonomisk stønad til livsopphold. Rundskriv A-68/2009.
• Sivilombudsmannen sak 2005/390, Dokumentasjonskrav etter sosialtjenesteloven
• Oslo tingrett – Dom 31. januar 2006.

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonskart
• Virksomhetsplan for Nav Spydeberg 2010
• Virksomhetens årsmelding 2009
• Delegasjonsbrev
• Rutiner for internkontroll
• Rutiner for økonomisk sosialhjelp
• Møteprotokoll fra partnerskapsmøte 3.5.10.
• Kommunebildet Nav Spydeberg oppdatert 8.9.10.

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Alle vedtak i 2010 for 31 personer og stikkprøver i elektronisk journal

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Dag Marcussen Olsen, revisor
Jens R. Nygaard, revisor
Nina Westby Evensen, revisjonsleder