Rapport fra tilsyn med ved Nordre Kråkerud Gård Kysthuset AS 2010

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Hovedtema for dette tilsynet er hvordan institusjonen gjennom sin internkontroll sikrer at det ikke benyttes ulovlig tvang ved ransaking av rom og eiendeler, kroppsvisitasjon og beslaglegging /tilintetgjøring, samt hvordan institusjonen forholder seg til situasjoner der beboere rømmer fra institusjonen.

Det ble ikke avdekket avvik eller merknader under tilsynsbesøket.

Dato: 02.12.10

Atle Grønstøl
revisjonsleder

Nina W. Evensen 
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Nordre Kråkerud Gård Kysthuset AS i perioden 15.09.10 (varsel) — 02.12.10 (rapport).

Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

I medhold av barnevernloven §§ 2-3 fjerde ledd bokstav c og 5-7 skal Fylkesmannen føre tilsyn med at barneverninstitusjoner drives i samsvar med barnevernloven og tilhørende forskfifter. Tilsynsforskriften § 9 pålegger Fylkesmannen å føre tilsyn ved systemrevisjon i institusjonene hvert år. Ved denne tilsynsmetoden undersøkes om virksomheten gjennom sin internkontroll sikrer oppfyllelse av bestemte lovkrav innenfor de tema tilsynet omfatter. En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Revisjonen omfattet undersøkelse om: hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter tiltakene følges opp i praksis og korrigeres hvis det er nødvendig tiltakene er filstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Nordre Kråkerud Gård Kysthuset A/S er en privat barneverninstitusjon som tilbyr et helhetlig omsorgs-, opplærings- og behandlingstilbud til jenter og gutter mellom 13 og 18 (23) år. Institusjonen har administrasjonsadresse i Moss kommune. Institusjonens avdelinger tar imot ungdommer med omsorgs- og/eller atferdsvedtak avhengig av avdelingens godkjenning og kapasitet. Utgangspunktet er ungdommer som av ulike årsaker ikke lenger kan bo hjemme, som har det vanskelig med seg og sine omgivelser og som i kortere eller lengre tid er i behov av et institusjonsopphold for å få til en endring i sin livssituasjon.

Institusjonen har på tilsynstidspunktet 10 avdelinger lokalisert ulike steder i Østfold fylke. Institusjonen er godkjent for plassering av til sammen 41 barn og unge med hjemmel i barnevernloven § 4-4 5. ledd, § 4-6, § 4-12 og §§ 4-24, 4-26. Hver avdeling er organisert med egen personalgruppe ledet av avdelingsleder. Avdelingsleder rapporterer til områdeleder. Insfitusjonen har ansatt to områdeledere som har delt oppfølgingsansvaret for avdelingene. Områdeleder rapporterer til ledermøtet som har jevnlige møter. Øverste administrative og faglige leder er styrer av institusjonen.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Forhåndsgransking av dokumenter

På forhånd gjennomgikk revisjonsteamet tilsendt dokumentasjon og prosedyrer

Åpningsmøte 28.10.10

Informasjon fra Fylkesmannen om gjennomføring av revisjonen

Dokumentgjennomgang 28.10.10

Gjennomgang av diverse fremlagt dokumentasjon

Intervjuer 28. og 29.10.10

9 ansatte ble intervjuet, jf liste nedenfor.

Sluttmøte 29.10.10

Sluttmøte med kort presentasjon av funn og observasjoner.

Rapport fra tilsynsbesøket 02.12.10

Endelig rapport fra tilsynsbesøket ble sendt til institusjonen 02.12.10

4. Hva tilsynet omfattet

Hovedtema for dette tilsynet er hvordan institusjonen gjennom sin internkontroll sikrer at det ikke benyttes ulovlig tvang ved ransaking av rom og eiendeler, kroppsvisitasjon og beslaglegging /tilintetgjøring samt hvordan institusjonen forholder seg til situasjoner der beboere rømmer fra institusjonen. Fylkesmannen har undersøkt om institusjonens ledelse følger med på at den praksis som utøves er i samsvar med myndighetskrav som gjelder på de aktuelle områdene, og evt. iverksetter tiltak for å korrigere praksis dersom dette er nødvendig.

Ransaking av rom og eiendeler, kroppsvisitasjon

Tilsynet undersøkte om institusjonen har rutiner for når en beboer kan kroppsvisiteres, og når vedkommendes rom og eiendeler kan ransakes, og hvem som kan beslutte slik ransaking. Videre ble det undersøkt hvorvidt rutinene var i samsvar med rettighetsforskriftens bestemmelser, og om de ble fulgt opp i praksis.

Beslaglegging /tilintetgjøring

Tilsynet undersøkte om institusjonen har rutiner for når en beboer kan kroppsvisiteres, og når vedkommendes rom og eiendeler kan ransakes, og hvem som kan beslutte slik ransaking. Videre ble det undersøkt hvorvidt rutinene var i samsvar med rettighetsforskriftens bestemmelser, og om de ble fulgt opp i praksis.

Tilbakeføring ved rømming

Tilsynet undersøkte om institusjonen har rutiner for hvordan de ansatte skal forholde seg når beboere rømmer fra institusjonen. Herunder hva som defineres som "rømming", hvem som kontaktes ved rømming, og hvordan institusjonen samarbeider med barneverntjenesten og politiet i slike situasjoner. Det ble videre undersøkt om institusjonens rutiner er i samsvar med rettighetsforskriftens bestemmelser på dette området og om de følges opp i praksis. Det b1e undersøkt om institusjonen dokumenterer hvordan situasjonene håndteres, og hvordan tilbakeføringsprosessen blir gjennomført.

5. Funn

Det ble ikke avdekket avvik eller merknader under tilsynsbesøket.

Øvrige bemerkninger:

• Tilsynsmyndigheten har merket seg at institusjonen har kommet godt i gang med å utvikle et internkontrollsystem for å sikre kvalitet i tjenesten, og at myndighetskrav på de reviderte områdene oppfylles.
• Institusjonen har gjort et omfattende arbeid med å utvikle prosedyrer på de reviderte områdene. Institusjonen har videre utarbeidet opplæringsplan, etablert avvikssystem og gjennomført interne revisjoner på flere avdelinger. I ledermøter blir tilbakemeldinger til institusjonen fra Fylkesmannens tilsyn og Bufetats kontrollbesøk behandlet.
• Institusjonen har imidlertid fortsatt utfordringer knyttet til avvikssystemet. Kunnskapen om avvik er varierende, og det er usikkerhet blant personale om hva som skal meldes som avvik. Institusjonen har selv i intern revisjon avdekket avvik og mangler knyttet til hvordan en avdeling praktiserer avvik og avvikshåndtering. Rapporten er imidlertid ikke fulgt godt nok opp og det gikk ikke klart frem hvilke tiltak som var satt i verk for å lukke avviket. Videre bør opplæringen og undervisningen til ansatte på de ulike avdelingene struktureres på en bedre måte for å sikre både kvalitativt godt innhold og at alle ansatte får mulighet til å delta på opplæringsopplegget, herunder også vikarer.
• Tilsynet har merket seg at institusjonen allerede har satt i gang flere prosesser for å utbedre de forhold som er beskrevet over:
• Institusjonen har opprettet en ny stilling som områdeleder slik at det nå er to områdeledere som fordeler faglig ansvar og oppfølging av institusjonens avdelinger mellom seg.
• Institusjonen er i gang med å utrede mulige løsninger for å sikre at også vikarer får nødvendig tilgang til institusjonens intranett.
• Institusjonen har påbegynt et arbeid for å sikre mer struktur på opplærings- og undervisningsopplegget.

6. Regelverk

• Lov av 17.07.1992 om barneverntjenester
• Forskrift om rettigheter og bruk av tvang under opphold i barneverninstitusjon
• Forskrift om tilsyn med bam i barneverninstitusjoner for omsorg og behandling
• Forskrift om krav til kvalitet i barneverninstitusjoner

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Oversikt over institusjonens organisering, herunder organisasjonskart
• Oversikt over ansatte, stillingsprosent, utdanning, arbeidssted og ansiennitet
• Undervisningsplan/Opplæringsplan for 2010
• Institusjonsplan med rutinehåndbok
• Tvangsprotokoller fra avd. Gården og avd. Jeløy for 2010
• Diverse prosedyrer:
  Prosedyre ved rømning
  Prosedyre ved ransaking og beslag
  Prosedyre ved urinprøvetaking
  Prosedyre for utfylling av tvangsprotokoller
  Prosedyre for risikoanalyser
  Prosedyre for internrevisjon
  Prosedyre for HMS runder
  Prosedyre for avviksbehandling
• Stillingsinstrukser for:
  Miljøarbeidere/miljøterapeuter
  Områdeledere
  Avdelingsledere

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Døgnrapporter fra avd. Jeløy og avd. Gården
• Rømningsrapporter og rømningslogger fra avd. Jeløy og avd. Gården
• Avviksskjemaer fra avd. Jeløy og avd.Gården
• Rapport fra 2 interne revisjoner på avd. Gården datert 26.05.10 og avd Jeløy datert 29.09.10
• Plan for revisjoner 2010
• Kompetansekartleggingsskjema
• Oppsummeringsnotat av konklusjoner fra tilsynsbesøk fra Fylkesmannen og kontrollbesøk fra Bufetat for 2010, behandlet i ledermøte.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• 15.09.10: Varsel om tilsyn datert 15.09.10
• 08.10.10: Oversendelse av etterspurt dokumentasjon fra virksomheten
• 25.10.10: Oversendelse av program for tilsynet
• 15.11.10: Oversendelse av foreløpig rapport
• 26.11.10: Institusjonen svar på foreløpig rapport
• 02.12.10: Oversendelse av endelig rapport

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Nina W. Evensen, revisor Atle Grønstøl, revisjonsleder Famara A. Sanyang, observatør