Rapport fra stikkprøvetilsyn med saksbehandling ved søknad om avlastning og korttidsopphold til eldre i Spydeberg kommune 2010

Sammendrag

Statens Helsetilsyn har på oppdrag fra Helse- og omsorgsdepartementet planlagt tilsyn med tjenester til eldre i perioden 2009-2012. Stikkprøvetilsyn med saksbehandlingen ved søknad om avlastning og korttidsopphold i 6 kommuner i Østfold er en del av dette tilsynet.

Denne rapporten beskriver funn etter gjennomgang av tilsendt dokumentasjon. Tilsynet omfattet følgende temaer i saksbehandlingen:

• utredningsplikt
• individuell vurdering
• vedtak, begrunnelse, innhold og informasjon om klageadgang

Tilsynet er utført av Fylkesmannen og Helsetilsynet i Østfold og gjelder saker etter både lov om sosiale tjenester og lov om helsetjenesten i kommunene.

Dokumentgjennomgangen viser at Spydeberg kommunes saksbehandling ikke er i samsvar med regelverket på følgende områder:

1) Det er ikke dokumentert i sakene at det har skjedd en forsvarlig utredning før vedtak ble truffet

2) Det er ikke dokumentert i sakene at det er gjort individuelle vurderinger

3) Vedtakene med begrunnelse, innhold og informasjon om klageadgang er ikke i alle tilfeller i samsvar med reglene i forvaltningsloven

Dato: 24.05.11

Kari Riiser
revisjonsleder Kjersti Haugan
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter stikkprøvetilsyn med saksbehandling i Spydeberg kommune i perioden 12.05.10 – 24.05.11. Tilsynet inngår som en del av Fylkesmannens og Helsetilsynet i Østfolds planlagte tilsynsvirksomhet i 2010.

Statens Helsetilsyn har på oppdrag fra Helse- og omsorgsdepartementet planlagt tilsyn med tjenester til eldre i perioden 2009-2012. Stikkprøvetilsyn med saksbehandlingen ved søknad om avlastning og korttidsopphold i 6 kommuner i Østfold er en del av dette tilsynet.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6. Helsetilsynet i fylket er gitt myndighet til å føre tilsyn med helsetjenesten i kommunene i lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 2.

Rapporten omhandler de funn som er gjort ved gjennomgang av tilsendt dokumentasjon og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

2. Gjennomføring

Stikkprøvetilsynet omfattet følgende aktiviteter:

• Varsel om tilsyn ble sendt ut 12.05.10.
• Kommunen informerte Fylkesmannen om kontaktperson i E-post av 25.05.10
• Telefonsamtale mellom representant for tilsynet og kontaktpersonen om dokumentasjon og frist for innsending 22.06.10
• Varsel om frist for innsending av dokumentasjon ble sendt ut 24.06.10
• Dokumentasjon ble oversendt fra kommunen i brev av 26.08.10
• Telefonsamtale mellom representant for tilsynet og kontaktpersonen om de funn som foreligger i rapport fra tilsyn ??

3. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet har undersøkt tre områder innenfor saksbehandling ved søknad om og tildeling av avlastning og korttidsopphold for eldre

• utredningsplikt
• individuell vurdering
• vedtak, begrunnelse, innhold og informasjon om klageadgang

4. Dokumentunderlag

10 vedtak om avlastning med de dokumentene/opplysningene som kommunen har lagt til grunn ved behandling av saken

10 vedtak om korttidsopphold med de dokumentene/opplysningene som kommunen har lagt til grunn ved behandling av saken

5. Funn

1) Det er ikke dokumentert i sakene at det har skjedd en forsvarlig utredning før vedtak ble truffet

Funnet bygger på følgende observasjoner:

• Sakene inneholder ingen informasjon om at det er foretatt utredninger og/eller innhentet opplysninger i forbindelse med behandling av søknadene. Dette gjelder også der opplysningene i søknadene er få eller manglende
• I 17 av 20 saker var Iplos-registrering vedlagt. Av disse var 11 registreringer foretatt 24.11.09. Bare tre registreringer ser ut til å ha sammenheng i tid med behandling av søknad

2) Det er ikke dokumentert i sakene at det er gjort individuelle vurderinger

Funnet bygger på følgende observasjoner:

• Ingen av sakene om avlastning inneholder vurderinger av om den omsorgstrengende fyller vilkårene i sosialtjenesteloven § 4-3 og dermed heller ikke om de har krav på tjenester etter § 4-2 a-d eller ikke
• Sakene inneholder ingen opplysninger om at det er foretatt vurderinger av om tjenestene dekker behovet til omsorgsyter og/eller den omsorgstrengende
• I noen saker er det innvilget noe annet enn det som følger av søknaden, men det er ikke skriftliggjort hvilke vurderinger som ligger til grunn for resultatet

3) Vedtakenes innhold, begrunnelse og informasjon om klageadgang er ikke i alle tilfeller i samsvar med reglene i forvaltningsloven

Funnet bygger på følgende observasjoner:

• I et vedtak er det innvilget opphold i slutten av mai uten nærmere spesifisering av tidspunkt eller varighet
• I saker hvor søknad bare er delvis innvilget, inneholder begrunnelsen for vedtaket bare standardtekst som gjengir innholdet i lovbestemmelsene. Det fremgår ikke hvilke faktiske forhold eller vurderinger som er lagt til grunn for oppholdet som er innvilget. Det samme gjelder der søknaden ikke er spesifisert med tidspunkt og/eller varighet, og det ikke er utredet hva søker ønsker eller har behov for.
• I saker hvor søknad er avslått, går det ikke fram av kommunens begrunnelse hvorfor vilkårene for å ha krav på tjenesten ikke anses oppfylt. Der det fremgår at det foreligger hjelpebehov, går det heller ikke fram hvordan behovet skal dekkes på andre måter
• I saker hvor det er søkt om både avlastning og korttidsopphold, er ikke valg av tjeneste begrunnet
• I sakene om avlastning er informasjon om klageadgang i orden, mens det i sakene om korttidsopphold er oppgitt feil klageinstans

Andre kommentarer:

• I de fleste sakene er saksbehandlingstiden svært kort, slik at søkerne raskt får vite hvilken beslutning de kan forholde seg til.
• I en sak om avlastning er det i begrunnelsen vist til både sosialtjenestelovens og kommunehelsetjenestelovens bestemmelser.
• I alle sakene om avlastning er det under ”Lovhjemmel” eller ”Andre lovhjemler” vist til pasientrettighetsloven som ikke gjelder for disse sakene, og i noen saker til kommunehelsetjenesteloven som heller ikke gjelder. I tillegg er det i noen saker vist til ”Rundskriv I-47/98 om vederlag for korttidsopphold” som heller ikke gjelder for avlastning.
• I 6 av 10 vedtak om korttidsopphold var ikke side 2 med lovhjemler og informasjon om klageadgang vedlagt. I et av de 4 andre vedtakene var det vist til taushetsplikt etter sosialtjenesteloven.
• Det går fram av vedtakene om avlastning at oppholdet er gratis. Det kan imidlertid virke forvirrende at det i noen tilfeller vises til vederlagsforskriftens regler om betaling for korttidsopphold under ”Lovhjemmel” eller ”Andre lovhjemler”.
• Vedtakene om avlastning er i noen tilfeller stilet til den omsorgstrengende, og ikke til den som får avlastning fra omsorgsoppgavene.

6. Regelverk

• Lov om sosiale tjenester
• Lov om helsetjenester i kommunene
• Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker