Rapport fra tilsyn med kommunens arbeid med undersøkelser og evaluering av hjelpetiltak etter barnevernloven til hjemmeboende barn i Hobøl kommune 2011

Sammendrag

Statens helsetilsyn har som overordnet faglig ansvarlig for tilsyn med barnevernfeltet besluttet at det i 2011 skal gjennomføres landsomfattende tilsyn med kommunale barneverntjenester.

Fylkesmannen i Østfold gjennomførte i perioden 05.04.11 (varsel) – 08.09.11 (rapport) tilsyn med Hobøl kommunes:

• arbeid med undersøkelser, jf. bvl § 4-3 og
• evaluering av hjelpetiltak til hjemmeboende barn, jf. bvl § 4-5 

Barns rett til medvirkning jf. bvl § 6-3 og FNs barnekonvensjon artikkel 12, er sentralt under begge temaene. 

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Det ble avdekket ett avvik under tilsynet:

Avvik:

• Hobøl kommune sikrer ikke at iverksatte hjelpetiltak til hjemmeboende barn blir systematisk evaluert iht. lov og forskrift.

  

Dato: 08.09.11

 

Atle Grønstøl
revisjonsleder Anders Brandt
revisor

 

 

Maria K. Evensen
revisor

 

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Hobøl kommune i perioden 05.04.11 (varsel) – 01.09.11 (rapport). Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år, og er en del av et landsomfattende tilsyn gjennomført etter oppdrag fra Statens helsetilsyn.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med den kommunale barneverntjenesten etter lov om barneverntjenester § 2-3 fjerde ledd.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Formålet med dette tilsynet er å undersøke om kommunen gjennom sine styringstiltak sikrer at undersøkelser og evaluering av hjelpetiltak i barnevernet gjøres på en slik måte at barn og unge på disse områdene får nødvendig hjelp og omsorg til rett tid jf. barnevernloven. Tilsynsmyndigheten har samtidig undersøkt om kommunene i dette arbeidet sikrer barns rett til medvirkning.

Barnevernets arbeid med undersøkelser er grunnlaget for å sikre at barn som trenger det skal få rett hjelp til rett tid. Kvaliteten på undersøkelsene er avgjørende for iverksetting av riktige tiltak til barn og unge og deres familier. Undersøkelsesfasen representerer en utfordring for kommunal barneverntjeneste fordi man skal gjennomføre en kvalitativt god undersøkelse innen fastsatte tidsrammer, og oppfylle de kravene som gjelder til varsomhet jf. bvl § 4-3 og saksbehandlingsreglene i kapittel 6.

Det er sentralt for barn og for deres foresatte at tiltak fungerer som forutsatt, og derfor er evalueringen av disse tiltakene viktig. Barneverntjenesten må være oppdatert på om barna til enhver tid får den hjelpen de trenger, og at tiltakene justeres i tråd med eventuelle endringer i behov. Barns rett til å bli hørt er nedfelt både i nasjonal barnevernlovgivning og i FNs barnekonvensjon.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Hobøl kommune har i underkant av 5000 innbyggere. Kommunen har anstrengt økonomi og er registrert i Robek registeret, som betyr at kommunen er underlagt betinga godkjenning og kontroll ift. visse økonomiske disposisjoner. Barneverntjenesten er organisert som en del av Familiens Hus. Familiens Hus er egen virksomhet og et tverrfaglig kommunalt ressurssenter for barn og unge opptil 18 år og deres foresatte. Familiens Hus består av barneverntjenesten, helsesøstertjenesten, jordmortjenesten, psykisk helsetjenesten og konsulent for funksjonshemmede.

Barnevernleder er faglig ansvarlig for barneverntjenestens oppgaver, men rapporterer administrativt til virksomhetsleder for Familiens Hus. Rådmannen er øverste ansvarlig i kommunen for oppgaver på barnevernområdet.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 5. april 2011. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Saksmapper ble gjennomgått 22. juni 2011

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 23. juni 2011.

Intervjuer ble gjennomført 23. og 24. juni 2011

6 personer ble intervjuet.

Sluttmøte ble avholdt 24. juni 2011.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet omfattet undersøkelse av om kommunen styrer og leder sin barneverntjeneste på en slik måte at barn får nødvendige tjenester i samsvar med bestemmelsene i barnevernloven. Tilsynet omfattet 2 hovedtemaer:

1. Kommunens arbeid med undersøkelser, jf. bvl. § 4-3
2. Kommunens evaluering av hjelpetiltak til hjemmeboende barn, jf. bvl. § 4-5

Barns rett til medvirkning står sentralt og er undertema under begge hovedtemaene. Medvirkning vil i denne sammenheng si barnets rett til å bli informert, og til å uttale seg.

Kommunens arbeid med undersøkelser:

Under dette temaet har tilsynsmyndigheten vurdert om kommunen sikrer:

• At det gjennomføres en tilstrekkelig undersøkelse
• Barns rett til medvirkning
• At det er foretatt en konkret og individuell vurdering før undersøkelsen konkluderes

Kommunens arbeid med evaluering av hjelpetiltak til hjemmeboende barn

Under dette temaet har tilsynsmyndigheten vurdert om kommunen sikrer.

• At det foretas en tilstrekkelig evaluering
• Barns rett til medvirkning i evalueringen
• At det er foretatt en forsvarlig vurdering før evalueringen avsluttes

 

5. Funn

Avvik:

Hobøl kommune sikrer ikke at iverksatte hjelpetiltak til hjemmeboende barn blir systematisk evaluert iht. lov og forskrift

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Barnevernloven § 4-5.
• Barnevernloven § 6-1 jf forvaltningsloven § 11d.
• Internkontrollforskriften § 4 bokstavene c, f og g.

Avvik bygger på følgende observasjoner:

• Det er ikke tydelig dokumentert i saksmappene at tjenesten foretar en systematisk evaluering av iverksatte hjelpetiltak. Det er dokumentert oppfølging samt opplysninger fra foreldre/barn i mange saker. Det fremgår imidlertid ikke av saksmappene at det er foretatt oppsummering/samlet vurdering av tiltakenes effekt og måloppnåelse (evalueringsresultater)
• Det er ikke utarbeidet retningslinjer for hvilke vurderinger som er nødvendige og tilstrekkelige i evalueringen av hjelpetiltak på evalueringstidspunktet
• Gjennomgang av saksmapper viser at det ikke er utarbeidet tidsavgrenset tiltaksplan i alle saker. Sist halvårsrapportering viser at 30 av 39 hjelpetiltakssaker mangler tiltaksplan.
• Det er ikke utarbeidet rutiner/prosedyrer for hvordan hjelpetiltak til hjemmeboende barn skal evalueres.
• Flere tiltaksplaner er lite konkrete, og har målformuleringer som vanskelig lar seg evaluere.
• Av de tiltaksplanene som er utarbeidet, er det ikke angitt tidspunkt for når tiltaksplanen skal evalueres, eller hvordan den skal evalueres.
• Av de tiltaksplanene som er utarbeidet fremgår det ikke om forrige plan er evaluert og resultat av evalueringen.
• Det er ikke tilrettelagt for at miljøarbeider som jobber med næromsorgstiltak selv nedtegner opplysninger og vurderinger etter sine hjemmebesøk evt. oppfølging/samtaler med familie/barn.
• Det er ikke foretatt en systematisk kartlegging av områder det er behov for å styrke eller vedlikeholde tjenestens kompetanse på.
• Det er ikke foretatt systematisk vurdering av sårbare områder knyttet til evaluering av hjelpetiltak.
• Det er ikke etablert et fungerende system for registrering og oppfølging av avvik til bruk i eget forbedringsarbeid.

 

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Det følger av barnevernloven § 2-1 2. ledd at kommunen skal etablere systemer for internkontroll med egen virksomhet. Internkontroll handler om virksomhetens interne styring og egen kontroll. Internkontrollsystemet skal fungere som et ledelsesverktøy – et hjelpemiddel for systematisk styring og kontinuerlig forbedring slik at myndighetskrav på området etterleves.

Hobøl kommune er i ferd med å bygge opp et helhetlig internkontrollsystem som skal sikre at kvaliteten på barneverntjenesten er i tråd med de ulike kravene i barnevernloven og FNs barnekonvensjon. Kommunen har utarbeidet prosedyrer på noen områder innfor barnevernområdet, som er samlet i en rutinehåndbok. Det er imidlertid nødvendig å gjennomgå rutinehåndboken på nytt for å sikre at prosedyrer er oppdatert i forhold til gjeldende lovverk. Videre må kommunen sikre at rutinehåndboken blir gjort kjent og følges opp av alle ansatte.

Det er utarbeidet felles rutiner for avviksmelding og avvikshåndtering for hele kommunens virksomhet. Avvikssystemet fungerer ikke tilfredsstillende i barneverntjenesten. Tilsynet viser at det er behov for gjennomgang og tydeliggjøring av hva som skal meldes som avvik, hvordan avvik skal meldes, samt hvordan meldte avvik skal følges opp.

Tilsynet avdekket avvik knyttet til systematisk evaluering av hjelpetiltak. Kommunen må iverksette tiltak for å rette opp dette, og gjennom sin internkontroll følge opp at iverksatte tiltak fungerer som forutsatt.

 

7. Regelverk

• FNs barnekonvensjon om barns rettigheter av 20.11.1989
• Lov om barneverntjenester (barnevernloven) av 17.07.1992
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven) av 10.02.1967
• Forskrift om internkontroll i barneverntjenesten av 14.12.2005

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonskart
• Internkontroll Hobøl kommune
• Lover og forskrifter
• Etiske retningslinjer
• Personalpolitiske retningslinjer
• Arbeidsreglement for Hobøl kommune
• Risikostyring – grunntanker
• Internt rapporteringsskjema ulykker/nesten ulykker
• Opplæringsplan for Hobøl kommune
• Informasjonsberedskapsplan for Familiens Hus
• Internkontroll for barneverntjenesten
• Oversikt over ansatte
• Delegasjon av myndighet til barnevernleder
• Delegasjon av fullmakter fra rådmannen
• Beskrivelse av arbeidsoppgaver for barnevernleder
• Mål- og stillingsbeskrivelse – barnevernleder
• Mål- og stillingsbeskrivelser – barnevernkonsulent
• Rutiner merkantil barnevern
• Månedsrapporter for 2010 og 2011
• Årsmeldinger 2008 - 2010
• Diverse rapportering fra barnevernsleder til virksomhetsleder og rådmann
• Rutine for avviksmelding i Hobøl kommune
• Forvaltningsrevisjonsrapport – ”Tildeling av barneverntjenester” utført 2008 av Indre Østfold kontrollutvalgssekretariat
• Rutinehåndbok for barneverntjenesten
• Oversikt over hjemmeboende barn med hjelpetiltak
• Kontrollskjemaer 1. kvartal 2011

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 22 saksmapper der barneverntjenesten har opprettet undersøkelsessak
• 15 saksmapper der barneverntjenesten har iverksatt hjelpetiltak i hjemmet 

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsynsbesøk datert 05.04.11
• Oversendelse av dokumenter fra Hobøl kommune datert 05.05.11
• Oversendelse av program for tilsynet datert 07.06.11
• Korrespondanse pr. telefon og e-post mellom Fylkesmannen og kommunens kontaktperson ved planlegging av tilsynet
• Oversendelse av foreløpig tilsynsrapport datert 20.07.11
• Hobøl kommunes kommentarer til foreløpig rapport datert 08.08.11
• Endelig tilsynsrapport datert 08.09.11

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet. 

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok: 

Seniorrådgiver Atle Grønstøl, revisjonsleder
Rådgiver Anders Brandt, revisor
Rådgiver Maria K. Evensen, revisor