Rapport fra tilsyn med økonomisk stønad ved Nav Marker 2011

Sammendrag

Fylkesmannen i Østfold har gjennomført tilsyn ved Nav Marker for å undersøke om virksomheten påser at søknad om økonomisk stønad behandles i tråd med lov og forskriftskrav på området. Vi har lagt vekt på å undersøke om kommunen styrer virksomheten slik at den avdekker og korrigerer praksis dersom søknadene ikke behandles individuelt i tråd med loven.

Tilsynet har konkludert med at det gis et avvik i dette tilsynet:

Kommunens styringssystem sikrer ikke at det innhentes og dokumenteres tilstrekkelige opplysninger når søknad om økonomisk stønad behandles.

Dato: 24.6.11

Nina Westby Evensen revisjonsleder

Jens R. Nygaard revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Nav Marker 3.3.11– 1.6.11. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med kommunale tjenester i Nav etter lov om sosiale tjenester i Nav § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Marker er en kommune med ca 3500 innbyggere. På tilsynstidspunktet var det i underkant av 80 aktive mottakere av økonomisk sosialhjelp. De ansatte betjener også Nav kontoret i nabokommunen Rømskog.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 3.3.11. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte felles for Marker og Rømskog ble avholdt 29.4.11.

Åpningsmøte ble avholdt 31.5.11.

Intervjuer

Fem personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet

Dokumentunderlag.

Det er gjennomført befaring i mottaket i Marker.

Sluttmøte ble avholdt 1.6.11.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet undersøkte om kommunen sikrer at søknader om økonomisk stønad behandles i tråd med lov og forskrift. Vi la særlig vekt på å se om kommunen påser at det foretas individuelle vurderinger. Temaet ble utdypet i tre undertemaer:

• om kommunen sikrer at håndtering av henvendelser om økonomisk stønad skjer i henhold til lov- og forskriftskrav
• om kommunen sikrer at det foretas kartlegging, inkludert innhenting av opplysninger, i henhold til lov- og forskriftskrav
• om kommunen sikrer at det foretas vurderinger og beslutninger ved avgjørelse om økonomisk stønad i henhold til lov- og forskriftskrav, med særlig vekt på kravet om at det skal foretas en individuell vurdering av om stønad skal ytes, stønadens størrelse og stønadsform.

5. Funn

Avvik:

Kommunens styringssystem sikrer ikke at det innhentes og dokumenteres tilstrekkelige opplysninger når søknad om økonomisk stønad behandles.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Lov om sosiale tjenester i Nav §§ 18 og 19, jf §§1,5 og 21, jf forvaltningsloven § 17

Avviket bygger på følgende:

• Inntekts- og utgiftsopplysninger fremkommer ikke alltid av vedtak, søknad eller tilleggsdokumentasjon
• Rutinebeskrivelse om journalføring følges ikke, jf punkt 4 og 5 i kommunens rutinehefte.
• Kommunens rutinehefte er ikke ferdigstilt for punkt 5 om ekstra ark for nødvendig dokumentasjon for saksbehandling av søknader.
• Det fremkommer i mange av de undersøkte vedtakene ikke hvordan kommunen har vurdert og kommet frem til innvilget stønad.
• Det gjennomføres ikke systematisk kontroll av opplysninger og dokumentasjon som innhentes i forbindelse med søknad.
• Det er ingen meldte avvik for kommunale tjenester i Nav gjennom kommunens avvikssystem siste år.
• Det er uklart for de ansatte hva som skal meldes som avvik på området.

6. Regelverk

• Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen. Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
• Forskrift til forvaltningsloven
• Lov om arbeids- og velferdsforvaltningen
• Forskrift om rammer for delegering mellom stat og kommune om oppgaveutførelsen i de felles lokale kontorene i arbeids- og velferdsforvaltningen
• Rundskriv I-34/2001, Sosialtjenesteloven kapittel 5.
• Tildeling og utmåling av økonomisk stønad etter sosialtjenesteloven til samboere - presisering  av innholdet i sosialdepartementets rundskriv U-2/2004 pkt. 2. Rundskriv IS-6/2004
• Statlige veiledende retningslinjer for utmåling av økonomisk stønad til livsopphold. Rundskriv A-1/2010.
• Sivilombudsmannen sak 2005/390, Dokumentasjonskrav etter sosialtjenesteloven
• Oslo tingrett – Dom 31. januar 2006.

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Rutinehefte for Marker
• Mandat og delegasjon
• Virksomhetsplan
• Budsjett med økonomiplan for Nav
• Rapport fra Indre Østfold kommunerevisjon
• Opplæringsplan Marker
• Organisasjonskart
• Kommunens hjemmesider
• Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:
• Alle vedtak fra siste år med tilhørende dokumenter for 75 aktive brukere.

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Dag Marcussen Olsen, revisor
Jens R. Nygaard, revisor
Anne Eilen Temte, observatør
Nina Westby Evensen, revisjonsleder