Rapport fra tilsyn med behandling av søknad om sosial stønad ved Nav Aremark 2011

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Kommunens sikring av at Nav-kontoret behandler søknad om sosial stønad i henhold til lov- og forskriftskrav, med særlig vekt på individuelle vurderinger i saksbehandlingen.

Det ble ved tilsynet avdekket funn som ga grunnlag for å konstatere følgende to avvik fra krav fastsatt i lov og forskrift:

1. Kommunen sikrer ikke systematisk at det innhentes og dokumenteres tilstrekkelige opplysninger for behandling av søknad om økonomisk stønad.
2. Kommunen sikrer ikke i tilstrekkelig grad at vurderinger og beslutninger i saker om økonomisk stønad er forsvarlige.

Dato: 09.03.12

Jens R. Nygaard
revisjonsleder

Dag Marcussen Olsen
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Nav Aremark i perioden 22.09.11 - 01.12.11. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet for året 2011.

Fylkesmannen er etter lov om sosiale tjenester i Nav § 9 gitt myndighet til å føre tilsyn med kommunens oppfyllelse av sine plikter etter lov om sosiale tjenester i Nav kap. 4 og § 16.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

Systemrevisjonen er gjennomført ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser, herunder en kort befaring av Nav- kontorets mottaksdel.

Rapporten omhandler ett avvik som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet. I denne sammenhengen er ”avvik” å forstå som manglende oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift.

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Aremark kommune har ca 1400 innbyggere, og er en utpreget landkommune, hvor jord- og skogbruk er viktige næringer. Nav- kontoret ble etablert i kommunen i august 2008, og er lokalisert i kommunens rådhus. Til Nav- kontoret er det lagt oppgaver ut over lovens minstekrav, bl.a. rusomsorg og bostøtte. Nav- kontoret i Aremark kommune er samlokalisert med andre aktuelle kommunale tjenester som barneverntjeneste, helse og psykiatri. Nav- kontoret er en av flere virksomheter som er underlagt en av kommunens to kommunalsjefer, som igjen er underlagt rådmannen.

Nav kontoret ledes av Nav- leder som er kommunalt ansatt. For øvrig er virksomheten bemannet med fire personer. Av disse er to statlig ansatt og to kommunalt ansatt.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 22.09.11. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte er etter en konkret vurdering av behovet og i dialog med Nav- leder ikke avholdt.

Åpningsmøte ble avholdt 01.12.11.

Intervjuer

3 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført en kort befaring ved mottaksdelen av kontoret i forbindelse med gjennomføringen av tilsynet på Nav- kontoret.

Sluttmøte ble avholdt 01.12.11.

Foreløpig tilsynsrapport er utarbeidet og oversendt Aremark kommune til uttalelse 04.01.12. Fylkesmannen har ikke mottatt henvendelse fra kommunen om saken.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet undersøkte om kommunen sikrer at søknader om sosial stønad behandles i tråd med lov og forskrift, med særlig vekt på om kommunen påser at det foretas individuelle vurderinger i saksbehandlingen. Temaet ble utdypet i tre undertemaer:

• om kommunen sikrer at håndtering av henvendelser om økonomisk stønad skjer i henhold til lov- og forskriftskrav, herunder ivaretakelse av taushetsplikten i front
• om kommunen sikrer at det foretas kartlegging, inkludert innhenting av opplysninger, i henhold til lov- og forskriftskrav
• om kommunen sikrer at det foretas vurderinger og beslutninger ved avgjørelse om økonomisk stønad i henhold til lov- og forskriftskrav, med særlig vekt på kravet om at det skal foretas en individuell vurdering av om stønad skal ytes, stønadens størrelse og stønadsform.

5. Funn

Inntekts- og utgiftsopplysninger fremkommer ikke alltid av vedtak, søknad eller tilleggsdokumentasjon.

Det fremkommer ikke i alle vedtak hvordan en har kommet fram til innvilget stønad

Det er ingen meldte avvik i tjenesten siste år om opplysninger og dokumentasjon i sakene. Begrunnelse for valg av stønadsform og utbetalingshyppighet fremkommer ikke.

Søknader som mangler opplysninger henlegges/ stilles i bero uten at søknaden behandles.

6. Regelverk

• Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen.
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
• Forskrift til forvaltningsloven
• Lov om arbeids- og velferdsforvaltningen
• Forskrift om rammer for delegering mellom stat og kommune om oppgaveutførelsen i de felles lokale kontorene i arbeids- og velferdsforvaltningen

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Rutiner
• Mandat og delegasjon
• Virksomhetsplan, årsberetning, organisasjonskart, oversikt over ansatte mv.

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Ca 35 enkeltvedtak om innvilget og avslått sosialhjelp med tilhørende dokumentasjon

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn datert 22.09.11.
• Oversendelse av styringsdokumentasjon 02.11.11
• Oversendelse av foreløpig tilsynsrapport 04.01.12

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Revisjonsleder Jens R. Nygaard, revisorene Dag Marcussen Olsen og Anne Eilen Temte