Rapport fra tilsyn med behandling av søknad om økonomisk stønad ved Nav Hvaler 2011

Sammendrag

Fylkesmannen i Østfold har gjennomført tilsyn ved Nav Hvaler for å undersøke om virksomheten gjennom sitt styringssystem påser at søknad om økonomisk stønad behandles i tråd med lover og retningslinjer. Vi har lagt vekt på å undersøke om kommunens styringssystem avdekker og korrigerer praksis dersom søknadene ikke blir behandlet individuelt.

Denne rapporten beskriver de avvik som ble påpekt innen de reviderte områdene. Det ble ved tilsynet avdekket funn som ga grunnlag for ett avvik:

Hvaler kommune ved Nav Hvaler sikrer ikke gjennom sitt styringssystem at vurdering og beslutninger om stønadsform, utbetaling av stønad og saksbehandling foretas ihht lov- og forskriftskrav.

Dato: 12.10.11.

Nina Westby Evensen
revisjonsleder

Dag Marcussen Olsen
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Nav Hvaler i perioden 28.4.11 – 9.9.11. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med Nav kontoret etter lov om sosiale tjenester i Nav § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

Systemrevisjonen er gjennomført ved granskning av dokumenter, intervjuer og befaring av publikumsmottak.

Rapporten omhandler avvik som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Hvaler er en kommune med 4060 innbyggere. Kommunen har mange hytter, og i sommermånedene øker befolkningen til mer enn 30 000. Nav Hvaler er samlokalisert med kommunens servicekontor med egne samtalerom som benyttes ved henvendelse til Nav.

Organisatorisk er Nav kontoret er en del av seksjon helse og sosial. Kontoret har følgende tjenester og områder som sitt arbeidsfelt: skjenkekontroller, bosetting og integrering av flyktninger, psykiatritjeneste, sosialområdet, rusområdet, gjeldsrådgivning, husbankens virkemidler og boliger for vanskeligstilte. I tillegg har Nav Hvaler ansvar for trygdeytelser og arbeidsområdet som inkluderer tiltak og virkemidler.

Nav kontoret hadde internrevisjon i september 2009 og har arbeidet med å forbedre sitt styringssystem på bakgrunn av revisjonsrapportens konklusjon.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 28.4.11. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble avholdt 16.6.11.

Åpningsmøte ble avholdt 8.9.11.

Intervjuer Fire personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring ved servicetorget og samtalerom i mottaket.

Sluttmøte ble avholdt 9.9.11.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet undersøkte om kommunen sikrer at søknader om økonomisk stønad behandles i tråd med lov og forskrift. Vi la særlig vekt på å se om kommunen påser at det foretas individuelle vurderinger. Temaet ble utdypet i tre undertemaer:

• om kommunen sikrer at håndtering av henvendelser om økonomisk stønad skjer i henhold til lov- og forskriftskrav
• om kommunen sikrer at det foretas kartlegging, inkludert innhenting av opplysninger, i henhold til lov- og forskriftskrav
• om kommunen sikrer at det foretas vurderinger og beslutninger ved avgjørelse om økonomisk stønad i henhold til lov- og forskriftskrav, med særlig vekt på kravet om at det skal foretas en individuell vurdering av om stønad skal ytes, stønadens størrelse og stønadsform.

5. Funn

Hvaler kommune ved Nav Hvaler sikrer ikke gjennom sitt styringssystem at vurdering og beslutninger om stønadsform, utbetaling av stønad og saksbehandling foretas iht lov- og forskriftskrav.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Lov om sosiale tjenester i Nav §§ 18, 19, 21 og 22. Forvaltningslovens § 2, 3. ledd, internkontroll forskriftens § 4c.

Avviket bygger på:

• Rutiner for behandling av økonomisk stønad er ikke oppdatert. Gjeldende rutiner inneholder feil lovhenvisninger i punkt 2, 3, 4, 5, 7 og 6.
• Permen som innholder eksempler på vedtak, skiller ikke på vurdering etter lov om sosiale tjenester i Nav § 18 og § 19.
• Avslag som opprettholdes etter at det er påklaget, oversendes ikke til Fylkesmannen uten at klager bekrefter ønske om behandling av klageinstansen. Rutine om klagebehandling følges ikke på dette punktet.
• Søknader henlegges uten at det fattes vedtak, f. eks ved manglende dokumentasjon.
• Det er ikke bestemt hva opplæring av nyansatte skal inneholde. Opplæring blir gitt ved løpende veiledning fra kollegaer eller i inntaksmøtet, ut fra meldte problemstilling eller innkommet søknad.
• Gjennomgang av vedtak viser:
  Det fremkommer ikke systematisk om innvilgelse er begrunnet ut fra § 18 eller § 19. Det benyttes standardbegrunnelse med hjemmel i § 18 og § 19 ved innvilgelse av stønad med hjemmel i § 19.
  Begrunnelsen for valg av stønadsform og hyppighet fremkommer ikke av saksbehandlingen.
  Direkte utbetaling til strømleverandør og/ eller huseier gjøres uten at begrunnelsen fremkommer.

Tilsynsmyndigheten har forøvrig merket seg:

• Nav kontoret arbeider med implementering av avvikssystem og forbedring av kvalitetssystemet for tjenesten. Det har blant annet ført til at flere feil, som manglende journalføring og uregistert søknad, er avdekket og rettet.

6. Regelverk

• Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen. Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
• Forskrift til forvaltningsloven
• Lov om arbeids- og velferdsforvaltningen
• Forskrift om rammer for delegering mellom stat og kommune om oppgaveutførelsen i de felles lokale kontorene i arbeids- og velferdsforvaltningen
• Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Brukerhåndbok: kapitlene om avviksrapportering, organisering, internkontroll, saksbehandling og samhandling.
• Organisasjon kart: Nav Hvaler og Hvaler kommune
• Tillegg til delegasjonsreglementet
• Opplærings- og utviklingsplan for helse- og sosiale Delegasjonsreglement for 2011-09-13 Virksomhetsplan 2009 og 2011. Aktuelle avviksmeldinger fra 2011
• Endelig rapport fra internrevisjon
• Tilbakemelding på internrevisjon fra Nav Hvaler
• De tre siste tertialrapporter

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 20 siste avslag på økonomisk stønad,
• 20 siste innvilgelser av økonomisk stønad,
• 10 vedtak avslag på akutthjelp
• 10 vedtak innvilgelser av akutthjelp.
• Eksempelperm som inneholder blant annet forslag til formuleringer og vedtak
• Rutine nr: 4 godkjent 10.5.07 revidert 15.6.11.

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på formøte, åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Anne Eilen Temte, revisor
Dag Marcussen Olsen, revisor
Nina Westby Evensen, revisjonsleder