Rapport fra tilsyn ved Stiftelsen Fossumkollektivet 2011

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Hovedtema for dette tilsynet er hvordan institusjonen gjennom sin internkontroll sikrer at institusjonens håndtering av situasjoner der beboere rømmer fra institusjonen er i tråd med lov og forskrift.

Det ble avdekket 1 avvik under tilsynsbesøket.

Avvik:

Institusjonen sikrer ikke at situasjoner der beboere rømmer fra institusjonen håndteres i tråd med lov og forskrift.

Dato: 24.04.12

Anders Brandt
revisjonsleder

Jens Ragnar Nygaard
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Stiftelsen Fossumkollektivet i perioden 07.11.11 - 18.04.12. Tilsynet omfattet avdelingene Rud, Gården og Nedre Damvei. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

I medhold av barnevernloven §§ 2-3 fjerde ledd bokstav c og 5-7 skal Fylkesmannen føre tilsyn med at barneverninstitusjoner drives i samsvar med barnevernloven og tilhørende forskrifter. Tilsynsforskriften § 9 pålegger Fylkesmannen å føre tilsyn ved systemrevisjon i institusjonene hvert år. Ved denne tilsynsmetoden undersøkes om virksomheten gjennom sin internkontroll sikrer oppfyllelse av bestemte lovkrav innenfor de tema tilsynet omfatter. En systemrevisjon gjennomføres ved gransking av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen, og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Stiftelsen Fossumkollektivet er en privat barneverninstitusjon med ideelt formål: ”Stiftelsen skal rehabilitere og utdanne ungdom med rusproblemer, drive forebyggende arbeid og utvikle og gjøre stiftelsens erfaringer tilgjengelig for annen relevant virksomhet”.

Stiftelsen Fossumkollektivet er organisert med 6 behandlingsavdelinger, skole og en felles ledelse, fagavdeling og administrasjon. Hver avdeling er organisert med egen personalgruppe ledet av avdelingsleder.

Institusjonen gir et behandlingstilbud for ungdom av begge kjønn i alderen 16-25 år, med ruslidelser og rusrelaterte problemer. Institusjonen er godkjent for plasseringer etter barnevernloven §§ 4-24, 4-25 og 4-26. Institusjonen tar også imot ungdom for behandling etter lov om spesialisthelsetjenester og lov om straffegjennomføring.

Institusjonen bygger sin virksomhet på kollektivtanken, hvor medleverskapet står sentralt. Medleverskap betyr at voksne bor og jobber sammen med ungdommene.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Forhåndsgransking av dokumenter

På forhånd gjennomgikk revisjonsteamet tilsendt dokumentasjon og prosedyrer.

Åpningsmøte 15.12.11

Informasjon fra Fylkesmannen om gjennomføring av revisjonen.

Dokumentgjennomgang 14.12.11

Gjennomgang av diverse fremlagt dokumentasjon.

Intervjuer 15.12.11

5 ansatte ble intervjuet, jf liste nedenfor.

Sluttmøte 15.12.11

Sluttmøte med kort presentasjon av funn og observasjoner.

4. Hva tilsynet omfattet

Hovedtema for dette tilsynet er hvordan institusjonen gjennom sin internkontroll sikrer at institusjonens håndtering av situasjoner der beboere rømmer fra institusjonen er i tråd med lov og forskrift. Fylkesmannen har undersøkt om institusjonens ledelse følger med på at den praksis som utøves er i samsvar med myndighetskrav som gjelder på de aktuelle områdene, og evt. iverksetter tiltak for å korrigere praksis dersom dette er nødvendig.

Tilbakeføring ved rømming:

Tilsynet undersøkte om institusjonen har rutiner for hvordan de ansatte skal forholde seg når beboere rømmer fra institusjonen. Herunder hva som defineres som ”rømming”, hvem som kontaktes ved rømming, og hvordan institusjonen samarbeider med barneverntjenesten og politiet i slike situasjoner. Det ble videre undersøkt om institusjonens rutiner er i samsvar med rettighetsforskriftens bestemmelser på dette området, og om de følges opp i praksis. Det ble undersøkt om institusjonen dokumenterer hvordan situasjonene håndteres, og hvordan tilbakeføringsprosessen blir gjennomført.

5. Funn

Det ble avdekket 1 avvik under denne revisjonen.

Avvik:

Institusjonen sikrer ikke at situasjoner der beboere rømmer fra institusjonen håndteres i tråd med lov og forskrift.

Avvik fra:

• Forskrift om rettigheter og bruk av tvang under opphold i barneverninstitusjon § 19.

Avviket bygger på følgende observasjoner:

• Institusjonen har skriftlig rutine for håndtering av rømminger og hvem som skal varsles.
• Rutinen er godt kjent blant de ansatte. Ved rømming skal det skrives rapport og eventuelt tvangsprotokoll. Imidlertid viser tilsynet at det ved rømming benyttes et skjema for varsling ved rømming. Tilsynet gikk gjennom de 10 siste varslene. Varselet dokumenterer dato og tidspunkt for varsling av barneverntjenesten, foreldre, politi og andre, herunder hvem ved institusjonen som varslet. Imidlertid utarbeides det ikke en rapport ved rømming, som ungdommen skal få anledning å uttale seg til.
• Institusjonen har et system ved inntak hvor det innhentes samtykke fra barneverntjenesten om å kunne gi nødvendige opplysninger til politiet ved rømming. Imidlertid har ikke institusjonen en praksis for å inngå avtaler om håndtering av rømminger for det enkelte barn.
• Ikke alle ansatte er kjent med hvem som har ansvar og myndighet til å kreve politibistand ved tilbakeføring.
• Ikke alle ansatte er kjent med når det skal skrives tvangsprotokoll ved tilbakeføring ved rømming.
• Institusjonen har ikke et system hvor ledelsen følger med på om rømming håndteres etter egne rutiner, lov og forskrift.

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Det følger av barnevernloven § 5-10 at barneverninstitusjoner skal etablere systemer for internkontroll med egen virksomhet. Internkontrollen skal sikre en forsvarlig standard på institusjonen. Det er et ledelsesverktøy – et hjelpemiddel for styring og utvikling av den daglige drift. Internkontrollen skal bidra til at myndighetskrav etterleves, daglige arbeidsoppgaver blir utført, styrt og forbedret i henhold til barnevernloven.

Institusjonen har påbegynt arbeidet med å utarbeide et elektronisk internkontrollsystem. Institusjonen hadde en rutine for hvordan rømming skulle håndteres. Imidlertid ble ikke rutinen fulgt ved at det ikke ble skrevet rømmingsrapporter. Oppfølging av situasjoner med rømming, herunder gjennomgang av tvangsprotokoller var avdelingsledernes ansvar. Det var ikke et system for videre rapportering til institusjonsledelsen vedrørende rømming. Institusjonen bør utarbeide en rutine som sikrer at rømmingsrapporter blir utarbeidet og som sikrer at ungdommene får anledning til å uttale seg. Videre bør ledelsen utarbeide et system for å følge med på om rømminger håndteres og følges opp etter lov og forskrift.

7. Regelverk

• Lov av 17.07.1992 om barneverntjenester
• Forskrift om rettigheter og bruk av tvang under opphold i barneverninstitusjon
• Forskrift om tilsyn med barn i barneverninstitusjoner for omsorg og behandling
• Forskrift om krav til kvalitet i barneverninstitusjoner

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Oversikt over institusjonens organisering, herunder organisasjonskart
• Oversikt over ansatte, arbeidssted og ansettelsesdato
• Institusjonsplan 2011
• Opplæring av ansatte i Fossumkollektivet
• Tilleggsavtale til trepartsavtalen
• Skjema for avviksbehandling
• Skjema for avviksprotokoll
• Skjema for registrering av avvik
• Rutine for rømming og avrusning
• Stillingsbeskrivelser:
  - Administrativ leder
  - Faglig leder
  - Avdelingsleder
  - Nestleder
  - Medlever
  - Miljøterapeut
  - Opplæringskonsulent
  - Personalkonsulent
  - Psykolog
  - Vaktmester

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 10 rømmingsrapporter

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• 07.11.11: Varsel om tilsyn datert
• 02.12.11: Mottatt etterspurt dokumentasjon fra virksomheten
• 07.12.11: Oversendelse av program for tilsynet
• 19.01.11: Oversendelse av foreløpig tilsynsrapport
• 18.04.12: Oversendelse av endelig tilsynsrapport

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Anders Brandt, revisjonsleder
Jens Ragnar Nygaard, revisor