Rapport fra tilsyn med kommunale hjemmesykepleietjenester til eldre som har vedtak om hjelp til legemiddelhåndtering, og kommunens tiltak for å identifisere, utrede og følge opp hjemmeboende eldre med demenssykdom i Våler kommune 2011

Sammendrag

I 2011 vil Helsetilsynet i Østfold og Fylkesmannen i Østfold gjennomføre minst tre tilsyn i Østfold med kommunale hjemmetjenesters legemiddelhåndtering og ivaretakelse av eldre med demenssykdom. Tilsynene er landsomfattende og inngår som en del av satsingen på tilsyn med tjenester til eldre i perioden 2009–2012.

I dette tilsynet har Helsetilsynet i Østfold og Fylkesmannen i Østfold vurdert

1. om Våler kommune sikrer at hjemmeboende eldre som har vedtak om hjelp til legemiddelhåndtering får rett legemiddel på rett måte til rett tid
2. om Våler kommunens tiltak for å identifisere, utrede og følge opp hjemmeboende eldre med demenssykdom er forsvarlige
3. om Våler kommune sikrer nødvendig samarbeid mellom de kommunale hjemmetjenestene og fastlegene om legemiddelhåndteringen og i varetakelse av eldre med demenssykdom

Vi avdekket ingen avvik og ga ingen merknader under tilsynet.

Dato: 16. mai 2011

Morten Slettmyr
revisjonsleder

Siri Bækkevold
observatør

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Våler kommune i perioden 6. februar 2011– 16. mai 2011. Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet Helsetilsynet i Østfold og Fylkesmannen i Østfold gjennomfører i inneværende år, og er en del av et landsomfattende tilsyn, gjennomført etter oppdrag fra Statens helsetilsyn.

Bakgrunnen for tilsynet tilsynsmyndighetenes satsing på tilsyn i med tjenester til eldre i 2009–2012. Tilsyn og annen kunnskap viser at tjenester til eldre er et område med fare for svikt i hele tjenestekjeden. Det er et område i forandring, og mange kommuner sliter med å møte nye utfordringer med tilstrekkelig robust organisering og styring, med tilstrekkelig kompetent personell og med tilstrekkelig tilrettelegging for helhet og sammenheng i tjenestetilbudet.

Personer med demenssykdom er en sårbar gruppe. Selve sykdommen gjør at de ikke alltid klarer å forstå utviklingen av egen sykdom eller gi klart uttrykk for hva de trenger hjelp og bistand til. Gruppen har særlig behov for tilrettelagte og helhetlige tjenester hvor kunnskap, kontinuitet og forutsigbarhet er viktige stikkord. Det stiller store krav til kommunen om å planlegge, organisere og styre tjenestene sine slik at personer med demenssykdom ivaretas på en faglig forsvarlig måte.

Eldre bruker ofte mange legemidler. Det krever stor årvåkenhet hos lege og pleiere. Samtidig bruk av flere legemidler innebærer stor risiko for bivirkninger og andre legemiddelproblemer. Alderen er også med på å øke risikoen for bivirkninger. Små unøyaktigheter kan få store konsekvenser. Rundt hver tiende sykehusinnleggelse av eldre har med legemidler å gjøre. Fatale bivirkninger av legemidler forekommer hyppigst blant eldre. Systematisk oppfølging fra ledelsens side, blant annet for å sikre at ansatte har tilstrekkelig kompetanse og at vedtatte prosedyrer er oppdaterte og følges, er avgjørende for å sikre forsvarlig legemiddelhåndtering hos eldre som av ulike grunner ikke er i stand til å administrere legemidlene selv.

Helsetilsynet i fylket er gitt myndighet til å føre tilsyn med helsetjenesten etter lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 2 og kommunehelsetjenesteloven § 6-3. Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten i kommunen etter sosialtjenesteloven § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

En tilsynsrapport omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

Vi avdekket ingen avvik og ga ingen merknader under tilsynet.

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Våler kommune er organisert etter en tonivåmodell. Det første nivået består av rådmannen og ulike kommunalsjefer. Det andre nivået består av åtte sidestilte virksomheter som ledes av hver sin virksomhetsleder. Virksomhetene Hjemmetjenester, Sykehjem, Helse og NAV har ingen egen kommunalsjef. Alle virksomhetsledere i kommunen rapporterer direkte til rådmannen.

Hjemmetjenestene i Våler kommune tilhører virksomheten Hjemmetjenester og omfatter tjenestene hjemmesykepleie og praktisk bistand.

De ansatte i virksomheten Hjemmetjenester er direkte underlagt virksomhetslederen. Hjemmehjelpene har en koordinator. Hjemmesykepleien har en fagsjef. Disse står for koordinering og fagutvikling, men har ikke lederansvar.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 9. februar 2011.

Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 4. mai 2011.

11 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring i hjemmetjenestens lokaler, blant annet i vaktrom og medisinrom.

Sluttmøte ble avholdt 5. mai 2011.

4. Hva tilsynet omfattet

Helsetilsynet i Østfold og Fylkesmannen i Østfold har vurdert

1. om Våler kommune sikrer at hjemmeboende eldre som har vedtak om hjelp til legemiddelhåndtering får rett legemiddel på rett måte til rett tid
2. om Våler kommunens tiltak for å identifisere, utrede og følge opp hjemmeboende eldre med demenssykdom er forsvarlige
3. om Våler kommune sikrer nødvendig samarbeid mellom de kommunale hjemmetjenestene og fastlegene om legemiddelhåndteringen og i varetakelse av eldre med demenssykdom

I den forbindelse har vi sett på:

• organisering, styring og ledelse
• fordeling av ansvar, oppgaver og myndighet
• kompetanse- og personellstyring
• tiltak for å legge til rette for god praksis og korrigere og forebygge svikt
• ledelsens oppfølging av driften ved de kommunale hjemmetjenestene, herunder oppfølgingen av:
  om etablerte rutiner og prosedyrer følges 
  om etablerte rutiner og prosedyrer er hensiktsmessige og tilstrekkelige til å sikre faglig forsvarlighet på områdene legemiddelhåndtering til eldre hjemmeboende og ivaretakelse av eldre hjemmeboende med demenssykdom
  om det treffes hensiktsmessige korrigerende tiltak ved behov

5. Funn

Det ble ikke funnet avvik eller gitt merknader under tilsynet.

6. Regelverk

• Lov om helsetjenesten i kommunene (kommunehelsetjenesteloven)
• Lov om sosiale tjenester (sosialtjenesteloven)
• Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven)
• Forskrift om lovbestemt sykepleietjeneste i kommunens helsetjeneste
• Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten
• Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenesten i kommunene (kvalitetsforskriften)
• Forskrift om en verdig eldreomsorg (verdighetsgarantien)
• Forskrift om pasientjournal
• Forskrift om legemiddelhåndtering for virksomheter og helsepersonell som yter helsehjelp
• Forskrift om fastlegeordningen i kommunene

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonskart
• Mål- og stillingsbeskrivelser for koordinator, hjemmehjelp, fagsjef, sykepleier, hjelpepleier/omsorgsarbeider, assistent og primærkontakt
• Delegasjonsreglement (overordnet)
• Rutine for oppretting og organisering av pasientjournal
• Rutine for å lage tiltaksplan for brukere i hjemmesykepleien
• Rutine for legemiddelhåndtering
• Rutine for IPLOS-registrering
• Rutine for utredning og diagnostisering av demente eller ved mistanke om demens
• Rutine for avvikshåndtering
• Avviksrapporter for hjemmetjenesten og Kornveien, første og andre halvår 2010
• E-post av 14. februar 2011 fra Våler legekontor, dr. Susil, med innkalling til samarbeidsmøter med helsestasjonen, NAV, psykiatritjenesten og hjemmetjenesten
• Introduksjonsprogram for nyansatte
• Møteplan for vårsemesteret 2011
• Oversikt over ansatte i hjemmetjenesten
• Turnus for hjemmesykepleien
• Resultat av bruker- og medarbeiderundersøkelse 2009 (”Bedrekommune.no”)
• Årsmelding 2010 Virksomhet hjemmetjenester
• Forvaltningsrevisjonsrapport av 17. november 2009, ”Ressursstyring i pleie og omsorg” fra Indre Østfold kommunerevisjon
• Samarbeidsavtale mellom Sykehuset Østfold HF og Våler kommune
• Demensplan, Våler kommune, 2007–2012

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 15 pasientjournaler
• Vedtak om praktisk bistand og hjemmesykepleie for seks beboere i omsorgsboliger
• Perm med arbeidslister for hjemmesykepleierne
• Permer med ordinasjonsark og signaturark for mottakere av hjemmesykepleie
• Perm med avviksmeldinger
• Notat til virksomhetsledermøtet med planer for tiltak etter forvaltningsrevisjon
• Møtereferater fra personalmøter
• Rosa perm med interne prosedyrer, herunder prosedyrer for ivaretakelse av grunnleggende behov
• Rutine for samarbeid med fastlege
• Ny mål- og stillingsbeskrivelse for fagsjef i hjemmesykepleien
• Reglement for intern delegasjon
• Mal for gjennomføring av virksomhetsledermøte
• Notat av 13. februar 2011 om tilbud til hjemmeboende demente
• Oversikt over kontaktpersoner for Pårørendeskolen for Moss, Rygge, Råde og Våler

Korrespondanse mellom virksomheten og Helsetilsynet i Østfold:

• Revisjonsvarsel av 9. februar 2011
• Brev av 18. mars 2011 fra Våler kommune med oversendelse av dokumenter

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
rådgiver Morten Slettmyr, revisjonsleder
fung. fylkeslege Svein Rønsen, revisor
rådgiver Siri Bækkevold, observatør