Rapport fra tilsyn med behandling av søknad om økonomisk stønad ved Nav Våler 2011

Sammendrag

Fylkesmannen i Østfold har gjennomført tilsyn med Nav Våler for å undersøke om virksomheten gjennom sitt styringssystem påser at søknad om økonomisk stønad behandles i tråd med lover og retningslinjer. Vi har lagt vekt på om kommunens styringssystem avdekker og korrigerer praksis dersom søknadene ikke blir behandlet individuelt.

Det ble ved tilsynet ikke avdekket funn som ga grunnlag for å gi avvik. Tilsynet fant grunn til å gi en merknad.

• Nav kontoret har forbedringspunkter når det gjelder å ivareta taushetsplikten ved håndtering av henvendelser i front.

Dato: 28.12.11

Dag Marcussen Olsen
revisjonsleder

Nina Westby Evensen
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Nav Våler i perioden 22.09.11 - 23.11.11. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester i Nav § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

Systemrevisjonen er gjennomført ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser, herunder egen befaring i mottaket.

Rapporten omhandler en merknad som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring.

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Våler er en kommune med ca 4600 innbyggere. Nav kontoret ble åpnet i 2009. Virksomheten har til sammen 9,4 årsverk fordelt på 10 personer. Av disse er 6 kommunalt ansatte og 4,9 årsverk inklusive 50% lederstilling. Utover de tjenestene som følger av lov om sosiale tjenester i Nav arbeider kontoret med: introduksjonsordningen for nyankomne flyktinger, rus i henhold til lov om sosiale tjenester, startlån, bolig og etableringstilskudd, samt tiltak overfor funksjonshemmede. I tillegg kommer også de statlige ytelsene.

Nav kontoret har siden åpningen i oktober 2009 hatt store utfordringer knyttet til bemanning som følge av at saksbehandlere har sluttet, samt sykmeldinger. Denne situasjonen medførte at det arbeidet som var igangsatt med nye rutiner høst 2010 måtte legges til side. Arbeidet ble tatt opp igjen vår 2011.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble 22.09.11. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble avholdt 02.11.11.

Åpningsmøte ble gjennomført 22.11.11.

Intervjuer
5 personer ble intervjuet. Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 23.11.11.

Foreløpig rapport ble sendt ut 06.12.11. Vi har ikke mottatt tilbakemeldinger fra Våler kommune.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet undersøkte om kommunen sikrer at søknader om økonomisk stønad behandles i tråd med lov og forskrift. Vi la særlig vekt på om kommunen påser at det foretas individuelle vurderinger. Temaet ble utdypet i tre undertemaer:

• om kommunen sikrer at håndtering av henvendelser om økonomisk stønad skjer i henhold til lov- og forskriftskrav, herunder ivaretakelse av taushetsplikten i front
• om kommunen sikrer at det foretas kartlegging, inkludert innhenting av opplysninger, i henhold til lov- og forskriftskrav
• om kommunen sikrer at det foretas vurderinger og beslutninger ved avgjørelse om økonomisk stønad i henhold til lov- og forskriftskrav, med særlig vekt på kravet om at det skal foretas en individuell vurdering av om stønad skal ytes, stønadens størrelse og stønadsform.

5. Funn

Det er ikke gitt avvik ved dette tilsynet.

Nav kontoret har forbedringspunkter når det gjelder å ivareta taushetsplikten ved håndtering av henvendelser i front.

Det fremgår av kommunens egen virksomhetsplan for 2011 at det å overholde taushetsplikten ved henvendelse i front er en spesiell utfordring for Nav Våler. Dette ble videre bekreftet under intervjuene. Det er i hovedsak nærheten mellom skranke, ventesone og publikums-pc som gir disse utfordringene.

Fylkesmannen har merket seg at kontoret har iverksatt tiltak når det gjelder å håndtere henvendelser i front. Videre er det opplyst om at det skal iverksettes ytterligere tiltak i forbindelse med den fysiske utformingen av mottaket.

6. Regelverk

• Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen.
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
• Forskrift til forvaltningsloven
• Lov om arbeids- og velferdsforvaltningen
• Forskrift om rammer for delegering mellom stat og kommune om oppgaveutførelsen i de felles lokale kontorene i arbeids- og velferdsforvaltningen

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Beskrivelse av tjenestene som Våler kommune har organisert i Nav
• Beskrivelse av kommunens styringssystem
• Årsmelding for virksomhet sosial 2010
• Tertialrapportering 1 tertial 2011
• Virksomhetsplan 2011-kommunal
• Virksomhetsplan 2011- statlig
• Virksomhetsplan 2012
• Reglement intern delegasjon
• Organisering Våler kommune
• Organisasjonsoversikt linjeledelsen
• Møteplan 2011 – 2. halvår
• Etiske retningslinjer for Våler kommune
• Plattform for arbeidsgiverpolitikk for Våler kommune Handlingsplan for arbeidsmiljø ved Nav Våler
• Rapport fra sikkerhetsrevisjon
• Tilbud om tjenester i Nav (sosial)
• Saksgang ved henvendelser og tildeling av tjenester
• 21 siste avslag på økonomisk stønad
• 20 siste innvilgelser av økonomisk stønad
• 5 siste innvilgelser av akutthjelp
• 1 avslag på akutthjelp

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Vedlegg til søknader om økonomisk sosialhjelp vedrørende innhenting av dokumentasjon
• Saker om akutthjelp

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Anne Eilen Temte, revisor
Dag Marcussen Olsen, revisjonsleder
Nina Westby Evensen, revisor
Jens R. Nygaard, revisor