Rapport fra tilsyn med behandlingen av søknader om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar for barn ved Nav Askim 2012

Sammendrag

Fylkesmannen i Østfold har i perioden 18.5.12 til 21.6.12 gjennomført tilsyn med kommunens behandling av søknader om økonomisk stønad fra forsørgere for barn, jf. lov om sosiale tjenester i NAV.

Tilsynet undersøkte om kommunen ved NAV-kontoret sikret en forsvarlig kartlegging ved søknad om økonomisk stønad fra forsørgere for barn. Og om styringen av kontoret sikrer at det gjøres individuelle vurderinger av søknadene slik loven krever.

Det er funnet et avvik:

- Nav Askim sikrer ikke systematisk kartlegging og individuell vurdering av søknad om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar for barn.

Dato: 3.9.12

Nina Westby Evensen
revisjonsleder

Dag Marcussen Olsen
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved NAV Askim i perioden 18.5.12- 21.6.12. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år, og er en del av et landsomfattende tilsyn, gjennomført etter oppdrag fra Statens helsetilsyn.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med NAV- kontoret etter lov om sosiale tjenester i NAV § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

Systemrevisjonen er gjennomført ved granskning av styringsdokumenter og saksmapper og ved intervjuer.

Rapporten omhandler avvik som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Det er overkant av 15000 innbyggere i Askim kommune. Nav kontoret er lokalisert i kommunehuset. I 2011 mottok 455 husstander økonomisk stønad etter lov om sosiale tjenester i NAV, hvor 111 hadde forsørgerplikt for barn under 18 år. Kontoret har to avdelinger en front /mottaksavdeling som ikke behandler søknader om økonomisk stønad og en oppfølgingsavdeling. Oppfølgingsavdelingen har 16,1 årsverk. Seks av de ansatte i denne avdelingen har ansvar for å behandle søknader om økonomisk stønad. Disse seks har deltidsstillinger eller andre oppgaver i tilegg til økonomisk stønad.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 18.5.12. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 20.6.12.

Intervjuer

Seks personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 21.6.12.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet har undersøkt om kommunene sikrer forsvarlig saksbehandling av søknader fra personer med forsørgeransvar for barn. Det er undersøkt om kommunen sikrer at søkerens situasjon kartlegges i tilstrekkelig grad, og at det gjøres individuelle vurderinger. Det er vektlagt at barn og unge skal sikres en levestandard som er tilstrekkelig for barnets fysiske, åndelige og sosiale utvikling. Barn og unge er spesielt sårbare i vanskelige situasjoner, og kommunen må sikre at barns særskilte behov blir vurdert ved behandling av søknad om økonomisk stønad.

Det er tatt utgangspunkt bestemmelsene om økonomisk stønad i lov om sosiale tjenester i NAV §§18 og 19, saksbehandlingskrav i samme lov, saksbehandlingskrav i forvaltningsloven og styringskrav hjemlet i lov om sosiale tjenester i NAV § 5 og tilhørende forskrift om internkontroll.

5. Funn

Avvik:

Nav Askim sikrer ikke systematisk kartlegging og individuell vurdering av søknad om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar for barn.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Lov om sosiale tjenester i NAV § 18 stønad til livsopphold, § 19 stønad i særlige tilfeller og § 4 forsvarlighetskravet, forvaltningslovens § 17 om forvaltningsorganets utrednings- og informasjonsplikt og internkontroll forskriftens § 4 om innholdet i internkontrollen og § 5 om dokumentasjon.

Avviket bygger på følgende:

• det er ikke skriftlige rutiner for kartlegging eller kartleggingsverktøy som ivaretar barns behov.
• arbeidet med utarbeidelse av rutiner er påbegynt, de ansatte har i mellomtiden sine egne metoder for kartlegging.
• det fremgår ikke av saker, journal eller intervju at barns behov kartlegges og dokumenteres systematisk
• rutine for godkjenning av vedtak sikrer ikke at det følges med på at saken er tilstrekkelig kartlagt
• veiledende livsoppholdsatser er ikke fraveket i de gjennomgåtte sakene.
• vurderingen av barnets individuelle behov fremkommer ikke i de saker som er gjennomgått
• faglige feil/ avvik i vurdering og kartlegging, rettes på sak for sak, feilene innhentes ikke systematisk til bruk for forbedring av tjenesten.
• avvikssystem er ikke etablert
• det er ikke plan for opplæring nyansatte. Behov for opplæring er identifisert, uten at tiltak foreløpig er iverksatt
• kommunen har ikke vurdert faren for svikt ved søknad om økonomisk stønad fra forsørgere

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Kommunen skriver i sin virksomhetsplan for 2012 og 2013 at avvikshåndteringen ikke er godt innarbeidet. Videre at det er en utfordring å få arbeidet med internkontroll og kvalitetssikring til å være systematisk og kontinuerlig. Kontoret har opprettet et kvalitetsutvalg som skal påse at dette arbeidet utføres. Kvalitetsutvalget har nylig startet arbeidet og avholdt de første møtene, det er gitt innspill fra ansatte til rutiner som skal endres og justeres.

Det er vår vurdering at styringssystemet ikke ivaretar melding av feil og systematisk bruk av disse på området på tilsynstidspunktet. Nedtegnelse av faglige feil, systematisering av disse til bruk for læring er ikke tilstrekkelig sikret. Det er vår vurdering at kontoret ved å tydeliggjøre hva som skal meldes som avvik på området, og påse at avvik meldes, ville kunne avdekket manglende journalføring av kartlegging og individuell vurdering i flere saker. Revisjonen viser at styringssystemet ikke avdekker feil i kartlegging og individuell vurdering av søknadene fra forsørgere for barn som brukes til endring av styringsdokumenter og opplæring.

7. Regelverk

• Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen.
• Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen.
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven).
• Forskrift til forvaltningsloven (forvaltningslovforskriften).
• Lov om arbeids- og velferdsforvaltningen (arbeids- og velferdsforvaltningsloven)
• Forskrift om rammer for delegering mellom stat og kommune om oppgaveutførelsen i de felles lokale kontorene i arbeids- og velferdsforvaltningen.
• Statlige veiledende retningslinjer for utmåling av økonomisk stønad til livsopphold, rundskriv A-2/2011. Oslo: Arbeidsdepartementet, 2011.

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Fullmakter i kommunen, delegasjon
• Organisasjonskart for NAV-kontoret og tjeneste innhold
• Mål og planer for området herunder virksomhetsplan 2012- 2012 og målekart fra 2009, 2010, 2011
• Rutinehåndbok fra virksomhet sosiale tjenester ajourført 2009 og forslag til enkelte nye rutiner

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 10 siste avslag, 10 siste innvilgelser, 3 akuttvedtak avslag og 5 akuttvedtak innvilgelser, med tilhørende mapper

9. Deltakereved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Dag Marcussen Olsen, revisor
Jens R. Nygaard, revisor