Rapport fra tilsyn med behandlingen av søknader om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar for barn ved Nav Fredrikstad 2012

Sammendrag

Fylkesmannen i Østfold har i perioden 1.3.12 til 16.5.12 gjennomført tilsyn med kommunens behandling av søknader om økonomisk stønad fra forsørgere for barn, jf. lov om sosiale tjenester i NAV.

Tilsynet undersøkte om kommunen ved NAV-kontoret sikret en forsvarlig kartlegging ved søknad om økonomisk stønad fra forsørgere for barn. Og om styringen av kontoret sikrer at det gjøres individuelle vurderinger av søknadene slik loven krever.

Det er funnet et avvik:

NAV Fredrikstad sikrer ikke tilstrekkelig kartlegging og individuell vurdering av søknad om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar for barn.

Dato: 5.6.12

Nina Westby Evensen
revisjonsleder

Jens R. Nygaard
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved NAV Fredrikstad i perioden 1.3.12- 16.5.12. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år, og er en del av et landsomfattende tilsyn, gjennomført etter oppdrag fra Statens helsetilsyn.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med NAV- kontoret etter lov om sosiale tjenester i NAV § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

Systemrevisjonen er gjennomført ved granskning av styringsdokumenter og saksmapper og ved intervjuer.

Rapporten omhandler avvik som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Nav Fredrikstad er et stort Nav-kontor når det gjelder antallet ansatte og brukere. Kontoret betjener Fredrikstad kommune, som har ca 75 000,- innbyggere. Nav- kontoret har 70,1 årsverk som er kommunalt ansatt. Kontoret er organisert i fire avdelinger med underliggende team. Ledernivåene er teamleder, avdelingsleder, nestleder og Nav-leder.

>

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 1.3.12. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble avholdt 27.4.12.

Åpningsmøte ble avholdt 15.5.12.

Intervjuer

Ni personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet

Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 16.5.12.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet har undersøkt om kommunene sikrer forsvarlig saksbehandling av søknader fra personer med forsørgeransvar for barn. Det er undersøkt om kommunen sikrer at søkerens situasjon kartlegges i tilstrekkelig grad, og at det gjøres individuelle vurderinger. Det er vektlagt at barn og unge skal ha en levestandard som er tilstrekkelig for barnets fysiske, åndelige og sosiale utvikling. Barn og unge er spesielt sårbare i vanskelige situasjoner, og kommunene må sikre at barns særskilte behov blir vurdert ved behandling av søknad om økonomisk stønad.

Det er tatt utgangspunkt bestemmelsene om økonomisk stønad i lov om sosiale tjenester i NAV §§ 18 og 19, saksbehandlingskrav i samme lov, saksbehandlingskrav i forvaltningsloven og styringskrav hjemlet i lov om sosiale tjenester i NAV § 5 og tilhørende forskrift om internkontroll.

5. Funn

Avvik:

NAV Fredrikstad sikrer ikke tilstrekkelig kartlegging og individuell vurdering av søknad om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar for barn.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Lov om sosiale tjenester i NAV § 18 stønad til livsopphold, § 19 stønad i særlige tilfeller og § 4 forsvarlighetskravet, forvaltningslovens § 17 om forvaltningsorganets utrednings- og informasjonsplikt og internkontroll forskriften § 4 og § 5.

Avviket bygger på følgende:

• det fremgår ikke av rutiner og kartleggingsverktøy (arbeidsevnevurdering, søknadsskjema, dokumentliste og egenvurderingsskjema) at barns behov skal kartlegges utover antall barn, alder og forsørgeransvar
• i gjennomgåtte saker og journal samt intervju fremgår det at barns individuelle behov ikke kartlegges systematisk
• kartlegging av barns behov har ikke vært tema på teamledermøter etter 13.1.12 eller fagmøter etter 27.4.11, jf referat og intervju
• rutiner for vurdering av livsopphold, husleie, etablering, strøm m.v og sjekkliste for godkjenning av vedtak inneholder ikke punkter om barns behov.
• i 50 mapper (154 vedtak) er det ikke innvilget mer eller mindre enn veiledende norm til de tre eldste barna etter søknad om livsopphold
• av 17 mapper med mer enn tre barn i husstanden, beregnes livsopphold lik barnetrygd fra fjerde barn, vurdering av mulighet til arv av klær og fritidsutstyr m.v fremkommer ikke
• det skilles i liten grad på innvilgelse av stønad etter § 18 og § 19
• av de 50 utvalgte sakene er det ikke innvilget stønad etter § 19, i de underliggende sakene er det innvilget stønad etter § 19 en gang i totalt 154 gjennomgåtte saker
• avslag inneholder i hovedsak ikke en særskilt § 19 vurdering.
• faglige feil/ avvik i vurdering og kartlegging rettes sak for sak. Feilene innhentes ikke systematisk til bruk for forbedring av tjenesten.

Kommentar:

Østfold kommunerevisjon gjennomførte en revisjon av Nav kontoret i september 2011. I rapporten ble det påpekt forbedringspunkter når det gjelder avviksrutiner. Det er vår vurdering at kontorets størrelse krever et skriftlig avvikssystem. Kontoret må også samle avvik for bruken av disse systematisk i forbedringsarbeidet, for å sikre kartlegging og vurdering av søknader fra forsørgere for barn. Fredrikstad kommune opplyser at de har startet med arbeidet med å fornye sitt kvalitetssikringssystem, NAV-kontoret er en del av dette arbeidet.

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Kontoret opplyser om omstilling og reorganisering for ca ett år siden. Ansvarsfordeling og delegasjon på det undersøkte området fremstår som tydelig og godt kjent på NAV-kontoret. Det er lagt til rette for strukturer for opplæring av nyansatte og evaluering av rutiner. NAV- kontoret har risikovurdert de kommunale tjenestene, og vurdert risikoen som lav for feil på det undersøkte området.

Det fremkommer av kommunens beskrivelse av internkontrollen ved NAV- kontoret at det skal gjennomføres en gjennomgang av internkontrollsystemet årlig for å undersøke om styringssystemet avdekker feil og sikrer ønsket kvalitet i tjenestene.

Det er vår vurdering at styringssystemet ikke ivaretar melding av feil og systematisk bruk av disse på området. Den enkelte ansatte må ta stilling til hvilke feil som meldes, og hvilke avvik som er meldt, etterspørres ikke. Manglende nedtegnelse av faglige feil og systematisering av disse til bruk for læring er ikke tilstrekkelig sikret. Avvikssystemet for behandling av faglige avvik er ikke skriftlig, avvikene benyttes ikke systematisk i forbedringsarbeidet. Det er vår vurdering at kontoret ved å tydeliggjøre hva som skal meldes som avvik på området, og påse

at avvik meldes, ville kunne avdekket manglende kartlegging og individuell vurdering i flere saker. Ved å påse at feil blir meldt og systematisk gjøre bruk av disse, ville det, ut fra opplysninger om dagens organisering, ha ført til at behov for endringer i rutiner og behov for opplæring og informasjon ville bli iverksatt. Revisjonen viser at styringssystemet ikke avdekker feil i kartlegging og individuell vurdering av søknadene fra forsørgere for barn som brukes til endring av styringsdokumenter og opplæring.

7. Regelverk

• Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen.
• Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen. Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven).
• Forskrift til forvaltningsloven (forvaltningslovforskriften).
• Lov om arbeids- og velferdsforvaltningen (arbeids- og velferdsforvaltningsloven)
• Forskrift om rammer for delegering mellom stat og kommune om oppgaveutførelsen i de felles lokale kontorene i arbeids- og velferdsforvaltningen.
• Sosialtjenesteloven kapittel 5. Rundskriv I-34/2001. Oslo: Arbeidsdepartementet, 2001.
• Statlige veiledende retningslinjer for utmåling av økonomisk stønad til livsopphold, rundskriv A-2/2011. Oslo: Arbeidsdepartementet, 2011.
• Tildeling og utmåling av økonomisk stønad etter sosialtjenesteloven til samboere rundskriv IS-6/2004 og rundskriv U-2/2004

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Fullmakter i kommunen, delegasjon
• Partnerskapsavtale mellom kommunen og arbeids- og velferdsetaten i Østfold,
• Organisasjonskart for kommunen og NAV-kontoret
• Virksomhetsplan 2012
• Årsrapport 2011
• Målekort
• Revisjonsrapport fra Østfold kommunerevisjon september 2011
• Rutiner for økonomisk stønad, ny mal vedtak, dokumentasjonsliste og ”vedlegg til vedtak”.
• Internkontroll beskrivelse

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 20 siste avslag, 22 siste innvilgelser, 3 akuttvedtak avslag og 5 akuttvedtak innvilgelser, med tilhørende mapper, totalt ble 154 søknader med vedtak gjennomgått.
• referater fra fagmøter og teamledermøter
• sjekkliste godkjenning vedtak
• opplæringsinformasjon for studenter og nyansatte

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Dag Marcussen Olsen, revisor Jens R. Nygaard, revisor
Nina Westby Evensen, revisjonsleder
Kjersti S. Salberg deltok som revisor under dokumentgjennomgangen