Rapport fra tilsyn med behandling av søknader om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar for barn ved NAV Skiptvet 2012

Sammendrag

Fylkesmannen i Østfold har i perioden 1.3.12 til 23.5.12 gjennomført tilsyn med kommunens behandling av søknader om økonomisk stønad fra forsørgere for barn, jf. lov om sosiale tjenester i NAV.

Tilsynet undersøkte om kommunen ved NAV- kontoret sikret en forsvarlig kartlegging ved søknad om økonomisk stønad fra forsørgere for barn. Og om styringen av kontoret sikrer at det gjøres individuelle vurderinger av søknadene slik loven krever.

Det er funnet et avvik:

NAV Skiptvet sikrer ikke tilstrekkelig kartlegging og individuell vurdering av søknad om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar for barn.

Dato: 28.6.12

Dag M. Olsen
revisjonsleder

Nina Westby Evensen
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved NAV Skiptvet i perioden 1.3.12 – 23.5.12. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år, og er en del av et landsomfattende tilsyn, gjennomført etter oppdrag fra Statens helsetilsyn.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester i NAV § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Skiptvet kommune er en landbrukskommune med ca. 3650 innbyggere. Til virksomheten NAV Skiptvet er det lagt NAV kontoret og Familiens Hus som består av barneverntjenesten, ungdomsklubben, konsulent for funksjonshemmede, helsestasjon og bofellesskapet Toppen. NAV kontoret har 7,1 årsverk inkludert statlig ansatte. Det er to ansatte som i all hovedsak behandler saker etter lov om sosiale tjenester i NAV. NAV Skiptvet er etabler i et partnerskap mellom stat og kommune og har balansert målstyring samt det statlige ”mål og disponeringsbrev” for NAV som sentrale styringsdokument.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 1.3.12. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble avholdt 3.5.12.

Åpningsmøte ble avholdt 22.5.12

Intervjuer

5 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 23.5.12.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet har undersøkt om kommunene sikrer forsvarlig saksbehandling av søknader fra personer med forsørgeransvar for barn. Det er undersøkt om kommunen sikrer at søkerens situasjon kartlegges i tilstrekkelig grad, og at det gjøres individuelle vurderinger. Det er vektlagt at barn og unge skal ha en levestandard som er tilstrekkelig for barnets fysiske, åndelige og sosiale utvikling. Barn og unge er spesielt sårbare i vanskelige situasjoner, og kommunene må sikre at barns særskilte behov blir vurdert ved behandling av søknad om økonomisk stønad.

Det er tatt utgangspunkt i bestemmelsene om økonomisk stønad i lov om sosiale tjenester i NAV §§ 18 og 19, saksbehandlingskrav i samme lov, saksbehandlingskrav i forvaltningsloven og styringskrav hjemlet i lov om sosiale tjenester i NAV § 5 og tilhørende forskrift om internkontroll.

5. Funn

Avvik:

 NAV Skiptvet sikrer ikke tilstrekkelig kartlegging og individuell vurdering av søknad om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar for barn.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Lov om sosiale tjenester i NAV § 18 stønad til livsopphold, § 19 stønad i særlige tilfeller og § 4 forsvarlighetskravet, forvaltningsloven § 17 om forvaltningsorganets utrednings- og informasjonsplikt og internkontroll-forskriften § 4 og § 5.

Avviket bygger på følgende:

• det fremgår ikke av rutiner, kartleggingsverktøy, saker, journal eller intervju at barns behov kartlegges systematisk
• kartlegging av barns behov har ikke vært tema på fagmøter
• mangelfull risiko og sårbarhetsvurdering av hvilke opplysninger som kartlegges når forsørgere søker om økonomisk stønad
• faglige feil/ avvik i vurdering og kartlegging, rettes på sak for sak, feilene innhentes ikke systematisk til bruk for forbedring av tjenesten.
• ved gjennomgang av 23 saksmapper og 52 saker fremsto det som tilfeldig om barns særskilte behov ble vurdert ved vurdering av søknad om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar for barn.

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Det er vår vurdering at styringssystemet i Skiptvet kommune ikke sikrer en forsvarlig saksbehandling av søknader fra personer med forsørgeransvar for barn.

Vi har påvist at det ikke finnes skriftig materiale og/eller retningslinjer i forhold til kartlegging av barns behov. Det ble opplyst at barns behov ofte var et tema under samtalene med søker, men at eventuelle særskilte behov i all hovedsak var et tema hvis den foresatte selv tok dette opp. Det er vår vurdering at dersom det er barn i husstanden, vil det ofte være behov for en grundig kartlegging. De ansatte må derfor ha en felles forståelse av hva som er nødvendige opplysninger, og det må foreligge nødvendige verktøy som gjør dette mulig. Når det ikke foreligger skriftlige rutiner, sjekklister osv, samt at vi avdekket at kartlegging av barns behov ikke har vært tema fagmøtene, er det vår oppfatning at kartleggingen av barns behov blir for tilfeldig, og at det foreligger en for stor risiko for at behovene til barna ikke blir fanget opp.

Vi avdekket også mangler ved kommunens avvikssystem i forhold til at det fremstår som uklart hvilke feil som skal meldes, og at den enkelte ansatte må ta stilling til hvilke feil som skal meldes. Faglige feil nedtegnes ikke, og det foreligger ikke noen systematisering av disse til bruk for læring. Det er vår vurdering at kontoret ved å tydeliggjøre hva som skal meldes som avvik på området, og påse at avvik meldes, ville kunne avdekket manglende kartlegging og individuell vurdering i flere saker. Det at kommunen ikke i tilstrekkelig grad har lagt til rette for at de som kartlegger og behandler saker etter lov om sosiale tjenester i NAV er i stand til å avdekke barns behov, kan i seg selv føre til at barns særskilte behov ikke blir avdekket, utredet og fulgt opp i tide. Det kan videre føre til at barn ikke får individuelle tjenester når de trenger det. Dette, sammen med de øvrige funnene vi har avdekket, medfører en uakseptabel stor risiko for at barns særskilte behov ikke blir vurdert ved behandling av søknad om økonomisk stønad.

Fylkesmannen har for øvrig merket seg at kommunen er i ferd med å få etablert et nytt avvikssystem.

7. Regelverk

• Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen.
• Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen.
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven).
• Forskrift til forvaltningsloven (forvaltningslovforskriften).
• Lov om arbeids- og velferdsforvaltningen (arbeids- og velferdsforvaltningsloven)
• Forskrift om rammer for delegering mellom stat og kommune om oppgaveutførelsen i de felles lokale kontorene i arbeids- og velferdsforvaltningen.
• Sosialtjenesteloven kapittel 5. Rundskriv I-34/2001. Oslo: Arbeidsdepartementet, 2001.
• Statlige veiledende retningslinjer for utmåling av økonomisk stønad til livsopphold, rundskriv A- 2/2011. Oslo: Arbeidsdepartementet, 2011.
• Tildeling og utmåling av økonomisk stønad etter sosialtjenesteloven til samboere rundskriv IS- 6/2004 og rundskriv U-2/2004

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonskart for kommunen og NAV-kontoret
• Oversikt over ansatte ved NAV Skiptvet
• Årsmelding 2011
• Delegeringsreglement
• Rutinehefte for NAV Skiptvet - tjenestene økonomisk sosialhjelp, råd og veiledning og midlertidig botilbud
• Målekort
• Kommunebarometeret 2012
• Etiske retningslinjer for Skiptvet kommune

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 23 saksmapper, totalt 52 saker.
• Virksomhetsplan 2012
• Krav til dokumentasjon ved søknad om økonomisk sosialhjelp

9 Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Jens R. Nygaard, revisor

Nina Westby Evensen, revisor

Dag Marcussen Olsen, revisjonsleder