Rapport fra tilsyn med kommunens arbeid med undersø­ kelser og evaluering av hjelpetiltak etter barnevernloven til hjemmeboende barn i Trøgstad kommune 2012

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte område­ne. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Kommunens arbeid med undersøkelser jfr. lov om barneverntjenester § 4-3.
• Evaluering av hjelpetiltak for hjemmeboende barn jfr. lov om barneverntjenester § 4-5.
• Barns rett til medvirkning er undertema i begge de to ovennevnte tilsynstemaer. Det ble avdekket ett avvik under tilsynet:

Kommunen sikrer ikke at hjelpetiltak til hjemmeboende barn evalueres i tråd med lovkravene.

Maria Kjølberg Evensen
Revisjonsleder

Atle Grønstøl
revisor

Anders Brandt
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Trøgstad kommune i perioden 09.03.12 -06.06.12. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med barneverntjenesten etter lov om barneverntjenester § 3-3 fjerde ledd bokstad a.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Trøgstad kommune har omkring 5200 innbyggere, der 1200 er barn under 20 år. Tjenesten gjennomførte 40 undersøkelser av barns omsorgssituasjon i 2011. Pr. 31.12.11 var det 35 barn som mottok hjelpetiltak.

Barneverntjenesten er siden 2011organisert som en tjeneste innen virksomhet helse og barne­ vern. Barnevernleder er faglig leder for tjenesten. Virksomheten er ledet av virksomhetsleder. Rådmannen er virksomhetslederens nærmeste leder.

Trøgstad kommune har 4,3 stillinger knyttet til saksbehandling. Dette er fordelt på barnevern­ leder i full stilling, 3 saksbehandlere i full stilling samt en saksbehandler i 30% stilling. Tje­ nesten har en merkantil stilling i 30 %. Alle saksbehandlere jobber med alle typer saker etter barnevernloven. De ansatte i tjenesten er barnevernpedagoger, sosionom og psykolog.

Barneverntjenesten har ansvaret for drift av døgnbemannet bofellesskap for mindreårige bo­ satte flyktninger. Bofellesskapet er organisert som egen avdeling med egen ledelse og beman­ nmg.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 09.03.12. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 24.05.12.

Intervjuer ble gjennomført 24. og 25.05.12.

5 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 25.05.12

4. Hva tilsynet omfattet

Formålet med dette tilsynet er å undersøke om kommunen gjennom sine styringstiltak sikrer at undersøkelser og evaluering av hjelpetiltak i barnevernet gjøres på en slik måte at barn og unge på disse områdene får nødvendig hjelp og omsorg til rett tid jf. barnevernloven. Til­ synsmyndigheten har samtidig undersøkt om kommunene i dette arbeidet sikrer barns rett til medvirkning.

Kommunens arbeid med undersøkelser:

Barnevernets arbeid med undersøkelser er grunnlaget for å sikre at barn som trenger det, skal få rett hjelp til rett tid. Kvaliteten på undersøkelsene er avgjørende for iverksetting av riktige tiltak til barn og unge og deres familier. Undersøkelsesfasen representerer en utfordring for den kommunale barneverntjenesten. Barneverntjenesten skal gjennomføre en kvalitativt god undersøkelse innen fastsatte tidsrammer, og oppfylle de kravene som gjelder til varsomhet jf. bvl § 4-3 og saksbehandlingsreglene i kapittel 6.

Under dette temaet har tilsynsmyndigheten vurdert om kommunen sikrer:

• At det gjennomføres en tilstrekkelig undersøkelse
• Barns rett til medvirkning i undersøkelsen
• At det er foretatt en konkret og individuell vurdering før undersøkelsen konkluderes

Kommunens arbeid med evaluering av hjelpetiltak til hjemmeboende barn:

Det er sentralt for barn og for deres foresatte at tiltak fungerer som forutsatt, og derfor er evaluering av tiltakene viktig. Barneverntjenesten må være oppdatert på om barna til enhver tid får den hjelpen de trenger, og at tiltakene justeres i tråd med eventuelle endringer i behov. Barns rett til å bli hørt er nedfelt både i nasjonal barnevernlovgivning og i FNs barnekonvensjon.

Under dette temaet har tilsynsmyndigheten vurdert om kommunen sikrer:

• At det foretas en tilstrekkelig evaluering av hjelpetiltak for hjemmeboende barn.
• Barns rett til medvirkning i evalueringen
• At det er foretatt en forsvarlig vurdering før evalueringen avsluttes

5. Funn

Avvik

Kommunen sikrer ikke at hjelpetiltak til hjemmeboende barn evalueres i tråd med lovkravene.

Lovgrunnlag:

• Lov om barneverntjenester §§ 4-5 og 6-3
• Forvaltningsloven§§ 11 d, 17 og 18
• Forskrift om internkontroll § 4

Avviket bygger på :

• Det er ikke foretatt en systematisk vurdering av risiko for svikt knyttet til evaluering av hjelpetiltak. Kommunen har nylig utarbeidet mal for å evaluere hjelpetiltak. Det mangler imidlertid rutiner/prosedyrer/sjekklister der det framgår hvordan evaluering­ en skal skje, hvem det skal innhentes opplysninger fra, hvordan barn og foreldre skal delta i evalueringen og så videre.
• Kommunen har ikke etablert noe system for melding og behandling av avvik utover det som framkommer av fagprogrammet. Uønskede hendelser rapporteres muntlig til bamevernleder. Virksomheten har ikke etablert et system for hvordan meldte avvik følges opp og hvordan de brukes i eget forbedringsarbeid.
• Barnevemtjenesten har utarbeidet tiltaksplaner i 32 av 35 saker. I flere saker mangler det en beskrivelse av målsettingen med tiltaket. F.eks vedtak om råd/veiledning der det ikke er utdypet hva som er målsettingen med tiltaket, og hvilke områder det skal gis råd/veiledning på.
• Det er dokumentert oppfølging samt opplysninger fra foreldre/barn i mange saker. I 13 av 17 saker framgår det ikke at det er foretatt en oppsummering/samlet vurdering av tiltakenes effekt og måloppnåelse (evalueringsresultater).
• I flere avsluttede/henlagte saker er det ikke gjennomført samtale med foreldre og barn eller gjennomført evaluering før avslutning.
• Det framgår ikke av sakene at det er gjennomført samtaler med barna om hvordan de mener tiltaket virker, og hva som er deres situasjon nå
• Flere hjelpetiltak er avsluttet uten at det er gjort en faglig vurdering av avslutningen, men der det er fattet vedtak om å avslutte tiltak med begrunnelse i kommunens øko­ nomi.

6. Vurdering av enhetens styringssystem

Det følger av barnevernloven § 2-1, 2. ledd at kommunen skal etablere systemer for intern­ kontroll med egen virksomhet. Internkontroll handler om virksomhetens interne styring og egen kontroll. Internkontrollsystemet skal fungere som et ledelsesverktøy- et hjelpemiddel for systematisk styring og kontinuerlig forbedring slik at myndighetskrav på området etterle­veres.

Barnevernleder rapporterer til virksomhetsleder skriftlig og gjennom jevnlige møter. Det rap­ porteres på økonomi og fag. Kommunen har ikke etablert noe system for melding og behand­ ling av avvik utover det som framkommer av fagprogrammet. Uønskede hendelser rapporte­ res muntlig til barnevernleder. Det er ikke noe system for hvordan dette skal behandles i virk­ somheten.

Kommunen gjennomførte i 2008/2009 en brukerundersøkelse der det ble gjennomført samtaler med foreldre og barn som var brukere av tjenesten.

Barneverntjenesten har et elektronisk saksbehandlingssystem Acos. Systemet har innebygd verktøy for systematisk arbeid, ledelsesmessig oppfølging og rapportering av både undersø­ kelser og hjelpetiltak. Det er utarbeidet rutinehåndbok for tjenesten, der rutiner, prosedyrer og sjekklister er samlet. Håndboken trenger å bli gjennomgått og oppdatert. Alle ansatte har til­ gang på nødvendige lover og retningslinjer. Kontoret har utarbeidet maler for planlegging av undersøkelsessak, evaluering av undersøkelsen og for utarbeidelse av undersøkelsesrapport. Det foreligger rutiner og sjekkliste for arbeid i undersøkelsessaker. Det gjenstår å implemen­ tere systemet slik at det benyttes av alle ansatte. Det er utarbeidet mal for tiltaksplan og mal for evaluering av hjelpetiltak. Det mangler rutiner/ prosedyrer og sjekklister for evaluering. Barnevemtjenesten har ukentlige møter for drøfting av saker der barnevernleder og saksbe­ handlere deltar. Alle undersøkelsessaker drøftes og konkluderes der.

Når det gjelder evaluering av hjelpetiltak, framsto internkontrollen rundt dette som mangel­ full. Tilsynet avdekket avvik knyttet til systematisk evaluering. Når tiltak ikke evalueres sys­ tematisk medfører det er en risiko for at barn ikke rar de tiltakene de er i behov av, at tiltak som er tjenlige og at det ikke blir vurdert om det er nødvendig med nye tiltak, vt om det er nødvendig med omsorgsovertakelse.

7. Regelverk

• Lov om barneverntjenester
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
• FNs barnekonvensjon om barns rettigheter
• Forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester.

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt og benyttet under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonskart
• Utkast til budsjett 2011
• Kopi av månedsrapporter l tertialrapporter
• Avvikssammendrag- statusutdrag vedr frister, sykefravær.
• Krav om metode for oppfølging og prioritering av saker i barnevernet
• Årsmelding
• Utkast til budsjett 2012
• Oversikt over ansatte i barneverntjenesten
• Tilsynsrapport og varsle om pålegg fra arbeidstilsynet
• Kopi av vernerunde, avvik, årsrapporter
• Oversikt over melding og undersøkelsessaker 30.06-31.12.11
• Oversikt over meldinger med tiltak i gang
• Oversikt over tiltak for barn, evaluert og avsluttet i perioden 30.06.11 - 31.12.11
• Kopi av rutinehåndbok for meldinger, tiltak og evalueringsarbeid
• Kopi av brukerundersøkelse 2008/2009.
• Svar- oppfølging av kommunens rapportering på barnevernområdet, datert 11.04.12
• Budsjettdokument- årsbudsjett for 2012.

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 26 saksmapper fordelt på 9 undersøkelsessaker og 17 saker vedr barn med hjelpetiltak.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om landsomfattende tilsyn datert 09.03.12
• Program for tilsynet datert 07.05.12

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Anders Brandt, sosionom og rådgiver, Atle Grønstøl, jurist og seniorrådgiver, Maria Kjølberg Evensen, sosionom og rådgiver