Rapport fra tilsyn med behandling av søknad om økonomisk stønad ved Nav Trøgstad 2012

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Det ble ikke funnet avvik eller gitt merknader under tilsynet.

Dato: 19.4.12

Dag Marcussen Olsen
revisjonsleder

Jens R. Nygaard
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Nav Trøgstad i perioden 13.1.12 - 13.04.12. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosiale tjenester i Nav etter lov om sosiale tjenester i Nav § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

En tilsynsrapport omhandler avvik og merknader som eventuelt er blitt avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

Det ble ikke funnet avvik eller gitt merknader ved dette tilsynet.

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Trøgstad kommune er en kommune med ca 5100 innbyggere. Nav Trøgstad åpnet 2. oktober 2006 som landets første Nav-kontor. Kontoret er et partnerskap mellom stat og kommune og ledes av en Nav-leder. Nav-leder har sitt ansettelse forhold på statlig side, men har rapporteringsansvar i begge organisasjoner dvs. både til fylkesdirektør og rådmann. Nav kontoret har i tillegg til behandling av statlige ytelser og økonomisk stønad også oppgaver i forhold til bosetting/oppfølging av flyktninger og funksjonshemmede.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble avholdt 15.3.12

Åpningsmøte ble avholdt 12.04.12.

Intervjuer

5 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført en kort besiktigelse avekspedisjonen og mottaket.

Sluttmøte ble avholdt 13.4.12.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet undersøkte om kommunen sikrer at søknader om økonomisk stønad behandles i tråd med lov og forskrift. Vi la særlig vekt på å se om kommunen påser at det foretas individuelle vurderinger. Temaet ble utdypet i tre undertemaer:

- om kommunen sikrer at håndtering av henvendelser om økonomisk stønad skjer i henhold til lov- og forskriftskrav, herunder ivaretakelse av taushetsplikt i front/mottak

- om kommunen sikrer at det foretas kartlegging, inkludert innhenting av opplysninger, i henhold til lov- og forskriftskrav

- om kommunen sikrer at det foretas vurderinger og beslutninger ved avgjørelse om økonomisk stønad i henhold til lov- og forskriftskrav, med særlig vekt på kravet om at det skal foretas en individuell vurdering av om stønad skal ytes, stønadens størrelse og stønadsform.

5. Funn

Det ble ikke funnet avvik eller gitt merknader under tilsynet.

6. Regelverk

• Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen.
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
• Forskrift til forvaltningsloven
• Lov om arbeids- og velferdsforvaltningen
• Forskrift om rammer for delegering mellom stat og kommune om oppgaveutførelsen i de felles lokale kontorene i arbeids- og velferdsforvaltningen
• Statlige veiledende retningslinjer for utmåling av økonomisk stønad til livsopphold, rundskriv A-2/2011.
• Sivilombudsmannen sak 2005/390, Dokumentasjonskrav etter sosialtjenesteloven
• Oslo tingrett – Dom 31. januar 2006.

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonskart
• Delegeringsreglement for Trøgstad kommune
• Budsjettdokument 2012
• Virksomhetsplan for Nav Trøgstad 2011
• Retningslinjer – Tverrfaglige møter i Trøgstad kommune
• Rapport vedr. kartlegging/testing av intern kontroll ved Nav Trøgstad 2007/2008
• Rutiner for Nav Trøgstad – lov om sosiale tjenester i Nav kap 4 økonomisk sosialhjelp
• Skjema for melding om avvik

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 28 brukermapper herunder ca 4 til 5 vedtak i hver mappe. Vi undersøkte innvilgede søknader og avslag på søknader. Det ble også gjennomgått saker om akutt/nødhjelp
• Virksomhetsplan for 2012

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Dag M. Olsen, revisjonsleder
Nina Westby Evensen, revisor
Jens R. Nygaard, revisor
Liv Turid Lieng, observatør