Rapport fra tilsyn med Borg senter for barn og familier, Moringen 2013

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter tilsynsbesøk på Borg Barne - og familiesenter, Moringen den 29.01.13. Tilsynet inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med institusjoner og sentre for foreldre og barn etter barnevernloven § 2-3b, 3.ledd, jfr. 5-7, og forskrift for sentre for foreldre og barn, kapittel 5. Formålet med tilsynet er å påse at lover og regelverk blir fulgt, og at beboerne får et faglig forsvarlig og likeverdig tilbud i senteret. Tilsynsmyndigheten skal påse at sentrene har etablert et tilfredsstillende internkontrollsystem og at de fører kontroll med sin egen virksomhet.

Når tilsynsmyndigheten blir oppmerksom på forhold som må endres skal det sendes begrunnet melding til senterets ledelse.

2. Beskrivelse av virksomheten

Moringen ble startet som institusjon for barn og foreldre i 1992. I 2008 ble senteret organisert som en del av Borg Barne- og Familiesenter, som også har avdeling for Ressursteam og for Beredskapshjem. Institusjonen eies av Bufetat.

Institusjonen ligger i Gressvik i Fredrikstad. Institusjonen disponerer 600 kvm fordelt på to etasjer. Senteret har 6 møblerte hybelleiligheter bestående av stue og soverom. Hyblene har ikke egne bad og beboerne må dele de 4 badene som er til disposisjon. Fellesarealene utgjør stuer, kjøkken, bad, vaskerom/stellerom og møterom. Senteret er ikke universelt utformet. Flere hybler ligger i annen etasje og har adkomst via en bratt trapp. Stellerommene er til dels trange og lite hensiktsmessig utformet. Ett stellerom ligger vegg i vegg med møterom der det ikke er tilfredsstillende lydisolering.

Moringen er godkjent for 6 plasser for familier med barn. Institusjonen har p.t. 5 plasser. Institusjonens målgruppe er vanskeligstilte gravide og foreldre med barn, hovedsakelig i alderen 0-4 år. Tilbudet skal gis til foreldre som er i behov av et heldøgns institusjonstilbud for utredning eller endrings- /utviklingsarbeid. Innsøkende instans er barneverntjenesten i familiens hjemkommune. Plasseringene gjøres i medhold av vedtak etter lov om barneverntjenester § 4-4, frivillige hjelpetiltak. Målsettingen med plasseringen er å gi foreldre og barn et tilbud sammen slik at foreldrene kan arbeide for å utvikle seg som omsorgspersoner.

Moringen har 12,1 stillingshjemler. De ansatte er utdannet barnevernpedagoger, sosionomer, vernepleiere og førskolelærere. Avdelingen ledes av barnevernpedagog med tilleggsutdanning i klinisk miljøterapi, barn og unges psykiske helse, personalledelse og personaladministrasjon. Det er døgnbemanning på avdelingen.

Avdeling Moringen er kvalitetssikret av Bufetat region Øst den 30.06.11.

3. Gjennomføring av tilsyn

Fylkesmannen sendte varselbrev om tilsyn den 12.11.12. I forkant av tilsynet fikk vi tilsendt bakgrunnsdokumentasjon fra avdelingen. Besøket ble gjennomført i lokalene til Moringen den 29.01.13. Under tilsynet ble det gjennomført samtaler med avdelingsleder og med to ansatte som begge har erfaring som hovedkontakt. Det ble gjennomført en befaring. Vi gikk gjennom beboernes handlingsplaner.

Dokumenter som ble gjennomgått er beskrevet i rapportens kapittel 8.

4. Hva tilsynet omfattet

Temaet for tilsynet var :

Hvordan senteret styrer virksomheten for å sikre beboernes medbestemmelse.

Dette var det første tilsynsbesøket ved institusjonen. En målsetting med besøket var også å bli kjent med senterets fysiske utforming og hvordan det arbeides ved senteret.

5. Beskrivelse av institusjonens styringssystem

Avdelingen ledes av avdelingsleder. Nærmeste overordnete er senterleder for senter for barn og familier. Avdelingsleder har møter med senterleder hver annen uke. Det rapporteres på økonomi, fag og på status i senteret.

I avdelingen er det morgenmøte daglig og teammøter, fagmøte og personalmøte hver onsdag. Hver beboer har en hovedkontakt som tilhører et team. Det gjennomføres ukentlig ukeoppsummeringer mellom hver beboer og dennes hovedkontakt. Teamet går gjennom alle saker hver uke og forebereder saker til fagmøte der også avdelingsleder deltar. Det arrangeres ansvarsgruppemøter i alle saker hver mnd. I alle saker er det utarbeidet handlingsplan på bakgrunn av tiltaksplanen i barnevernssaken.

Teamet fungerer som en sikkerhet for at prosedyrer følges og avvik fanges opp.

Beboerne velger en tillitsperson. Tillitspersonen har regelmessige møter med avdelingsleder. Det holdes husmøter hver mnd. der alle beboere deltar. Husmøtet skal være en arena der beboerne og ledelsen ved senteret er i dialog. Temaene for husmøter kan være felles aktiviteter, tilrettelegging av hverdagen ved senteret, informasjon etc.

Det er utarbeidet fagplan for den faglige driften ved institusjonen. Planen er under revisjon og skal sendes Bufdir innen 01.03.13. Det skal utarbeides en faglig felles plan for sentrene.

Institusjonen har en rutineperm der prosedyrer og sjekklister etc er samlet. Prosedyrene er gjennomgående utarbeidet i 2005/2005 og er ikke beskrivende for det faglige arbeidet ved senteret i dag. Det oppgis at rutinene er under revisjon. Det er planlagt full gjennomgang av alle rutiner våren 2013. Planen er at de skal gås gjennom i fagmøter der alle ansatte deltar og nye rutiner skal være ferdigstilt innen sommeren 2013. De ansatte har tilgang til aktuelt lovverk på nettet.

Det er i gang opplæring og veiledning i bruk av metoden Circle of security. Det gis opplæring i KOR ( Metode for brukermedvirkning ) og dette skal være implementert i løpet av 2013. Det gis prosessveiledning med psykolog hver 4. uke. Standariserte kartleggingsverktøy tilpasset senterets arbeid skal implementeres i alle barn og familiesentre.

Det er ikke gjort noen spesifikk risikovurdering for om beboere ved senteret er sikret medbestemmelse.

6. Funn / konklusjon

På bakgrunn av tilsynsbesøket har ikke Fylkesmannen funnet grunnlag for å gi begrunnet melding om endring hva gjelder institusjonens arbeid med å sikre beboernes medbestemmelse i senteret. For å følge med på at institusjonen har en gjennomgang av internkontrollen som planlagt, ber vi om å få tilsendt fagplan og nye prosedyrer når de er ferdigstilt, senest innen august 2013.

Fylkesmannen viser til at det er mangler ved den fysiske utformingen ved senteret. Det er ikke bad til hver boenhet, det er adkomst til flere hybler via en bratt trapp og stellerommene framstår som trange og lite hensiktsmessig for nødvendig veiledning. Senteret er ikke universelt utformet. Bufetat påpeker også i sin kvalitetssikring ”de materielle forholdene ved senteret er i nedre sjikt av hva som kan kvalitetssikres i forhold til dagens krav om materiell standard”. Etter besøket finner vi grunn til å påpeke at senteret har en mangelfull lydisolering mellom møterom og stellerom. Institusjonen må utbedre forholdene slik at det sikres at plikten til taushet om personlige forhold blir ivaretatt.

7. Regelverk

• FN’s barnekonvensjon
• Lov om barneverntjenester
• Forskrift for sentre for familier og barn, 25.11.10
• Veileder til forskrift for foreldre og barn, Bufdir 2011

8. Dokumentunderlag

• Institusjonsplan for Borg Barn og familiesenter avd Moringen
• Organisasjonskart Bufetat, Region Øst
• Oversikt over ansatte
• Opplysningsskjema til familien ved inntak
• Oversikt over hva familien bør ha med ved inntak
• Informasjon til nye beboere fra tillitsvalgt
• Bokontrakt
• Prosedyre for tilsyn
• Sjekkliste for informasjon til foreldre ved innflytting
• Prosedyre ved inntak
• Prosedyre for vedtak ved plassering
• Prosedyre for handlingsplaner
• Prosedyre for teammøte
• Prosedyre for tilbakeføring av erfaring
• Prosdyre: prinsipper for miljøarbeide
• Prosedyre ved hovedkontakt/bikontakt
• Prosedyre for ansvarsgruppemøter
• Prosedyre ved oppsummeringssamtale
• Prosedyre for avviksbehandling
• Prosedyre for morgenmøte

9. Deltakere ved tilsynet

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndigheten deltok:
Rådgiver Maria Kjølberg Evensen
Rådgiver Anders Brandt

Moss 13.02.13

Anders Brandt
rådgiver

Maria Kjølberg Evensen
rådgiver